ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE - Conservatoire de Martinique — Collectivité territoriale de Martinique

Activités

• Accueillir physiquement et par téléphone les élèves, les familles, les artistes-enseignants et les partenaires ; informer et orienter les jeunes et leurs parents sur les cursus et les démarches
• Gérer la scolarité : campagnes d'inscription et de réinscription, dossiers élèves, base de données (logiciel de gestion d'école)
• Établir et mettre à jour les plannings de cours, d'occupation des salles et des examens, y compris en contexte multi-sites
• Saisir et suivre les engagements, bons de commande et factures dans le logiciel financier de la CTM ; tenir les tableaux de suivi de l'exécution budgétaire et alerter sur les écarts
• Gérer la facturation des droits d'inscription et le suivi des encaissements ; participer à la régie de recettes le cas échéant
• Rédiger courriers, notes, convocations, attestations et comptes rendus ; assurer le classement et l'archivage
• Contribuer à la mise en place des procédures administratives d'ouverture (inscriptions, tarification, règlements, prêts, conventions, circuits de validation)

Activités annexes

• Préparer les dossiers des réunions (COTECH, conseils pédagogiques) et assurer le secrétariat de séance
• Gérer l'agenda et les déplacements du·de la Directeur·trice ; contribuer au tableau de bord et au reporting
• Appuyer la logistique administrative des auditions, restitutions et spectacles (conventions, autorisations parentales, droit à l'image)
• Participer à l'accueil administratif des artistes-enseignants (dossiers, emplois du temps) en lien avec la DRH
• Préparer les éléments financiers des demandes de subvention et des bilans
• Relayer l'information interne et contribuer à la communication de proximité auprès des familles

CONDITIONS D'EXERCICE

Spécificités du poste

• Poste à temps complet ; horaires adaptables en fonction des activités artistiques : service possible en fin d'après-midi, en soirée ou le samedi (cours, auditions, spectacles), compensé selon le règlement du temps de travail de la CTM
• Pics d'activité :
  • rentrée et inscriptions, examens de fin d'année, saison des restitutions, clôture budgétaire
  • congés à privilégier hors de ces périodes
• Déplacements ponctuels sur les sites du réseau (cycles 1-2)

Agent de catégorie C+ B - Filière administrative

Savoirs

• Fonctionnement d'une collectivité territoriale et circuits de validation administrative
• Notions de comptabilité publique (M57) et d'exécution de la commande publique
• Fonctionnement d'un établissement d'enseignement artistique (cursus, cycles, évaluations) ; intérêt pour la musique, la danse et l'art dramatique
• Règles de protection des données personnelles (RGPD), notamment pour les mineurs
• Connaissance du territoire martiniquais et de ses acteurs culturels et éducatifs

Savoir-faire

• Accueillir et renseigner un public jeune et des familles avec clarté et pédagogie ; gérer les situations délicates
• Organiser son travail, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances
• Rédiger des écrits administratifs clairs et soignés
• Utiliser un logiciel financier et un logiciel de gestion de la scolarité ; tenir des tableaux de suivi fiables
• Gérer des plannings complexes et les ajuster rapidement
• Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé)

Savoir-être

• Excellent contact avec la jeunesse : écoute, bienveillance, pédagogie
• Efficacité, rigueur et sens de l'organisation
• Réactivité et adaptabilité face aux imprévus
• Disponibilité et souplesse horaire
• Discrétion et sens du service public
• Esprit d'équipe