Chargé de coordination logistique et d'usages des locaux 80% — Mairie de La Tronche

I- Gestion et suivi des locaux associatifs (usages et mises à disposition)

• Assoir et optimiser l’accompagnement matériels et logistiques pour les associations à travers le prêt de locaux d’activités (réunions, pratiques…)
• Gérer et coordonner les mises à disposition annuelles et ponctuelles de locaux pour l’organisation des activités régulières des associations :

Coordonner et suivre les plannings de réservation de salles, en incluant les usages services municipaux, partenaires publics et privés,

Assurer la rédaction des conventions et leurs signatures, ainsi que la remise de clé aux usagers,

Faire le lien avec les services techniques sur la planification, besoins et entretiens,

Suivre et coordonner les besoins liés au matériels et salles mis à disposition en appui de l’interservices,

Facturation pour les locations de salles, en lien avec le service Finances,

Veiller au suivi des moyens mis à disposition.

• Vérifier les bons usages des utilisateurs in situ pour les équipements sportifs et salles communales mis à disposition des associations
• Synthétiser et rendre compte des besoins, évolutions, aménagements nécessaires dans l’usage des locaux communaux en lien avec la cheffe de service et le responsable vie associative

II - Gestion des locations de salles (particuliers, syndics, établissements scolaires)

• Gérer et coordonner les locations annuelles et ponctuelles de locaux pour particuliers, syndics, établissements scolaires :

Coordonner et suivre les plannings de réservation de salles, en lien avec les réservations associatives,

Assurer la rédaction des conventions et leurs signatures, ainsi que la remise de clé aux usagers,

Assurer le suivi des encaissements locations de salle, en lien avec le service finances,

Vérifier les bons usages des utilisateurs in situ, en particulier pour la salle Fêtes familiales, avec état des lieux entrée et sortie.

• Assurer le suivi comptable et technique lié aux activités exercées :

Suivre les encaissements de locations de salle (particuliers, syndics, associations) en lien avec le service finances,

Informer et suivre l’accompagnement logistique de l’usage des salles en lien avec les services techniques (ménage, entretien, réparation…),

Synthétiser et rendre compte des besoins, évolutions, aménagements nécessaires dans l’usage des locaux communaux en lien avec la cheffe de service et le responsable vie associative.

• Assurer l’accueil téléphonique et physique au service

III - Appui aux missions du service

• Aider à la coordination des mises à disposition matériels selon les demandes communales et associatives, en lien le responsable évènementiel
• Co-organisation et soutien logistique lors des animations et des manifestations communales, en lien avec les responsables de projets culturels et évènementiel :

Aider au suivi administratif (conventions, arrêtés, courriers…) et logistique,

Mettre en œuvre les manifestations et assurer le bon déroulement des évènements en coordination des équipes mobilisées.

• Assurer les permanences administratives et d’accueil usagers du service