Chargé de mission Évènementiel (h/f) — Mairie de Villetaneuse

ENJEUX ET RESPONSABILITES DU POSTE

• Structurer et professionnaliser l’organisation des événements municipaux,
• Assurer la coordination inter-services sur les manifestations transversales,
• Piloter le calendrier évènementiel municipal,
• Anticiper les besoins logistiques et administratifs des manifestations,
• Animer la commission évènementielle,
• Garantir la qualité et la sécurité des manifestations,

MISSIONS PRINCIPALES

Contribution au projet de direction

• Participer à la définition des orientations du pôle
• Développer les démarches transversales
• Contribuer aux projets structurants de la collectivité
• Participer aux réflexions d'organisation et d'amélioration du service public

Assurer la coordination avec les services municipaux

• Garantir la circulation de l'information entre les services
• Harmoniser les procédures d'accueil et d'information
• Faciliter le traitement transversal des demandes des usagers
• Participer aux projets de modernisation de l'administration
• Développer les démarches de simplification administrative

Assurer le pilotage administratif et budgétaire de la mission

• Élaborer les propositions budgétaires
• Assurer le suivi de l'exécution budgétaire
• Rechercher et mobiliser les financements externes qui peuvent exister
• Assurer le suivi des marchés, prestations et équipement
• Contrôler le suivi des conventions et subventions
• Évaluer l'efficience des actions menées au regard des moyens mobilisés et réajuster au besoin

Assurer le suivi et l'évaluation de l’activité

• Définir les indicateurs de performance et de qualité
• Assurer la mise en place de la production des bilans d'activité
• Identifier les axes d'amélioration
• Assurer la transmission des données auprès de la direction du pôle

Piloter le calendrier et la commission évènementielle

• Assurer le suivi global et la cohérence du calendrier municipal des manifestations
• Animer la commission évènementielle réunissant la DST, la police municipale, la communication, le cabinet et les services organisateurs
• Préparer les réunions, assurer le suivi des validations et centraliser les besoins
• Gérer les rétroplannings et les fiches navettes
• Assurer le lien avec les services supports mobilisés sur les manifestations

Coordonner les services organisateurs

• Accompagner méthodologiquement les services porteurs de manifestations
• Clarifier les rôles entre services organisateurs et services supports
• Assurer la coordination opérationnelle entre les services techniques, la communication et la police municipale
• Anticiper les contraintes et arbitrer les demandes concurrentes

Piloter les grands événements transversaux

• Piloter directement les grands événements municipaux transversaux nécessitant une forte coordination
• Assurer notamment le pilotage de la Fête de la Ville, du Carnaval, d’Été à Villetaneuse, de la CAN et des grands temps municipaux communs
• Coordonner la mobilisation des services et prestataires sur ces événements
• Assurer les bilans et retours d’expérience après manifestation

Assurer la coordination avec la communication évènementielle

• Travailler en lien fonctionnel étroit avec le service communication sur la valorisation des événements
• Intégrer la communication dès la phase de préparation des manifestations
• Assurer le suivi des supports évènementiels et des échéances de communication
• Harmoniser les circuits de validation des supports

CORRESPONDANCES STATUTAIRES EVENTUELLES, REMUNERATION ET GRATIFICATIONS

• Filière administrative, catégorie B, cadre d’emplois des rédacteurs
• Groupe de fonctions : Fonction de pilotage, d’expertise et d’animation d’une politique publique
• Traitement indiciaire + Indemnité de Résidence + NBI (agent titulaire)
• RIFSEEP : IFSE (groupe de Fonctions) + CIA + Prime annuelle fixe

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à temps complet 37 hebdomadaires avec RTT (12 jours) : du lundi ai jeudi 8h30-12h et 13h30-17h30, vendredi 8h30-12 et 13h30-17h
• Horaires variables en fonction des évènements municipaux, les heures supplémentaires seront récupérables prioritairement et ce en fonction des nécessités de service
• Prévention médicale requise :

 Travail sur écran informatique (40% du temps)

 Déplacements dans les services pour analyse et travail en transversalité (30% du temps)

 Entretiens et réunions avec des partenaires ou personnes extérieures à la collectivité (30% du temps)

SAVOIRS REQUIS

Savoirs

• Organisation évènementielle et logistique
• Réglementation des manifestations publiques
• Coordination inter-services
• Gestion de projet et outils de planification
• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Gestion budgétaire et suivi administratif

Savoir-faire

• Piloter et coordonner des événements municipaux
• Animer une commission inter-services
• Animer des réseaux d'acteurs
• Coordonner des prestataires et des services
• Assurer le suivi et l'évaluation des actions
• Anticiper les contraintes logistiques et réglementaires
• Encadrer une équipe et conduire des projets transversaux

Savoir-être

• Aptitude au travail partenarial et transversal
• Aptitude à fédérer les équipes
• Qualités relationnelles et sens du dialogue
• Sens du service public et de l’intérêt général
• Réactivité et capacité à gérer les priorités
• Force de proposition et esprit d’initiative
• Capacité d’adaptation dans un environnement évolutif
• Gestion des situations sensibles et des conflits

EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L’EXERCER

• Formation supérieure dans les domaines de l’organisation évènementielle, de la gestion de projet ou de l’administration publique
• Expérience confirmée dans l’organisation évènementielle, de préférence en collectivité territoriale
• Expérience de coordination inter-services et de pilotage de projets complexes souhaitée