Chargé.e de gestion administrative (État civil, funéraire et population) — Mairie de Lomme Associee a Lille

Missions principales :

ÉTAT CIVIL

• Rédiger les différents actes d’état civil
• Délivrer les actes d’état civil au guichet, par courrier et par voie dématérialisée
• Instruire et traiter les demandes relatives aux changements de nom et de prénom
• Contrôler les actes et les mentions avant reliure des différents registres
• Éditer les tables annuelles et décennales
• Enregistrer les avis de naissance provenant d’autres communes
• Traiter les différents jugements et décisions : adoptions plénières et simples, divorces, changements de régime matrimonial, changements de régime matrimonial, changements de sexe, etc.
• Gérer et traiter les rectifications administratives
• Gérer les livrets de famille
• Gérer la plateforme COMEDEC et assurer le traitement des échanges dématérialisés d’actes d’état civil avec les notaires, avocats, préfecture et administrations habilitées
• Transmettre les actes d’état civil à l’INSEE
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers relevant de l’état civil
• Appliquer les règles relatives à la confidentialité et à la protection des données personnelles
• Assurer une veille sur l’évolution de la réglementation relative à l’état civil

MARIAGES, PACS ET PARRAINAGES

• Accueillir et renseigner les futurs époux et les usagers
• Instruire les dossiers de mariage
• Contrôler la complétude et la conformité des pièces produites
• Préparer les dossiers et les actes nécessaires aux célébrations
• Organiser le suivi administratif des mariages
• Assurer les formalités consécutives aux célébrations
• Participer à la célébration des mariages dans le cadre des habilitations et délégations accordées
• Instruire et traiter les dossiers de PACS
• Assurer le suivi administratif des PACS
• Préparer et organiser les parrainages civils
• Assurer les formalités administratives liées aux parrainages

POPULATION ET FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

• Gérer et contrôler les attestations d’accueil
• Gérer et contrôler les dossiers de recensement citoyen
• Assurer le suivi des dossiers relevant des missions de population
• Informer et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives
• Appliquer les procédures réglementaires relatives aux formalités traitées

CIMETIÈRES ET SECTEUR FUNÉRAIRE

• Accueillir et accompagner les familles en deuil dans leurs démarches administratives
• Gérer les désistements, abandons et reprises de concessions
• Gérer les transports de corps et les vacations de police qui en résultent
• Gérer les emplacements des concessions et des colombariums des trois cimetières communaux
• Assurer le suivi administratif et financier des concessions et des colombariums
• Assurer le suivi des travaux liés aux concessions et aux équipements funéraires
• Gérer les accès aux cimetières pour les professionnels
• Rédiger et enregistrer les titres de concessions
• Organiser et suivre les opérations d’inhumation et d’exhumation
• Gérer la régie des cimetières
• Assurer le suivi des opérations funéraires en lien avec les familles et les opérateurs concernés
• Assurer les relations avec les opérateurs funéraires et les différents intervenants
• Appliquer la réglementation relative aux cimetières et aux opérations funéraires
• Assurer la mise à jour des données et des dossiers relatifs aux cimetières

QUALIVILLES ET QUALITÉ DE SERVICE

• Appliquer les procédures et engagements liés à la démarche Qualivilles
• Respecter les standards de qualité et les délais définis par la collectivité
• Participer à l’amélioration continue de la qualité de l’accueil et du traitement des demandes
• Assurer la traçabilité des démarches et des demandes traitées
• Signaler à la hiérarchie toute difficulté rencontrée dans l’application des procédures ou tout dysfonctionnement constaté

Missions complémentaires :

ACCUEIL

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers du service
• Informer et orienter les usagers dans leurs démarches
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’Hôtel de Ville selon les besoins du service
• Traiter les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports
• Instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales
• Participer aux opérations électorales selon les besoins du service
• Participer aux opérations de recensement de la population, selon les nécessités du service
• Assurer toute mission administrative relevant de son domaine de compétences et nécessaire à la continuité du service
• Les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins du service et de l’organisation de la collectivité

Encadrement : non concerné

COMPETENCES REQUISES

Savoirs :

• Connaître l’environnement territorial et le fonctionnement d’une collectivité
• Maîtriser la réglementation et les procédures relatives à l’état civil et au secteur funéraire
• Connaître les procédures relatives aux mariages, PACS, parrainages et formalités de population
• Connaître les règles de confidentialité et de protection des données personnelles
• Connaître les outils et logiciels métiers du service
• Connaître les engagements et procédures liés à la démarche Qualivilles

Savoirs faire :

• Instruire et contrôler les dossiers administratifs
• Rédiger et contrôler les actes d’état civil
• Appliquer les procédures réglementaires avec rigueur
• Utiliser les logiciels métiers et les outils bureautiques
• Organiser son activité et respecter les délais
• Identifier les situations particulières et alerter la hiérarchie si nécessaire

Savoirs être :

• Faire preuve de rigueur et d’organisation
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité
• Faire preuve de disponibilité et d’adaptabilité
• Faire preuve de qualités relationnelles et du sens du service public
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve de maîtrise de soi dans les situations sensibles

DIPLOMES REQUIS – EXPERIENCES REQUISES

• Condition d’accès : Titulaire de la fonction publique, Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie (concours-territorial.fr)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Temps de travail : Temps complet 36h30 (22,5 jours de CA et 8 jours de RTT)
• Horaires : du mardi au samedi
• NBI : 10 points (accueil)
• Contraintes et risques particuliers associés au poste :
  • Participation aux célébrations des mariages et parrainages en semaine et le samedi après-midi
  • Traiter des situations pouvant présenter une charge émotionnelle importante, notamment dans le cadre des décès
  • Respecter les obligations de confidentialité et de discrétion professionnelle