Charge(e) funeraire, etat civil, elections, accueil — Mairie de Grabels

Activités et tâches principales du poste :

1/ Elections – référent élections :

• Organisation et suivi de la liste électorale
• Organisation et suivi des scrutins
• Responsable de la mise à jour de la liste électorale
• Tenue des registres (commissions de contrôle, procurations)
• Animation des commissions électorales

2/ Gestion funéraire (en binôme) :

• Réception et instruction des dossiers de décès
• Attribution ou renouvellement des concessions funéraires
• Lien avec les entreprises de pompes funèbres

3/ Accueil :

• Accueil physique des administrés
• Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
• Réception et instruction des demandes d’attestation d’accueil pour étrangers
• Information des usagers lors de la remise des formulaires administratifs
• Recensement militaire
• Légalisation des signatures sur les actes d’état civil
• Délivrance des CNI et passeports
• Enregistrement du courrier, envoi du courrier
• Garant de la bonne tenue de l’espace accueil (supports d’information à jour, rangement, disponibilité)

4/ Etat Civil (en renfort) :

• Réception et instruction des actes de déclaration et de célébration, relatifs à l’Etat-Civil (décès, naissance, mariage…)
• Préparation des mariages, baptêmes, PACS
• Inscription des mentions marginales sur les actes d’état civil

Exigences requises :

• Formations et qualifications nécessaires :
• Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
• Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade
• Compétences professionnelles et techniques nécessaires :
• Garant de l'image de la collectivité auprès des administrés
• Sens du service public et de la relation aux administrés
• Qualités relationnelles indispensable
• Sérieux, professionnalisme, ponctualité et assiduité
• Autonomie
• Travailler en équipe et en polyvalence au sein du service
• Sens de l’organisation
• Discrétion

Relations fonctionnelles :

• Contacts directs et permanents avec le public
• Relations fréquentes avec l’ensemble des services, élu.e.s
• Relations fréquentes avec les partenaires extérieures (institutionnels, entreprises de pompes funèbres, tissu associatif, personnel enseignants…)

Conditions et contraintes d’exercice :

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Travailler en bureau et guichet d’accueil
• Polyvalence dans le service
• Horaires réguliers, pics d’activités liés aux périodes électorales, au recensement…
• Grande disponibilité vis-à-vis des administrés avec risques de tensions verbales ou physiques dans la relation au public
• Charge mentale : multiplicité des tâches et des canaux de communication, contact avec un public pouvant être en difficultés linguistique, sociale, mentale, risques de tension avec le public
• Métier possiblement exposé à des risques psychosociaux
• Pénibilité liée au poste de travail : ambiance sonore (téléphone, photocopieur, espace ouvert), lieu de passage, courants d'air, etc)