CHEF DE SERVICE - GUICHET UNIQUE ASSOCIATIONS (h/f) — Mairie de La Ciotat

Management et organisation du service

• Organiser, coordonner et superviser l’activité du service
• Encadrer et accompagner les deux agents placés sous sa responsabilité
• Organiser la polyvalence et assurer la continuité du service
• Veiller à l’application des procédures et à la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe
• Coordonner et suivre les missions des agents placés sous sa responsabilité et assurer leur suivi RH

Gestion des réservations

• S’assurer de la gestion des demandes et des besoins de réservation des espaces, lieux, salles et équipements municipaux
• Organiser les campagnes annuelles de planification et superviser l’instruction des dossiers
• Garantir la complétude, la cohérence et la pertinence des éléments constituant les dossiers avant validation
• Identifier les conflits, doublons ou contraintes de réservation et proposer les arbitrages nécessaires en lien avec la Direction
• Diagnostiquer les contraintes, les fonctionnalités et les conditions d’utilisation et d’équipement des lieux d’accueil, salles et espaces concernés
• Apporter un appui technique et méthodologique aux agents en charge des dossiers
• Veiller au respect des procédures applicables en matière de réservation et d’occupation des équipements municipaux

Suivi de l’activité et aide au pilotage

• Élaborer et tenir à jour les outils de suivi et les tableaux de bord nécessaires au pilotage de l’activité
• Élaborer et assurer le suivi du tableau de bord annuel des avantages en nature accordés aux associations
• Produire les éléments de bilan et d’analyse permettant d’évaluer l’activité du service
• Rendre compte régulièrement de l’activité du service à la Direction

Logiciel métier et accompagnement des utilisateurs

• Superviser l’utilisation du logiciel métier dédié aux réservations
• Organiser des formations à destination des services utilisateurs du logiciel métier
• Accompagner les utilisateurs dans la bonne application des procédures
• Identifier les besoins d’évolution du logiciel métier et contribuer à son adaptation en fonction des besoins de l’organisation

Gestion de dossiers spécifiques

• Prendre en charge des dossiers particuliers ou complexes en fonction des nécessités et de l’intérêt du service
• Participer à la coordination administrative des manifestations relevant du périmètre du Guichet Unique Associations – Réservations

Assurer l’activité de la Régie du Guichet Unique

• Gérer, contrôler et suivre les activités financières liées à la Régie
• Contrôler et suivre la production de la facturation des activités

Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service et de la Direction.

• Participation ponctuelle aux événements et manifestations de la Direction, avec possibilité de travail en soirée et le week-end, notamment lors du Forum des associations