Chef du service administration générale - (H-F) — SDIS de Loir-et-Cher

Le service départemental d’incendie et de secours (SDIS) de Loir-et-Cher recherche un chef du service administration générale – (H/F).

Le SDIS 41 est composé de 1508 sapeurs-pompiers volontaires (SPV), l’effectif cible est de 258 sapeurs-pompiers professionnels (SPP) et de 66 personnels administratifs, techniques et spécialisés (PATS).

L’établissement comprend :

• 1 direction départementale regroupant les services administratifs, les bâtiments de soutien technique, la sous-direction santé (SDS) et le centre de secours principal Blois Nord,
• 67 centres d’incendie et de secours (CIS),
• 1 centre de traitement de l’alerte (CTA) qui reçoit et traite les demandes de secours et 1 centre opérationnel départemental d’incendie et de secours (CODIS) qui assure la gestion des interventions,
• 1 centre de formation d’incendie et de secours (CFIS)

LIAISONS HIERARCHIQUES :

• placé sous l’autorité du chef du groupement des affaires réservées

Le SDIS 41 fait évoluer son service administration générale pour mieux répondre à ses nouveaux enjeux et à sa nouvelle organisation interne. Placé sous la responsabilité du chef du groupement des affaires réservées, vous prenez la tête d'une équipe composée de deux agents. Vos missions de manager s’articuleront autour de la réorganisation du fonctionnement du service, de l’optimisation des process et de l’instauration d’une culture de la polyvalence et de la continuité de service.

Il s’agit d’un poste charnière, hautement stratégique pour la direction et la vie institutionnelle de l'établissement.

Les missions présentées, ci-dessous, couvrent l'ensemble des activités de l’administration générale. Elles seront réparties de manière équilibrée entre les agents afin d'assurer un fonctionnement fluide, la polyvalence de l'équipe et une parfaite continuité de service en toutes circonstances.

Soutien de la direction et gestion du secrétariat de la présidence et des élus :

• assurer la gestion et le suivi de l'activité du binôme de direction (agendas, flux d'informations, dossiers confidentiels, notes…)
• planifier, organiser et optimiser l’agenda du président et des élus du conseil d’administration
• préparer les dossiers pour les réunions, gérer les convocations, ordres du jour
• enregistrer, orienter, distribuer le courrier entrant/sortant et assurer la circulation et le suivi des parapheurs
• veiller à la bonne circulation des informations et au relais fluide des dossiers prioritaires avec le chef du groupement
• classer et archiver les documents administratifs et officiels du périmètre

Gestion du protocole et des cérémonies :

• organiser les cérémonies officielles (Sainte-Barbe, prises de commandement, remises de galons, commémorations, mises à l’honneur…)
• envoyer les invitations, centraliser les réponses et organiser la logistique
• veiller au bon déroulement de l’évènement le jour J en lien avec les services impliqués

Appui à la gestion des instances :

• préparer et participer au déroulement des instances institutionnelles et paritaires (conseil d’administration, CST, CCDSPV…), ainsi qu’aux instances internes de pilotage (CODIR, réunions de gouvernance) : convocation, quorum, relevés de décisions, procès-verbaux

Appui transversal :

• apporter un soutien direct au chef du groupement des affaires réservées dans le pilotage et le suivi de projets structurants transverses

Management, organisation et continuité de service :

• encadrer et animer l'équipe du service composé d’un agent dédié à l'administration générale et un agent d'accueil
• piloter l'activité du service en garantissant une parfaite complémentarité entre les postes, et sécuriser la continuité de service sur l'ensemble des périmètres de l'administration générale (binômage, procédures partagées…)
• assurer le suivi budgétaire et veiller à la bonne gestion des ressources financières du service
• analyser le fonctionnement actuel de l'accueil (physique et téléphonique) supervisé par l’agent d’accueil et conduire son optimisation (outils, procédures, qualité de service)

PROFIL :

Savoirs :

• manager et animer une équipe
• maîtriser les principes de rédaction administrative et juridique (rapports, délibérations, procès-verbaux ...)
• connaître les règles de gouvernance des établissements publics locaux et du fonctionnement des instances délibératives
• connaître des outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire

Savoirs faire :

• organiser, préparer, suivre et coordonner les réunions des instances (convocations, rapports, ordres du jour, rédaction de procès-verbaux)
• assurer la gestion administrative et documentaire des délibérations et actes officiels
• utiliser efficacement les outils informatiques pour la gestion documentaire et la communication interne
• travailler en transversalité avec différents interlocuteurs (élus, services)

Savoirs être :

• respecter les délais, assurer la qualité et la fiabilité des documents
• gérer des informations sensibles avec prudence
• savoir simplifier et rendre accessible des informations juridiques complexes
• être disponible et à l’écoute des besoins des élus et des services
• évoluer dans un environnement institutionnel et opérationnel spécifique (SDIS)
• garantir l’objectivité dans le traitement des dossiers et conseils
• savoir anticiper les besoins et proposer des améliorations