Assistant administration générale - (H/F) — SDIS de Loir-et-Cher

Placé sous l’autorité du chef du service administration générale et au sein du service administration générale, vous êtes en lien direct avec la présidence et la direction. Vous gérez les agendas, les flux d'informations et l'organisation des événements officiels. Posté au cœur d'une équipe de trois personnes, votre action s'inscrit dans un binôme étroit avec le (la) chef(fe) de service administration générale pour assurer une parfaite continuité de service.

Les missions présentées, ci-dessous, couvrent l'ensemble des activités de l’administration générale. Elles seront réparties de manière équilibrée entre les agents afin d'assurer un fonctionnement fluide, la polyvalence de l'équipe et une parfaite continuité de service en toutes circonstances.

Soutien de la direction et gestion du secrétariat de la présidence et des élus :

• assurer la gestion et le suivi de l'activité du binôme de direction (agendas, flux d'informations, dossiers confidentiels, notes…)
• planifier, organiser et optimiser l’agenda du président et des élus du conseil d’administration
• préparer les dossiers pour les réunions, gérer les convocations, ordres du jour
• enregistrer, orienter, distribuer le courrier entrant/sortant et assurer la circulation et le suivi des parapheurs
• veiller à la bonne circulation des informations et au relais fluide des dossiers prioritaires avec la cheffe de groupement
• classer et archiver les documents administratifs et officiels du périmètre

Gestion du protocole et des cérémonies :

• organiser les cérémonies officielles (Sainte-Barbe, prises de commandement, remises de galons, commémorations, mises à l’honneur…)
• envoyer les invitations, centraliser les réponses et organiser la logistique
• veiller au bon déroulement de l’évènement le jour J en lien avec les services impliqués

Appui à la gestion des instances :

• préparer et participer au déroulement des instances institutionnelles et paritaires (conseil d’administration, CST, CCDSPV…), ainsi qu’aux instances internes de pilotage (CODIR, réunions de gouvernance) : convocation, quorum, relevés de décisions, procès-verbaux

Appui transversal :

• apporter un soutien direct au chef du service administration générale dans le pilotage et le suivi de projets structurants transverses

PROFIL :

Savoirs :

• maîtriser les principes de rédaction administrative et juridique (rapports, délibérations, procès-verbaux etc.)
• connaître les règles de gouvernance des établissements publics locaux et du fonctionnement des instances délibératives
• connaître les outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire

Savoirs faire :

• organiser, préparer, suivre et coordonner les réunions des instances (convocations, rapports, ordres du jour, rédaction de procès-verbaux)
• assurer la gestion administrative et documentaire des délibérations et actes officiels
• utiliser efficacement les outils informatiques pour la gestion documentaire et la communication interne
• travailler en transversalité avec différents interlocuteurs (élus, services)

Savoirs être :

• respecter les délais, assurer la qualité et la fiabilité des documents
• gérer des informations sensibles avec prudence
• savoir simplifier et rendre accessible des informations juridiques complexes
• être disponible et à l’écoute des besoins des élus et des services
• évoluer dans un environnement institutionnel et opérationnel spécifique (SDIS)
• garantir l’objectivité dans le traitement des dossiers et conseils
• savoir anticiper les besoins et proposer des améliorations