Chef du Service de l'Offre de Formation et des Applications de Scolarité F/H (réf. DEVE-3-RE27) — Sorbonne Université – Faculté des Lettres

Fonctions : Chef(fe) du Service de l’Offre de Formation et des Applications de Scolarité

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 à 2 ans).

Poste à pourvoir à compter du 10 octobre 2026.

Missions :

Veiller à la lisibilité de l’offre de formation, à la qualité des liens entre les données Apogée et leur restitution dans l’application PROF (Ametys)

En relation avec les services opérationnels (S.A.I.A., Examens et Diplômes) de la Direction ou les composantes, analyser les besoins d’évolution des applications de scolarité et leur mise en œuvre en lien avec les directions informatiques (Direction Informatique et Numérique facultaire, DSI universitaire)

Former et accompagner les utilisateurs des applications d’admission et d’inscriptions administrative et pédagogique (étudiants, administratifs et enseignants)

Contrôler et fiabiliser les données des applicatifs afin d’en extraire des requêtes nécessaires pour les enquêtes nationales ou locales

Apporter un appui à la VP déléguée Formation et Scolarité lors du dialogue de gestion annuel et de l’expertise des nouveaux projets (parcours ou conventions)

Lors du renouvellement du contrat quinquennal, apporter un appui administratif à l’évaluation de l’offre de formation, à l’analyse des projets de formation, à la mise en œuvre du nouveau contrat (notamment les Majeures / mineures) et faire des propositions d’évolution des structures Apogée

Poser les jalons d’une réflexion du remplacement d’Apogée, notamment vers PEGASE en collaboration avec la DEFIPE

Activités :

Suivre l’offre de formation et assurer sa traduction dans la base Apogée, procéder aux contrôles nécessaires (structures, inscriptions administratives, pédagogiques, Modalités de Contrôle des Connaissances, résultats, examens et diplômes) pour en assurer la conformité

Diffuser l’offre de formation dans l’application PROF

Accompagner la mise en œuvre des nouvelles fonctionnalités d’Apogée ou des applications liées (IA primo, Apoweb, IPweb, E-Candidat, groupes, charges d’enseignement, saisie des notes à distance, coût des formations…)

Suivre les remontées des enquêtes (SISE : résultats, effectifs, fiabilisation des informations remontant au ministère : date de naissance, numéro INE, situation de bourse) et solliciter les services ou composantes pour réaliser les modifications nécessaires

Assister et former l’ensemble des utilisateurs sur tous les domaines Apogée et les applications liées (création de compte utilisateur, assistance aux composantes, services, mise en place des LAS)

Mettre à jour les fiches de procédures

Suite des activités dans la rubrique "Conditions particulières d'exercice"

Connaissances transversales requises :

Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Connaissance approfondie du Système d’Information Étudiant ’Apogée

Maîtrise des outils bureautique (Suite Office), C2i ou PIX recommandé

Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.

La connaissance de Pégase serait un plus

Savoir-faire :

Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires…

Capacité technique approfondie dans l’utilisation de tous les domaines d’APOGEE afin de trouver des solutions aux nombreuses sollicitations des composantes

Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels

Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents

Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service

Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances

Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations

Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures

Capacité à conduire et accompagner un projet

Capacité à conduire un entretien, une réunion

Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…

Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires

Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte

Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats

Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs

Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

Bon relationnel et sens du travail en équipe

Disponibilité et réactivité

Sens de l’analyse et force de proposition

Adaptabilité et autonomie

Organisation et rigueur

Sens du service public

Confidentialité

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires.

Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Le poste est dédié à la Direction des Études et de la Vie Étudiante, au sein de la direction adjointe en Formation et Scolarité.

La direction adjointe Formation et Scolarité est en relation étroite avec la VP déléguée Formation, la Direction Générale de la Faculté et les directions qui y sont rattachées, avec la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV) assurant, au niveau universitaire, le pilotage et la coordination des actions des trois facultés. Elle accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité.

Celles-ci les conduisent à bénéficier de l’expertise de la DEVE pour l’utilisation des applications satellites du SIE de l’université.

Le Service de l’Offre de Formation et des Applications de Scolarité (SOFAS) apporte un appui administratif à la définition et à la mise en œuvre de la politique de l’offre de formation de la faculté des Lettres, notamment pour l’accompagnement des enseignements transversaux (doubles-cursus, doubles licences, Majeures / mineures. LAS).

Il exerce la responsabilité fonctionnelle du développement et de l’utilisation des applications liées au domaine scolarité et offre de formation, en relation avec les directions des composantes et informatiques.

Localisation : en Sorbonne, 1 rue Victor Cousin, 75005 Paris