Gestionnaire administratif et financier F/H (réf. 42324) — Sorbonne Université – Faculté des Lettres

Fonctions : Gestionnaire administratif.ve et financier.ère

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans).

A pourvoir à compter du 1er novembre 2026.

Missions :

L’agent.e réalisera les actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.

Elle / Il aura à sa charge la gestion financière et administrative de 4 budgets de sites en direct (Malesherbes, Centre Etudes Slaves, Institut d’Ibéro-Américain, Institut de Géographie) et 2 budgets en lien fonctionnel (Institut d’Art et Archéologie et INHA), au sein du PTA de la Direction des bâtiments et de la logistique de la Faculté des Lettres.

Activités principales :

Appliquer la procédure financière de la DBL

Élaborer le suivi budgétaire des dépenses sur les centres financiers concernés

Suivre les crédits par type de dépenses, d'opérations, par structure

Enregistrer les données budgétaires

Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion financière

Intégrer les données financières et comptables, contrôler leur validité et cohérence

Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement (saisie des bon de commande, services faits, recettes)

Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion administrative et financière

Organiser et planifier les suivis des entreprises et prestataires en collaboration avec les administrateurs des sites

Alimenter les dossiers de recensement des données des enquêtes et des statistiques de la direction pour le suivi du contrôle de gestion et pilotage

Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

Assurer la liaison avec les services financiers facultaires et universitaire

S’informer et suivre l'évolution de la réglementation

Connaissances requises :

Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

Réglementation des Finances publiques

Règles et techniques de la comptabilité

Connaissances générales liées à la maintenance des bâtiments et aux projets immobiliers

Connaissance générale du Code des Marchés Publics dans le domaine du bâtiment (travaux et prestations intellectuelles)

Savoir-faire requis :

Assurer le suivi des dépenses et des recettes

Exécuter la dépense et la recette

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Maitrise les outils spécifiques à l’activité (WORD, EXCEL, SIFAC+, Chorus Pro, etc…)

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Capacité à interagir avec plusieurs interlocuteurs

Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses missions

Capacité à proposer des axes d’amélioration

Savoir-faire transversaux :

Informer et rendre compte à sa hiérarchie

Rechercher l’information, la vérifier et la classer

Travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir être :

Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels

Autonomie, méthode et rigueur

Aptitude à travailler en équipe

Disponibilité, discrétion et confidentialité

Bon relationnel et sens du travail en équipe

Polyvalence et capacité d’adaptation

Réactivité

Sens de l’organisation

Fiabilité

Sens du service public

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires.

Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

La Direction des Bâtiments et de la Logistique de la Faculté des Lettres (DBL), sous la responsabilité de la directrice générale de la faculté et en lien avec le doyen, participe à la définition de la politique immobilière de la faculté, en apportant tout élément d’aide à la décision en termes stratégiques et techniques. Dans ce cadre, la DBL travaille en lien étroit avec les directions supports telles que les directions des affaires financières et des ressources humaines.

Elle assure la nécessaire coordination avec les responsables de site. La DBL assure les relations et elle est interlocuteur avec le niveau Universitaire sur les domaines de bâtiments, logistique et maintenance.

Le Pôle Technico Administratif (PTA) assure le pilotage administratif & financier de la DBL. Il est chargé du traitement des commandes, des factures et du suivi du budget dépenses / recettes de la DBL. Il pilote l’activité administrative de la DBL et notamment le suivi opérationnel des conventions.

Localisation principale du poste :

Centre Universitaire Malesherbes – 108 boulevard Malesherbes, 75017 Paris (4 jours/semaine)

1 rue Victor Cousin, 75005 Paris (1 jour/semaine)