Directeur(trice) administratif(ve) de l'iut (H/F) — Université de Picardie Jules Verne

Administration générale et pilotage

• Participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de l’IUT ; organiser et conduire, en lien avec le Directeur, la politique qui en découle
• Manager, organiser, coordonner et superviser les services administratifs de l’IUT
• Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure
• Piloter la charge d’enseignement (soutenabilité financière des formations) et superviser les contrôles des services d’enseignements avec la gestionnaire des ressources humaines de l’IUT
• Apporter expertise et conseil auprès du Directeur et des Conseils de l’IUT
• Préparer, en lien avec le Directeur/la Directrice de l’IUT, les évaluations des formations par l’HCERES et l’évaluation de l’IUT par la CCN-IUT
• Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens pluriannuel
• Contrôler l’application des règles et procédures administratives
• Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage (s’assurer notamment de la fiabilité des données remontées) et d’outils d’aide à la décision
• Proposer puis conduire une politique et des actions de communication en interne et en externe (actualisation du site internet et des supports de communication sur l’offre de formation et l’IUT), s’assurer du relais des informations en interne

Coordination administrative des scolarités

• Coordonner et superviser les services pédagogiques sur les aspects administratifs et règlementaires
• Contribuer à l’administration de l’offre de formation
• Assurer la bonne application des procédures de scolarité existantes et en créer de nouvelles
• Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)
• Assurer le suivi administratif des régimes spécifiques étudiants et des aménagements des enseignements et des épreuves dont bénéficient les étudiants en situation de handicap

Affaires budgétaires et financières :

• Participer à la préparation du budget, en assurer le suivi et analyser les dépenses avec la gestionnaire des finances de l’IUT
• Gérer la masse salariale (suivi et mise en paiement des rémunérations vacataires, complémentaires et du référentiel)

Gestion des ressources humaines

• Elaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de l’IUT
• Organiser le temps de travail au sein de l’IUT en fonction de l’activité
• Mener les entretiens professionnels des agents BIATSS et définir les besoins en formation
• Accompagner les agents dans leurs parcours professionnels
• Organiser (avec le Directeur de l’IUT) et superviser les campagnes d’emplois

Gestion du patrimoine immobilier :

• Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux avec le technicien patrimoine

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière des IUT et des universités
• Connaissance des droits et obligations de la fonction publique
• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
• Connaissance de l’organisation des structures de décision de l’université
• Connaissance des outils de gestion (APOGÉE, OSE, SIFAC/SIFAC+, BO)
• Connaissance des notions et techniques d’encadrement

Savoir-faire opérationnels/techniques

• Avoir de la curiosité intellectuelle pour savoir où chercher les informations
• Avoir le sens de l’organisation / Savoir anticiper ses missions en fonction des délais / Savoir prioriser
• Savoir rendre compte de ses missions à sa hiérarchie
• Maîtriser les outils bureautiques (Pack office)
• Qualités d’expression écrite et orale
• Savoir manager et animer une équipe
• Savoir conduire un entretien, une réunion
• Savoir travailler en équipe
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion
• Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de l’IUT

Savoir-être

• Bonnes qualités relationnelles (diplomatie, courtoisie) / Être à l’écoute
• Discrétion / Avoir le sens de la confidentialité
• Autonomie / Capacité d’adaptation
• Réactivité, dynamisme, polyvalence / Avoir le sens des initiatives

L’Institut Universitaire de Technologie d’AMIENS, créé en 1968, assure un ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR PUBLIC à finalité professionnelle immédiate permettant également les poursuites d’études. Sa mission jusqu’en 2021, est de dispenser en deux ans, aux étudiants titulaires du baccalauréat ou d’un diplôme équivalent, une formation générale et une formation pratique sanctionnées par un diplôme national, le Diplôme Universitaire de Technologie, le DUT. Depuis plus de 50 ans, le réseau des IUT a su perpétuer un positionnement particulier au sein de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

Le Bachelor Universitaire de Technologie (B.U.T), le nouveau diplôme des IUT, accueille sa première promotion en Septembre 2021. Ce diplôme est dispensé sur 3 ans, aux étudiants titulaires du baccalauréat ou d’ un diplôme équivalent. C’est une formation générale et pratique sanctionnée par un diplôme national de Grade Licence dans le Schéma LMD.