Gestionnaire de scolarite (H/F) — Université de Picardie Jules Verne

Le/la gestionnaire de scolarité a pour mission d'assurer l'assistance technique, logistique et administrative du secrétariat du département GEII. Il/elle réalise les actes administratifs dans le respect des règles et des procédures universitaires, en garantissant le bon suivi des dossiers des étudiants : des campagnes de candidatures jusqu'à la diplomation.

Activités Principales

Accueil et communication

Assurer l'accueil physique et téléphonique

Traiter et diffuser les informations internes et externes (gestion du courrier, e-mails, affichage).

Assurer la diffusion de supports d'information dématérialisés via les réseaux de l'université et l'Environnement Numérique de Travail (ENT).

Gestion administrative et pédagogique

Participer aux campagnes d'admission (suivi Parcoursup, plateformes eCandidat, transferts de dossiers).

Gérer les inscriptions administratives, la saisie des notes et l'édition des relevés de notes (via le logiciel Apogée ou équivalent).

Suivre l'assiduité des étudiants (saisie des absences, recueil des justificatifs, relances).

Rédiger et mettre en forme des documents administratifs divers (attestations, avis de recommandation pour poursuite d'études...).

Mettre à jour les bases de données étudiantes.

Assurer le classement et l'archivage, principalement dématérialisé, des documents administratifs.

Saisir et suivre les heures d'enseignement (titulaires et vacataires) rattachées au département.

Établir les bons de commande et en assurer le suivi administratif jusqu'à la constatation du service fait.

Suivi des stages et de l'alternance

Gérer le suivi administratif des conventions de stage.

Assurer l'interface avec les entreprises et le service relations entreprises/alternance pour le suivi des contrats d'apprentissage.

Activités associées et transversales

Participer à la logistique et à l'organisation des activités pédagogiques transversales et des événements du département (Journées Portes Ouvertes, forums, salons...).

Savoirs (Connaissances théoriques)

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur (spécificités du B.U.T. et de la formation en alternance).

Connaissance générale des règles de scolarité et de la réglementation des examens.

Notions de base en gestion administrative et financière publique (processus de commande).

Savoir-faire (Compétences techniques)

Maîtrise indispensable des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle).

Capacité à s'approprier rapidement les logiciels métiers de l'université (Apogée, logiciels d'emplois du temps, plateformes de candidature, logiciels de gestion financière).

Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.

Savoir hiérarchiser les priorités et respecter des échéances contraintes (périodes de rentrée, jurys, clôtures comptables).

Savoir-être (Aptitudes comportementales)

Excellent sens du relationnel et de l'accueil.

Rigueur, méthode et grand sens de l'organisation.

Capacité à gérer le stress et à faire face aux pics d'activité.

Sens de la confidentialité, discrétion et respect absolu du secret professionnel.

Aptitude à travailler en équipe tout en sachant faire preuve d'autonomie dans ses missions quotidiennes.

Composante de l'Université de Picardie Jules Verne (UPJV), l’IUT de l’Aisne propose des formations pour les secteurs secondaires et tertiaires [six formations « bachelor universitaire de technologie » (BUT) et trois « licences professionnelles » (LP)] à Laon, Cuffies et Saint-Quentin. Le département « génie électrique et informatique industrielle » (GEII) de L’IUT de l’Aisne présent à Cuffies, accueille des étudiants, des équipes pédagogiques et des personnels administratifs (BIATSS).

Le poste du secrétariat de scolarité est occupé par un gestionnaire de département de formation. L'IUT de l'Aisne présente à Cuffies est représentée par trois départements, disposant chacun de son secrétariat de scolarité : GEII, Qualité logistique industrielle et organisation, Carrières juridiques (antenne de Laon). UFR, Direction, Service : IUT DE L’AISNE – Département génie électrique et informatique industrielle;