Gestionnaire administratif et financier (H/F) — Université de Picardie Jules Verne

Mission :

Assurer les fonctions de gestion financière et de suivi des engagements budgétaires du projet E-Sense et des projets relevant du domaine de la Chimie (Electromob, Fodublive, Decarbochim, Chimie verte Academy).

Activités principales :

Réaliser des opérations de gestion courante des projets du secteur chimie relevant de la structure en liaison avec les chefs de projets et/ou les responsables scientifiques

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

Organiser et alimenter les indicateurs stratégiques et de pilotage centralisés permettant le suivi des PIA

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Gérer les agendas des projets et contrôler les échéances

Classer et archiver des documents

Participer à la mutualisation des services de gestion administrative des PIA

Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (services, chefs de projets, etc.) et externes (fournisseurs, prestataires, partenaires des projets, opérateurs de l’Etat)

Assistance logistique aux réunions inter-services (DirCom’, Finances, RH, Agence Comptable…) : planification des réunions, logistique associée sur les différents sites de l’UPJV hébergeant des projets

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

Connaissance du fonctionnement de l’Université tant sur le volet Recherche que sur le volet Pédagogique

Connaissance de l’environnement de la Direction et des interlocuteurs des différents services

Connaissance du fonctionnement de financement par projet

Connaissance ou expérience en gestion et suivi de projet partenarial

Savoir-faire opérationnels/techniques :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion de projets

Utiliser les logiciels spécifiques aux besoins de l’activité de la Direction : SIFAC+ et OSE.

Savoir rendre compte

Mettre en oeuvre des procédures et des règles, notamment en terme de suivi budgétaire et financier

Travailler en équipe, en inter-service

Maîtrise des outils bureautiques

Utilisation de logiciels et d’outils développés pour la gestion de projets ou de gestion financière et comptable

Savoir-être :

Sens de l’organisation

Rigueur / Fiabilité

Réactivité

Sens relationnel

Capacité de travail,

Adaptation au changement

Polyvalent

La Direction des projets d’investissement d’avenir (PIA) est une direction créée en 2022. Sa mission principale consiste à coordonner et superviser la mise en œuvre des principaux PIA pour lesquels l’UPJV est porteur (NCU LCeR, NCU Epione, OSER !, Pôle Pilote 100% IDT, DemoES Ap.Rés, CMA PRIMANS, E-Sense), ainsi les projets dans lesquels elle est partenaire (NCU ATYPIE FRIENDLY, CMA Electromob, CMA Fodublive, CMA Decarbochim, CMA Chimie Verte Academy, MAIA).

Elle assure la gestion financière de 10 de ces projets dont 5 projets dans le domaine de la Chimie.

Le périmètre des missions de la direction pourra évoluer au fil du temps selon, en particulier, l’évolution des dispositifs nationaux.

Pour chaque PIA, le portage scientifique et/ou pédagogique est assuré par un enseignant-chercheur. Un chef de projet opérationnel assure la mise en œuvre et le suivi administratif et financier de chaque PIA.