Directrice adjointe de l'évènementiel et de la Communication — Mairie de Montigny-en-Gohelle

I. Participer à la mise en œuvre des orientations et à la gestion opérationnelle de la direction

• Proposer des plans d’actions, plannings et procédures de travail selon les orientations définies au préalable
• Garantir la continuité du service, selon les consignes de la directrice notamment pendant ses absences
• Encadrer la coordinatrice de l’entretien des locaux et de la gestion des salles municipales et les chargés de communication dans le cadre des règles et fonctionnement de la direction : répartition des tâches, plannings, congés, remplacements, entretiens professionnels
• Suivre l'avancement des projets et des dossiers, alerter la directrice sur les risques et les points de blocage
• Rédiger les notes de la direction, courriers et documents administratifs

II. Participer à la mise en œuvre de la programmation événementielle

• Proposer un programme annuel des événements sur la base des orientations définies
• Participer à l’organisation des événements : rétro-planning, logistique, recherche et contractualisation des intervenants et artistes, fiche de suivi de l’événement, rédaction de la feuille de route, formalités administratives et budgétaires
• Participer à l’organisation des commémorations et inaugurations : préparation du protocole, envoi des invitations, gestion du listing d’invités et des retours, et établir les besoins logistiques
• S’assurer de la sécurité des manifestations et procéder aux différentes déclarations obligatoires auprès des autorités concernées
• Être garante du bon déroulement opérationnel des événements sur site dans le respect des consignes et de la feuille de route validée
• Suivre les associations : demandes de salles, de subventions, de matériel, d'autorisations et d'arrêtés
• Participer aux actions du jumelage

III. Participer à la mise en œuvre du plan de communication

• Organiser la mise en œuvre du plan de communication : traduire les orientations définies en actions opérationnelles, établir le calendrier et en suivre la réalisation dans le respect des priorités fixées
• Coordonner la production des supports : magazine municipal, site internet, réseaux sociaux, affichage, TV, newsletter, supports événementiels et s’assurer de leur réalisation dans les délais impartis
• S’assurer de la qualité rédactionnelle des productions et de la charte graphique
• Fournir les informations essentielles à la rédaction des communiqués de presse et s’assurer de leur cohérence
• S’assurer du respect du cadre juridique appliqué à la communication (droit à l'image, droit d'auteur, RGPD, période électorale)
• Rester vigilante sur les informations communiquées et faire preuve de réactivité si besoin

IV. Participer à la gestion opérationnelle de l'entretien des bâtiments municipaux et des locations de salles municipales

• En lien avec la coordinatrice de l’entretien des locaux et de la gestion des salles municipales, participer au suivi de l’entretien courant des bâtiments
• S’assurer de l’optimisation de l’affectation des locations de salles et suivre les dossiers : réponses apportées, dossier de location de salle, mise à jour du règlement intérieur, proposition d’évolution tarifaire
• Recenser les besoins en travaux, en maintenance et en équipements, les prioriser et les soumettre à la directrice pour arbitrage
• Assurer la continuité de service dans l’encadrement des agents d’entretien en cas d’absence de la coordinatrice
• Travailler en étroite collaboration avec la directrice
• Travailler en transversalité avec l'ensemble des services
• Assurer les relations externes avec la population, les associations, les partenaires institutionnels, les fournisseurs, et la presse
• Participer à la mise en place et à l’animation des réseaux de prestataires en événementiel, en communication et en propreté
• En cas d’absence de la directrice ou dans le cadre d’une délégation définie : représenter la collectivité et la direction auprès des partenaires et lors des réunions
• Contribuer à la qualité de l'accueil des usagers (physique, numérique et téléphonique)

Dimension économique

• Contribuer à la préparation budgétaire, assurer le suivi opérationnel des crédits et rendre compte à la directrice de leur consommation, des écarts et des besoins d’arbitrage
• Établir et assurer le suivi des tableaux de bord budgétaires et d'activité (stocks de fournitures, papier…)
• Préparer les cahiers des charges, réaliser l'analyse des offres selon les procédures de la commande publique interne et des validations requises
• Suivre les marchés et contrats
• Accompagner l’agent en charge de la régie d’avance et de recette et exercer, les fonctions de régisseur suppléant si besoin
• Gérer son temps, planifier, hiérarchiser les priorités
• Intégrer les principes du développement durable et de sobriété énergétique dans la réalisation des missions
• Établir la fiche pratique de chaque événement et un bilan complet (social, économique, organisationnel, statistique) destiné à la directrice

• Impulser une dynamique au sein d’une équipe pluridisciplinaire, fédérer les agents autour de projets communs et favoriser la bonne entente du service
• Manager dans la transversalité et favoriser la cohésion des équipes
• Informer, conseiller et adopter une posture de conseil vis-à-vis de la directrice et des agents
• Faire preuve d'esprit de synthèse, de sens de l'organisation et de capacité à faire exécuter les décisions prises
• Être force de proposition, savoir prendre des initiatives
• Être rigoureux, organisé, autonome, savoir gérer les situations d'urgence et les impératifs de dates
• Être diplomate, à l'écoute, disponible et doté d'un bon relationnel
• Savoir repérer les problématiques et reformuler les besoins
• Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
• Avoir le sens du service public
• Représenter l'image de la collectivité avec une présentation soignée
• Faire preuve d'une grande disponibilité, notamment lors des événements
• Savoir exprimer ses réserves ou ses propositions d’ajustement auprès de la directrice, dans un cadre de dialogue constructif, puis appliquer la décision arrêtée
• Rester solidaire des décisions, en les relayant auprès des équipes d’une seule voix