Gestionnaire de Scolarité UFR Sciences de Santé — Université Bourgogne Europe

Pour le bureau de second cycle des études de médecine, le gestionnaire de scolarité a pour missions d'assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants, depuis la candidature jusqu’à la délivrance du diplôme et d'accueillir, informer et renseigner les étudiants, enseignants, particuliers.

Les activités principales sont :

Accueillir, informer, orienter et guider les étudiants et les enseignants de l’UFR Sciences de Santé

Gérer les stages des étudiants de second cycle des études de médecine

Préparer les tirages de stage avec l’application Diosel

Assurer le suivi des terrains de stages avec la chargée de mission stage

Assurer le suivi des étudiants en stage en collaboration avec les affaires médicales du CHU de Dijon

Envoyer les affectations des externes dans les différentes structures d’accueil des stagiaires (Centres hospitaliers, CHU, Médecins généralistes …)

Collecter les évaluations de stages des étudiants et les traiter (classement, suivi)

Assurer la gestion et le suivi des conventions de stages

Gérer la communication de la scolarité (via Teams, mails, etc.)

Participer à la mise en place des réformes des études médicales en cours.

Participer à l’organisation des examens du second cycle

Participer à la vie institutionnelle de la composante (élections, Journées Portes Ouvertes)

Participer à la logistique des examens d’autres cycles d’études que celui géré par l’agent

Diplôme : Niveau 3 minimum, souhaité niveau 4 (Bac), validation du diplôme exigée

SAVOIR-FAIRE TECHNIQUE ET MÉTHODOLOGIQUE

Maîtrise des outils bureautiques indispensable,

Capacité à s’adapter et à appréhender de nouveaux outils et logiciels,

Maîtrise de l’orthographe, de la prise de note et qualités rédactionnelles

Respecter les procédures en place et les délais

Posséder un solide sens de l'organisation

SAVOIR-ETRE

Savoir prioriser,

Capacité à se situer et à s’adapter à une organisation (travail en équipe),

Savoir partager l’information et rendre compte,

Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d’implication,

Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,

Avoir le sens de la communication pour pouvoir renseigner les étudiants, dans ses relations avec les collègues de scolarité et les enseignants.

Contraintes liées au poste

Des sessions d’examens facultaires ou nationales, dont les dates sont connues en amont, imposent des contraintes horaires à certaines périodes de l’année (oraux de PASS, ECOS, EDN).

L’UFR des Sciences de Santé regroupe l’ensemble des formations universitaires de : Médecine, Pharmacie, Odontologie et Maïeutique. Elle regroupe 8 000 étudiants, répartis dans les différentes filières. Elle intervient également dans la formation des infirmiers anesthésistes, infirmiers de blocs opératoires, manipulateurs radio et orthoptie.

Composante de l’Université Bourgogne Europe (UBE), l’UFR a la particularité d’être placée sous la double tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et du ministère de la Santé.

Environ 250 enseignants et enseignants-chercheurs titulaires dispensent les enseignements, ainsi que 250 enseignants vacataires. 95 personnels administratifs et techniques répartis, en pôles et laboratoires de recherche, concourent au fonctionnement de l’UFR et sont sous la responsabilité du responsable administratif.

Le service scolarité est composé de 33 agents, répartis en 9 bureaux. Il est dirigé par un responsable, assistée d’une adjointe.