Assistant administratif et financier, Pôle Formation — Université Bourgogne Europe

Sous l’autorité directe de la responsable du Service Finances, Accueil et Communication, l’assistant·e administratif·ve et financier·e assure la gestion financière et comptable courante du service, mutualisée entre le Pôle Formation et le Pôle Vie Étudiante. Il/elle prend en charge principalement la création et le suivi des bons de commande, ainsi que le suivi budgétaire des unités concernées, dans le respect des règles et procédures de la comptabilité publique.

Il/elle assure également le secrétariat administratif du service en lien avec les deux pôles.

Activités principales

Créer et suivre les bons de commande (achats, investissements, reversements de subventions, ordres de mission) pour les deux pôles

Suivre les commandes d’achat jusqu’à la livraison ; vérifier et valider le paiement des factures

Réaliser les titres de recettes et assurer le suivi des recettes encaissées

Alimenter et mettre à jour les bases de données et tableaux de bord financiers ; contrôler la validité et la cohérence des données

Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables

S’informer et suivre l’évolution de la réglementation dans son domaine d’activité (finances publiques, marchés publics)

Assurer le soutien logistique du service (locaux, fournitures, abonnements) et la gestion du courrier

Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur

Activités secondaires

Participer aux réunions d’équipe et aux temps de coordination inter-pôles

Représenter le service aux réunions de l’agence comptable et des services financiers

Contribuer aux démarches de qualité dans le traitement des dossiers et le suivi des procédures

Veiller à la mise à jour des procédures internes et assurer une veille réglementaire

Niveau Baccalauréat minimum (Bac+2 apprécié). Domaines de formation souhaités : comptabilité, gestion, finances, administration publique. Une expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire (gestion financière ou comptable), idéalement dans la fonction publique ou l’enseignement supérieur, est souhaitée.

La connaissance de l’enseignement supérieur et la maîtrise de SIFAC+ seraient des atouts significatifs

Connaissances

Organisation générale de l’université et modes de fonctionnement des administrations publiques

Finances publiques et comptabilité publique

Marchés publics

Techniques de secrétariat et d’élaboration de documents

Logiciel SIFAC+ (SAP)

Outils bureautiques (messagerie, tableurs, traitement de texte, outils de numérisation)

Savoir-faire

Maîtriser les règles et techniques de la comptabilité publique

Assurer le suivi et l’exécution des dépenses et des recettes ; maîtriser le logiciel SIFAC+ (SAP)

Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Travailler en équipe, rendre compte et communiquer avec pédagogie

Savoir-être

Rigueur, méthode et discrétion professionnelle

Autonomie dans la réalisation des tâches confiées

Capacité d’adaptation et réactivité

Sens du service public et des relations humaines

Esprit d’équipe et aptitude au travail collaboratif