Project Manager Master Erasmus Mundus QuanTEEM — Université Bourgogne Europe

Au sein de l'UFR Sciences et Techniques, le project manager est sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du responsable du Master et Projet Master QuanTEEM. Ses missions :

Suivi administratif

Coordonner et superviser le pilotage du projet

Assister les membres dans les tâches administratives et dans le management du projet et du consortium (impliquant de travailler avec des partenaires en Europe et internatinaux, ainsi que des interactions avec la Commission Européenne)

Organiser et préparer les réunions des différentes instances et comités du projet et suivre l’ application des décisions

Préparer et coordonner des campagnes de recrutement, accompagner et informer les candidats, assister à la sélection des étudiants

Mettre en ordre la documentation et les informations nécessaires au management, à la réalisation des livrables et au reporting

Assurer la communication à l’intérieur de l’équipe et avec les partenaires, en mettant en place les outils digitaux nécessaire

Travailler en lien avec les services et personnels administratifs impliqués dans les universités et établissements partenaires

Soutien actif dans l’organisation des écoles annuelles (Winter Schools et Summer Schools) ainsi que dans la mobilité des étudiants

Coordonner la stratégie promotionnelle du Projet et prendre en charge les activités promotionnelles incluant la mise à jour du site web et la communication sur les réseaux sociaux

Passer en revue et maintenir la documentation projet

Préparer les rapports et présentations orales liées au projet

Soutenir l’équipe dans l’ensemble des tâches administratives quotidiennes

Gérer la transition entre le programme initial QuanTEEM et le programme QuanTEEM+

Suivre les campagnes de candidatures, collecter et classer les données concernant les candidats, préparer les rapports sur le classement et la sélection des candidats

Recueillir et traiter les données relatives aux résultats des étudiants en assurant leur intégrité et leur exactitude

Mettre à jour les informations relatives au programme académique telles qu’approuvées par les instances

Informer les Universités partenaires des spécificités et exigences du programme académique

Relayer les demandes et besoins des étudiants auprès des services et interlocuteurs concernés au sein de l’Université.

Suivi financier

Suivre le budget du projet en lien avec le service administratif concerné au sein de l’ établissement coordinateur

Veiller au contrôle et à l’éligibilité des dépenses

Tenir à jour les informations financières liés au paiement des bourses ainsi qu’aux versements aux partenaires

Assurer l’exactitude des rapports financiers

Superviser la création de supports de communication par un prestataire externe

Maintenir le site web et les comptes sur les réseaux sociaux

Préparer des résumés illustrés des événements et faits marquants du projet afin d’alimenter la communication en ligne

Présenter le projet ses réalisations lors d’événements divers

Le/la candidat(e) recherché(e) devra être titulaire d’un diplôme de niveau 6 minimum et souhaité de niveau Master (Bac+5) ou équivalent, idéalement dans les domaines de la gestion de projets internationaux, des relations internationales, de l’enseignement supérieur, des affaires européennes ou dans un domaine scientifique en lien avec le programme. Une expérience dans le management de projets européens, et plus particulièrement dans le cadre des programmes Erasmus+ ou Erasmus Mundus, constituera un atout important.

Le poste requiert de solides compétences en gestion de projet, organisation, planification et suivi administratif et financier. Le/la candidat(e) devra être capable de coordonner les activités d’un consortium international, d’assurer le suivi des mobilités étudiantes, des bourses, des conventions et des échéances contractuelles, ainsi que de contribuer au reporting auprès de la Commission européenne et de l’EACEA.

Une excellente maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, est indispensable, ainsi qu’une bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs. Une bonne connaissance du français est également attendue.

Le profil recherché devra faire preuve d’autonomie, de rigueur, de réactivité et d’excellentes capacités relationnelles. Une aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, à communiquer avec des étudiants, enseignants, partenaires institutionnels et services administratifs, ainsi qu’à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances, est essentielle. Une bonne capacité d’analyse, de rédaction et de résolution de problèmes sera particulièrement appréciée.

L’Erasmus Mundus Master in Quantum Technologies and Engineering (QuanTEEM), intégralement enseigné en anglais, offre une formation internationale structurée autour des compétences en technologies quantiques, incluant la photonique et les nanostructures, de trois universités européennes (Université Bourgogne Europe UBE, France, University of Kaiserslautern Landau RPTU, Allemagne, Aarhus University AU, Danemark).

Le project manager travaille au sein de l’équipe administrative de l’UBE. Il gère et assume un large éventail d’activités nécessaires à la réalisation du projet QuanTEEM+, et du programme pédagogique associé.

Le poste inclut le management et la coordination de plusieurs missions dont l’organisation d’événements et la coordination de la stratégie promotionnelle du projet ; la production, la communication et l’archivage de la documentation académique et administrative liée au projet ; le soutien fonctionnel au coordinateur dans le traitement des candidatures et la coordination du projet, en lien avec les services concernés au sein de l’UBE, les Universités et établissements partenaires

et la Commission Européenne.