Gestionnaire frais de déplacement (H/F) — Rectorat de Lille

En tant que gestionnaire des frais de déplacement, vous contribuez à la bonne prise en charge des déplacements professionnels des agents, en veillant à la sécurisation des remboursements, au respect de la réglementation et à la qualité du service rendu aux usagers. À ce titre, vos principales missions sont :

Assurer la gestion des frais de déplacements :

Instruire les demandes de remboursement, vérifier la complétude des dossiers et la conformité des pièces justificatives ;

Étudier et calculer les droits des agents dans le respect de la réglementation en vigueur, procéder à leur mise en paiement dans Chorus DT.

Assurer le traitement des demandes d’avance de train et d’hôtel dans le cadre du marché national :

Assurer, à ce titre, une permanence jusqu'à 17h15, environ deux fois par mois.

Assurer le suivi de l’activité (sur les enveloppes de gestion attribuées) :

Renseigner les outils de pilotage, notamment les tableaux de suivi des missionnés, anticiper les priorités, suivre l’avancement des dossiers et effectuer les relances nécessaires ;

Transmettre au chef de bureau les informations utiles au pilotage de l’activité.

Accompagner et conseiller les missionnés :

Répondre à leurs sollicitations, les informer sur l’état d’avancement de leurs demandes de remboursement et les guider dans leurs démarches, notamment dans l’utilisation de Chorus-DT.

Contribuer à l’amélioration continue du service :

Participer à la démarche de contrôle interne financier, à l’élaboration de procédures et de supports de communication, ainsi qu’à l’optimisation des pratiques et des processus de gestion ;

Participer aux projets du service (GT interne, être force de proposition..).

Ce poste vous permettra de développer vos compétences en gestion administrative et financière, d’acquérir une expertise dans la réglementation des frais de déplacement et de vous investir dans une dynamique collective tournée vers la qualité du service public et la modernisation des pratiques.

Connaissances :

Environnement professionnel

Réglementation relative aux frais de déplacement (à acquérir ou approfondir)

Principes de gestion administrative et financière ( à acquérir ou approfondir)

Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Compétences opérationnelles :

Appliquer les consignes et les procédures diffusées

Utiliser les outils informatiques (suite bureautique, excel, mail, outils collaboratifs..)

Savoir rendre compte de son activité

Identifier les axes d’amélioration et proposer des solutions.

Disposer de bonnes qualités d’expression orale et écrite

Organiser et prioriser son activité.

Compétences comportementales :

Rigueur / fiabilité

Autonomie et esprit d’initiative

Capacité d’adaptation et ouverture au changement.

Capacité de raisonnement et d’analyse

Savoir questionner les pratiques existantes et être force de proposition

Partager l’information et travailler en équipe

Le service académique mutualisé des frais de déplacement (SAMFD) centralise le traitement des frais de déplacements professionnels engagés par les agents de l’académie de Lille (hors formation et jurys de concours) et des services de région académique.

Composé de 14 agents, le service offre un environnement de travail à taille humaine, propice à la collaboration et à la coopération. Il s’inscrit dans une dynamique de modernisation de ses pratiques et de ses outils, afin d’améliorer en continu la qualité et l’efficacité du service rendu.

Les agents travaillent en espace partagé (open space), favorisant les échanges et le travail en équipe.

Le télétravail est possible jusqu’à deux jours par semaine, dès lors que les missions sont maîtrisées et que l’autonomie nécessaire à leur exercice est acquise. L’ensemble de l’équipe est réuni sur site une fois par semaine (le jeudi).

Le poste à pourvoir est implanté à Arras, chef lieu du département du Pas-de-Calais. Arras est une ville d’environ 43000 habitants située au cœur de la région Hauts-de-France.

Les locaux de la DSDEN du Pas-de-Calais se trouvent à une vingtaine de minutes à pied de la gare, plusieurs lignes de bus assurent le trajet en quelques minutes seulement.