Responsable administratif et financier auprès de la DGA - H/F — Mairie de Trappes

La DGASSP (DGA Santé, Solidarités, Services à la population) dispose de ressources administratives réparties entre plusieurs Directions et services, avec des pratiques et niveaux de couverture hétérogènes. Le DGA souhaite disposer d'un appui polyvalent capable de structurer budget, marchés/conventions, actes, parapheur et courriers.

Finalité - Organiser et sécuriser la vie administrative et financière de la DGASSP, assurer un appui de proximité au DGA et aux directions, et structurer progressivement un pôle mutualisé capable d'assurer continuité, suivi budgétaire, sécurisation des actes et gestion des flux administratifs.

A. Socle commun - support global de la DGA

RH de proximité

• Suivre, en lien avec la DRH, les arrivées, départs, renouvellements, changements d'affectation, postes vacants et principales échéances RH de la DGA
• Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage

Instances, actes et échéances

• Suivre le calendrier des instances et des dates limites de transmission des actes de la DGAS SSP
• Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions, arrêtés et conventions avec les directions et la DAJ/instances et les Directions de la DGA
• Relancer les contributeurs, vérifier la complétude des dossiers et suivre leur avancement jusqu'à mise en oeuvre

Agenda, réunions, parapheur et traitement des courriers PostOffice

• Contribuer à l'organisation de l'agenda des séquences structurantes de la DGA
• Préparer les réunions, consolider les dossiers, produire les relevés de décisions et suivre les actions décidées
• Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails, notamment PostOffice : priorisation, ventilation, délais, relances et traçabilité

Finances, contrats et commande publique

• Assurer l'interface de proximité avec la direction des finances et de la commande publique
• Coordonner, selon le périmètre de la DGA, préparation budgétaire, exécution, factures, engagements, marchés, conventions et tableaux de bord
• Signaler les risques, retards et échéances critiques au DGA et aux directions

SI, logistique, maintenance et communication

• Centraliser et suivre les besoins en équipements, logiciels, habilitations et incidents SI/Logiciels métiers ainsi que les demandes de maintenance (GLPI et Mainti)
• Être le relais de la DGA avec la communication pour le site internet et les informations liées aux différents service
• S'assurer de la clôture des demandes et alerter en cas de blocage

Pilotage et amélioration continue

• Tenir des tableaux de suivi simples, fiabiliser les données et produire un reporting régulier pour le DGA
• Identifier les irritants récurrents, proposer des améliorations de processus et contribuer au réseau inter-DGA des RAF

B. Animation du réseau d'appui et préfiguration du pôle

• Cartographier les agents exerçant des fonctions administratives, financières, comptables et de secrétariat dans la DGA, ainsi que leurs tâches, compétences, volumes et périodes de pointe
• Animer un réseau d'appui de DGA : réunions de coordination, outils communs, partage d'information, règles de suppléance et entraide entre directions
• Évaluer les compétences et l'aisance des agents sur les principaux domaines d'appui afin d'identifier complémentarités, besoins de formation et potentiels de spécialisation
• Proposer une répartition des tâches distinguant ce qui doit être mutualisé, ce qui doit rester au plus près des directions et ce qui relève des directions ressources
• Mettre en place progressivement un catalogue de services, des niveaux de service et un suivi de charge permettant d'éviter les demandes sans pilote et de répartir les flux
• Préparer, avec le DGA, une organisation cible de pôle d'appui DGASSP à dominante administration-finances-juridique de proximité, en précisant les ETP concernés, les rattachements, les fonctions de référents et les modalités de continuité
• Accompagner la mise en oeuvre de la mutualisation, en veillant à préserver la proximité métier, la qualité du service et les conditions de travail des agents

C. Missions spécifiques au périmètre

Pilotage budgétaire et tableaux de bord

• Organiser la préparation budgétaire, consolider les besoins et préparer les arbitrages du DGA
• Suivre l'exécution, les dépenses/recettes et les risques de dépassement ou de sous-consommation
• Produire des tableaux de bord simples, partagés et régulièrement mis à jour

Marchés, conventions et contrats

• Tenir un échéancier des marchés, contrats et conventions : montants, durées, renouvellements, avenants et échéances critiques
• Coordonner avec la DAJ/commande publique la préparation des dossiers et la qualité des pièces
• Structurer un registre partagé des conventions et contrats

Courriers, actes et procédures

• Structurer le suivi du parapheur et des courriers/mails ; suivre les taux et délais de réponse
• Cartographier les principaux processus administratifs et identifier doublons, ruptures et zones grises
• Co-construire des procédures courtes et des circuits de validation compréhensibles par les directions

Construction du pôle d'appui

• Identifier les tâches administratives et financières réparties dans les services qui peuvent être regroupées ou organisées en suppléance
• Maintenir au plus près des services les fonctions nécessitant une relation usager ou une connaissance métier spécifique
• Proposer la répartition cible des ETP et les modalités d'animation/encadrement du pôle

Encadrement / coordination - Animer fonctionnellement les relais avec les directions.

• Proposer dans la mesure du possible l'organisation des suppléances, référents, priorités et outils partagés
• Le niveau d'encadrement hiérarchique évoluera en fonction de l'organisation cible du pôle d'appui et des arbitrages d'organigramme
• Contribuer à la professionnalisation des agents : formation croisée, partage de pratiques, procédures et accompagnement à la prise d'autonomie

Articulation des responsabilités Le RAF prépare, organise, consolide, suit, relance et alerte au niveau de la DGA.

• Les directeurs conservent la responsabilité de leurs politiques publiques, de leurs équipes et du contenu métier des projets
• Les directions ressources conservent les procédures, les outils, le contrôle et l'expertise spécialisée
• Le RAF organise le support de proximité, garantit le suivi, coordonne les ressources mutualisées et alerte en cas de risque ou de blocage

Profil recherché :

Savoirs

• Fonctionnement des collectivités territoriales, circuits de décision et fonctions support
• Connaissances opérationnelles en administration générale, finances locales, actes administratifs et commande publique
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à prendre en main les applications métiers
• Principes d'organisation du travail, mutualisation, continuité de service et conduite du changement

Savoir-faire

• Organiser plusieurs flux en parallèle, tenir des échéanciers et prioriser
• Concevoir et tenir des tableaux de bord simples, fiables et utiles à la décision
• Cartographier les activités, analyser les charges et proposer une organisation
• Animer un collectif sans nécessairement disposer immédiatement de l'autorité hiérarchique sur tous ses membres
• Rédiger notes, procédures, relevés de décisions et documents de cadrage
• Identifier un risque, alerter au bon niveau et proposer une solution opérationnelle

Savoir-être

• Rigueur, fiabilité, sens de l'anticipation et du service
• Autonomie, initiative et capacité à rendre compte
• Diplomatie, capacité à fédérer et à accompagner des changements d'organisation
• Discrétion, loyauté, confidentialité et discernement
• Capacité à travailler au plus près d'un DGA tout en construisant une relation de confiance avec les directeurs et agents

A. Socle commun - support global de la DGA

RH de proximité

• Suivre, en lien avec la DRH, les arrivées, départs, renouvellements, changements d'affectation, postes vacants et principales échéances RH de la DGA
• Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage

Instances, actes et échéances

• Suivre le calendrier des instances et des dates limites de transmission des actes de la DGAS SSP
• Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions, arrêtés et conventions avec les directions et la DAJ/instances et les Directions de la DGA
• Relancer les contributeurs, vérifier la complétude des dossiers et suivre leur avancement jusqu'à mise en oeuvre

Agenda, réunions, parapheur et traitement des courriers PostOffice

• Contribuer à l'organisation de l'agenda des séquences structurantes de la DGA
• Préparer les réunions, consolider les dossiers, produire les relevés de décisions et suivre les actions décidées
• Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails, notamment PostOffice : priorisation, ventilation, délais, relances et traçabilité

Finances, contrats et commande publique

• Assurer l'interface de proximité avec la direction des finances et de la commande publique
• Coordonner, selon le périmètre de la DGA, préparation budgétaire, exécution, factures, engagements, marchés, conventions et tableaux de bord
• Signaler les risques, retards et échéances critiques au DGA et aux directions

SI, logistique, maintenance et communication

• Centraliser et suivre les besoins en équipements, logiciels, habilitations et incidents SI/Logiciels métiers ainsi que les demandes de maintenance (GLPI et Mainti)
• Être le relais de la DGA avec la communication pour le site internet et les informations liées aux différents service
• S'assurer de la clôture des demandes et alerter en cas de blocage

Pilotage et amélioration continue

• Tenir des tableaux de suivi simples, fiabiliser les données et produire un reporting régulier pour le DGA
• Identifier les irritants récurrents, proposer des améliorations de processus et contribuer au réseau inter-DGA des RAF

B. Animation du réseau d'appui et préfiguration du pôle

• Cartographier les agents exerçant des fonctions administratives, financières, comptables et de secrétariat dans la DGA, ainsi que leurs tâches, compétences, volumes et périodes de pointe
• Animer un réseau d'appui de DGA : réunions de coordination, outils communs, partage d'information, règles de suppléance et entraide entre directions
• Évaluer les compétences et l'aisance des agents sur les principaux domaines d'appui afin d'identifier complémentarités, besoins de formation et potentiels de spécialisation
• Proposer une répartition des tâches distinguant ce qui doit être mutualisé, ce qui doit rester au plus près des directions et ce qui relève des directions ressources
• Mettre en place progressivement un catalogue de services, des niveaux de service et un suivi de charge permettant d'éviter les demandes sans pilote et de répartir les flux
• Préparer, avec le DGA, une organisation cible de pôle d'appui DGASSP à dominante administration-finances-juridique de proximité, en précisant les ETP concernés, les rattachements, les fonctions de référents et les modalités de continuité
• Accompagner la mise en oeuvre de la mutualisation, en veillant à préserver la proximité métier, la qualité du service et les conditions de travail des agents

C. Missions spécifiques au périmètre

Pilotage budgétaire et tableaux de bord

• Organiser la préparation budgétaire, consolider les besoins et préparer les arbitrages du DGA
• Suivre l'exécution, les dépenses/recettes et les risques de dépassement ou de sous-consommation
• Produire des tableaux de bord simples, partagés et régulièrement mis à jour

Marchés, conventions et contrats

• Tenir un échéancier des marchés, contrats et conventions : montants, durées, renouvellements, avenants et échéances critiques
• Coordonner avec la DAJ/commande publique la préparation des dossiers et la qualité des pièces
• Structurer un registre partagé des conventions et contrats

Courriers, actes et procédures

• Structurer le suivi du parapheur et des courriers/mails ; suivre les taux et délais de réponse
• Cartographier les principaux processus administratifs et identifier doublons, ruptures et zones grises
• Co-construire des procédures courtes et des circuits de validation compréhensibles par les directions

Savoirs

• Fonctionnement des collectivités territoriales, circuits de décision et fonctions support
• Connaissances opérationnelles en administration générale, finances locales, actes administratifs et commande publique
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à prendre en main les applications métiers
• Principes d'organisation du travail, mutualisation, continuité de service et conduite du changement

Savoir-faire

• Organiser plusieurs flux en parallèle, tenir des échéanciers et prioriser
• Concevoir et tenir des tableaux de bord simples, fiables et utiles à la décision
• Cartographier les activités, analyser les charges et proposer une organisation
• Animer un collectif sans nécessairement disposer immédiatement de l'autorité hiérarchique sur tous ses membres
• Rédiger notes, procédures, relevés de décisions et documents de cadrage
• Identifier un risque, alerter au bon niveau et proposer une solution opérationnelle

Savoir-être

• Rigueur, fiabilité, sens de l'anticipation et du service
• Autonomie, initiative et capacité à rendre compte
• Diplomatie, capacité à fédérer et à accompagner des changements d'organisation
• Discrétion, loyauté, confidentialité et discernement
• Capacité à travailler au plus près d'un DGA tout en construisant une relation de confiance avec les directeurs et agents