Responsable de Service (H/F) — Région Hauts-de-France

Les missions du service se déclinent sur les domaines suivants :

• Contribution au pilotage stratégique de gestion des aides publiques et d'aide à la décision
• Mise en œuvre de démarches de simplification et de dématérialisation des dispositifs de politiques publiques ; administration fonctionnelle de la plateforme des aides et subventions régionales « PAS »
• Stratégie et gouvernance DATA et IA
• Outils de soutien à la performance et amélioration continue
• Contributions transversales, coordination, animation

Pour mener à bien ses missions, le service est constitué

• D'une cellule « Aides (PAS) » composée de 2 responsables de projet et de 2 gestionnaires d'études et de SI
• D'une cellule « Données » composée d'un responsable de projets, d'un gestionnaire de données, de deux responsables de projet DATA (DATA manager), d'un gestionnaire d'études et d'un administrateur de bases de données

Les missions du service :

Pilotage et dématérialisation des dispositifs de politiques publiques de la collectivité :

• Assurer l'administration fonctionnelle de la plateforme des Aides et Subventions de la Région (« PAS ») et des interfaces associées, notamment entre PAS et ASTRE GF (progiciel de gestion financière utilisé par la Région) pour la création des opérations, des tiers, des domiciliations bancaires, des affectations, engagements, liquidations et mandats)
• Assister les utilisateurs (internes, voire externes) et animer le réseau des référents « PAS » issus des directions métiers
• Dématérialiser les dispositifs d'aides et subventions régionales sous forme de téléprocédures simplifiées et les mettre en ligne sur la plateforme « PAS », en respectant l'objectif de simplification pour les usagers

o Accompagner les directions métiers pour l'expression de besoin, en animant des ateliers dédiés

o Rédiger les spécifications fonctionnelles et les matrices de développement de leurs dispositifs de politiques publiques, destinées à la Direction des systèmes d'information (DSI).

o Intégrer les règles et bonnes pratiques définies au sein de la collectivité en matière de simplification.

o Accompagner les directions dans la phase de recette des dispositifs développés, avant mise en ligne officielle et ouverture aux usagers.

o Garantir le respect du calendrier de mise en ligne fixé par les directions métiers et par la direction générale et correspondant à l'agenda politique.

o Mettre en place la traçabilité des actions conduisant à la création ou l'évolution d'un dispositif de politique publique, pour rendre compte de l'activité via un reporting adapté auprès de la Direction générale.

• Contribuer à la simplification des dispositifs régionaux par la recherche permanente et la mise en œuvre de pistes d'amélioration et de solutions y concourant (projet « Dites-le Nous une fois » afin de réduire le nombre de pièces demandées à l'usager, langage FALC, etc.), en s'appuyant d'une part sur l'expertise et la connaissance des possibilités du logiciel support de la plateforme, d'autre part sur un dialogue partenarial et une collaboration active avec le service Transformation, Simplification et contrôle interne, la Direction des systèmes d'information et les métiers concernés
• Produire les outils de reporting nécessaires aux directions pour piloter leurs dispositifs et assurer le reporting commenté hebdomadaire des aides et subventions pour le Président
• Alimenter régulièrement les collègues du service Transformation, Simplification et contrôle interne pour préparer les revues de simplification/pôle destinées à la Direction générale
• Travailler en étroite collaboration avec la direction en charge de la proximité et des services aux publics, qui gère l'accueil usagers (physique et téléphonique) ainsi que la mise en œuvre et le versement des aides individuelles
• Etre l'interface entre les directions métiers, la Direction des systèmes d'information (qui gère la plateforme « PAS » sous l'angle technique et assure les développements informatiques), et l'éditeur de la solution logicielle
• Etre en veille constante sur l'évolution des fonctionnalités offertes par la solution logicielle, support de la plateforme des aides et subventions « PAS » ; être connecté au « club utilisateurs de la solution »

Stratégie et gouvernance DATA et IA interne :

La donnée est une ressource stratégique et un actif précieux pour la collectivité, notamment dans l’optique du déploiement de la Feuille de route IA de la collectivité. Son utilisation est un levier incontournable pour améliorer l'efficacité, la transparence et la qualité de l'action publique et des services délivrés. Le besoin est de pouvoir disposer de données justes et fiables, définies et calibrées, exploitables, partagées (publique ou privée, selon des échelles à définir) et protégées afin d'éclairer les orientations et décisions à prendre.

Cette cellule y contribue activement.

• Proposer et mettre en œuvre une stratégie data et une feuille de route pour les 3 années à venir, en lien transversal avec les directions parties prenantes (Agence Hauts-de-France 2020-2040, Direction des systèmes d'information, métiers et support)
• Participer à la coordination des financements FEDER liés aux projets retenus dans cette feuille de route, en lien avec la Mission Transition Numérique (MTN)
• Proposer un modèle de gouvernance de la donnée répondant notamment à 4 enjeux principaux :

o Donner une perspective de la gestion de l'argent public

o Faciliter la prise de décisions et le pilotage de l'action publique

o Respecter le cadre règlementaire (RGPD, Loi Lemaire, etc.)

o Définir un cadre de référence interne de la gestion de la donnée (politique et objectifs, exigences, règles, organisation, instruction, sécurisation).

• Sécuriser et enrichir les sources d'information alimentant les entrepôts de données et le système d'information décisionnel de la collectivité, tout en veillant à l'exhaustivité, la fiabilité, la qualité des données nécessaires au pilotage
• Sensibiliser les agents à la culture de la donnée ; Accompagner les services dans l'appropriation et l'utilisation collaborative des données mises à disposition, en démontrer l'intérêt
• Mettre en place et animer un réseau autour de la donnée
• Développer un dialogue partenarial privilégié ainsi qu'une collaboration active avec les métiers détenteurs de systèmes d'information spécifiques et donc de sources de données (RH, Finances, Formation, etc.), l'Agence Hauts-de-France 2020-2040 et le SIG, la Direction des systèmes d'information (DSI)
• Pilotage et accompagnement de projets IA: Cadrage et évaluation technique des projets IA, Accompagnement méthodologique des directions métiers
• Qualifier la faisabilité technique des cas d'usage IA identifiés par les directions métiers en analysant les prérequis data pour l’IA (structuration des données, dimensionnement, disponibilité, qualité et volumétrie des données nécessaires)
• Identifier les prérequis techniques (infrastructure, outils, compétences) et dimensionner les besoins pour les preuves de concept avec la DSI
• Évaluer les solutions proposées par les prestataires et challenger les approches techniques (pertinence algorithmes, architectures, métriques)
• Pilotage des expérimentations et preuves de concept
• Sensibiliser aux limites techniques de l’(IA et aux risques d’usage
• Assurer le suivi de la qualité des données mobilisées dans les projets IA

Contribution au pilotage stratégique, outils de soutien à la performance et amélioration continue :

• Etre en appui au pilotage financier, au contrôle de gestion et à l'évaluation des politiques publiques
• Produire et assurer le reporting hebdomadaire et éléments d'analyse destinés au Président, Cabinet et l'équipe de Direction générale, et la coordination de la planification
• Produire et diffuser des outils de reporting et des livrables (requêtes, tableaux de bord) adaptés aux besoins des différents acteurs et instances de gouvernance (exécutif, directions et direction générale), issus de croisement de données, du Système d'information décisionnel ou des différents entrepôts de données métiers
• Structurer et poursuivre la gestion centralisée de référentiels, pour faciliter l'exploitation, l'analyse et le pilotage, y compris référentiels budgétaires et financiers (gestion des arborescences de gestion du budget en lien avec la Direction des Finances (arborescence des programmes et opérations), élaboration de requêtes financières nécessaires à l'analyse financière)
• Mettre en place et maintenir les axes d'analyses sur la gestion financière et en extraire les données à des fins de pilotage de l'institution (géographie, filières, projets, contrats, patrimoine, codification des établissements d'enseignement, dispositifs de politiques publiques, REV 3 etc.) . Les axes d'analyses permettent en effet d'avoir une vision analytique de l'ensemble du budget et des dépenses de la collectivité. Ils sont au cœur de l'analyse financière et du reporting financier de la collectivité
• Alimenter, enrichir et sécuriser le Système d'Information Décisionnel (BOWI, Business Object Web Intelligence, Décideo) et les outils de pilotage décisionnel
• Structurer, contrôler et analyser de la donnée nécessaire au pilotage

Contributions transversales, coordination, animation :

• Contribuer, piloter des projets transversaux complexes, ou poursuivre les opérations engagées, ayant trait à la plateforme des aides et subventions (renouvellement de marché public par exemple) ou à la donnée

S'investir dans l'étude de solutions technologiques, visant à améliorer la performance globale et l'efficacité opérationnelle.

Intégrer les dimensions RGPD, éthique et sécurité dans ces projets.

• Etre appui et soutien continu auprès des directions opérationnelles

Superviser l’organisation de son service en fonction des compétences nécessaires et disponibles, tout en veillant à la cohérence des pratiques professionnelles et à l'adhésion des collaborateurs dont il a la responsabilité ,

Aider à la décision et mobiliser son expertise et celle de ces collaborateurs dans son domaine d’intervention ,

Conduire des réunions d'équipes et/ou de négociation avec les partenaires internes et externes ,

Participer à l’élaboration des documents administratifs nécessaire à la tenue des différentes instances régionales ,

Manager les ressources humaines du service : gestion d’équipes pluridisciplinaires, mise en place de délégations, mobilisation des compétences, motivation des équipes, hiérarchisation des priorités, coordination des entretiens et évaluations annuelles, régulation les relations internes, préservation de la qualité des conditions de travail, etc... ,

Piloter, coordonner et prioriser l’activité des équipes et améliorer les dispositifs de contrôle et de suivi ,

Donner du sens et favoriser la circulation de l’information et de la communication ,

Prendre toute décision à l’échelle du service au moyen d’éléments de diagnostic, d’analyse et de proposition ,

Évaluer l'activité du Service et partager ses résultats avec la hiérarchie et ses équipes ,

Être force de proposition sur l'optimisation des ressources ,

Contribuer à la sécurisation de l'institution en mettant en œuvre les processus définis ,

Conduire le projet de Service et suivre sa mise en œuvre ,

En complément des activités cœur de métier, le responsable du service DATA et plateforme des aides intervient dans les domaines suivants :

• Contribution au pilotage stratégique de gestion des aides publiques et d'aide à la décision
• Pilotage et dématérialisation des dispositifs de politiques publiques, administration fonctionnelle de la plateforme des aides et subventions régionales « PAS »
• Stratégie et gouvernance DATA et IA interne
• Pilotage et accompagnement de projets IA:
• Soutien à la performance et amélioration continue
• Contributions transversales, coordination, animation

Il est de sa responsabilité de mettre en œuvre les missions du service telles que décrites ci-dessus (cf. présentation du service et des missions), et de les décliner au sein de son équipe.

En ce qui concerne le pilotage du service, il doit

• Encadrer, animer, mobiliser et fédérer une équipe pluridisciplinaire
• Combiner expertise métier et management d'équipe pour mener à bien les missions du service et garantir la qualité des prestations et livrables délivrés
• Définir les objectifs du service et assurer leur mise en œuvre en fonction des lignes directrices et objectifs fixés par la direction, ainsi que des missions du service
• Savoir répondre aux missions avec des équipes polyvalentes internes au service ou combinées à des expertises partenaires
• Coordonner les missions, et notamment celles faisant intervenir des compétences métiers plurielles, afin de gagner en efficacité et d'apporter un éclairage et de l'aide à la décision 360°
• Animer et coordonner des projets transversaux stratégiques du domaine d'intervention
• Assurer le suivi des plannings, le respect des échéances
• Organiser une communication et un reporting adaptés aux différents acteurs (Elus, Direction générale, directions, agents) et instances de gouvernance
• Impulser une démarche d'amélioration continue et veiller au maintien et à l'actualisation des connaissances et compétences de l'équipe
• Etre force de proposition et de créativité dans les domaines couverts par le service pour embarquer les équipes et préparer la collectivité de demain
• Développer la transversalité et les interactions au sein du service et avec les parties prenantes liées aux activités et dossiers portés par le service. Veiller à une coordination et collaboration active avec les autres équipes de la direction (interface, conseiller, prestataire interne)
• Organiser une veille documentaire et réglementaire en lien avec les champs d'intervention du service, les problématiques étudiées et les projets portés
• Contribuer à la préparation du budget du service et au suivi de son exécution

Au sein de la DSPO, le responsable du service DATA et plateforme des aides un dialogue partenarial privilégié ainsi qu'une collaboration active avec les responsables des services Transformation, Simplification et contrôle interne ainsi que Contrôle de gestion et Evaluation, pour enrichir leurs travaux respectifs et mutualiser les expertises.

Connaissances professionnelles :

• Très bonne connaissance de l'environnement public, du cadre juridique et institutionnel, du fonctionnement de l'institution et des processus de décision
• Bonne compréhension des enjeux liés au territoire et aux politiques publiques régionales
• Connaissances en matière de données :

o Systèmes de gestion de données (ETL, entrepôts de données, APIs).

o SIG, statistiques, bases de données, visualisation de données.

o Différentes règlementations en vigueur sur la donnée (RGPD, loi Lemaire (open data), droit d'accès à l'information, etc.).

• Expertise en conduite du changement, et en gestion de projets complexes
• Capacités à analyser les besoins utilisateurs et bonne compréhension des processus métiers

Savoir-être et savoir-faire attendus :

• Capacités managériales et aptitude à animer et fédérer des équipes pluridisciplinaires
• Capacités à piloter des projets transversaux complexes
• Capacité à construire et à suivre des tableaux de bord de pilotage et de suivi
• Esprit critique, analytique et de synthèse
• Force de proposition, esprit d'initiative, autonomie
• Adaptabilité et ouverture d'esprit
• Ecoute active, pédagogie, diplomatie
• Qualités relationnelles, capacité de dialogue et compétences en communication
• Capacité à vulgariser des concepts complexes
• Capacité de discernement
• Rigueur et qualité organisationnelle, compétences rédactionnelles
• Sens de l'éthique et de l'intégrité
• Sens des relations humaines, du travail d'équipe et en transversalité
• Capacité à gérer les situations conflictuelles
• Sens du service public