Adjoint au Responsable du service Population — Mairie de Saint-Saulve

Mission 1 : Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil

• Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
• Contrôler l'authenticité des attestations fournies
• Rédaction des différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, PACS)
• Etablir les actes de changement de nom, de prénom
• Réaliser les rectifications d’état-civil
• Encadrer et gérer les engagements républicains
• Officier d’Etat-Civil : délivrance et établissement des actes d’Etat-Civil
• Tenue et mise à jour des registres avec l’apposition de mentions marginales

Mission 2 : Accueil et renseignement du public

• Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
• Expliquer l'indivisibilité de la filiation
• Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public

Mission 3 : Gestion des dossiers de mariage et gestion des PACS

• Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
• Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
• Instruire les dossiers de mariage et les finaliser après la célébration
• Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de publier les bans sur A2 Display
• Instruire les dossiers PACS
• Procéder à la célébration des mariages, des PACS et des engagements républicains

Mission 4 : Gestion administrative du service

• Délivrer sur demande des extraits de registres
• Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
• Rédiger des mentions et des courriers

Mission 5 : Recensement militaire

• Inscrire les nouveaux recensés
• Entrer les recensés d’office
• Transmettre les informations au BSN

Mission 6 : Gestion du cimetière

• Gérer le développement de l’informatisation du cimetière
• Accueillir et renseigner le public
• Préparer les titres de concession pour établissement des recettes
• Gestion administrative du cimetière

Mission 7 : Instruction des dossiers de titres d’identité et de voyage

• Vérification des pièces justificatives nécessaires
• Instruction des dossiers
• Remise des titres aux usagers
• Gestion des recueils

Mission 8 : Régisseur suppléant du Guichet Unique Jeunesse

• Accueillir et renseigner l’usager
• Constituer le dossier famille
• Saisir les données via l’outil informatique
• Mettre à jour le dossier famille
• Gérer la régie du GUJ en cas d’absence du régisseur titulaire
• Gérer le Portail Citoyen
• Gérer les modifications pour la Restauration

Mission 9 : Les Elections

• Participer à l’organisation des scrutions
• Superviser la gestion des listes électorales
• Assurer la préparation logistique et réglementaire

MISSION SECONDAIRE : Remplacement du responsable de service

• Assurer le remplacement du chef de service en son absence
• Assurer la tenue de la régie funéraire et duplicatas livrets de famille en l’absence du chef de service
• Assurer une polyvalence sur le domaine des élections

SAVOIR

• Information générale relative à l'état civil (IGREC)
• Conventions internationales sur la délivrance des actes
• Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
• Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
• Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
• Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
• Notions de généalogie
• Procédures de l'adoption
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
• Tenue des registres
• Tribunaux (TI, TGI)
• Techniques rédactionnelles administratives

SAVOIR FAIRE

• Maitrise de l’outil informatique
• Qualités rédactionnelles

SAVOIR ETRE

• Méthodique
• Rigoureux
• Autonome
• Esprit d’initiative
• Disponible
• Sens du service public
• Diplomate
• Aisance relationnelle
• Force de proposition