Responsable du service scolarité - F/H — Aix Marseille Université

Au sein du campus Saint-Charles, le/la responsable de la scolarité pilote l’ensemble des activités administratives et pédagogiques liées au parcours des étudiants, de leur candidature à la délivrance de leur diplôme, pour les formations de licence et de master, en présentiel et à distance.

À ce titre, il/elle assure les missions suivantes :

Management et coordination : encadrer et animer une équipe de 22 agents répartis en trois bureaux, organiser l’activité du service et accompagner les responsables de bureau et les gestionnaires dans leurs missions.

Pilotage de la scolarité : superviser l’ensemble des opérations de gestion administrative et pédagogique : inscriptions, stages, examens, jurys, résultats, emplois du temps et délivrance des diplômes, pour les formations initiales, en alternance et continues.

Organisation des examens : élaborer les calendriers, coordonner les moyens nécessaires et veiller au bon déroulement des épreuves.

Gestion et suivi administratif : assurer le suivi comptable des inscriptions et superviser les activités de la régie de recettes.

Expertise et accompagnement : être la personne référente des applications de gestion de la scolarité (APOGÉE, ADE, E-Candidat, AMUStage, ERIS), former et accompagner les utilisateurs et faciliter la prise de fonction des nouveaux agents.

Communication et relations avec les usagers : garantir la circulation de l’information et assurer l’interface entre les étudiants, les enseignants et les services de l’établissement.

Amélioration et coordination des pratiques : diffuser et veiller à l’application des procédures, participer aux groupes de travail et contribuer aux actions de communication de l’UFR, notamment à travers la gestion du site web du service.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.

amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.

Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.

Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.