Secrétaire - Assistant administratif au sein de la Direction prévention et gestion des déchets (h/f) — Communauté de communes Coutances Mer et Bocage

QUI SOMMES-NOUS ?

Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique, au sein de paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie familial. Au cœur du département de la Manche, la destination Coutances Mer et Bocage constitue un concentré de découvertes et d’expériences. Ici, « l’essentiel est grandeur nature » et le temps s’écoule au rythme des marées.

A proximité du Mont-Saint-Michel, de la Cité de la mer et des plages du Débarquement, Coutances Mer et Bocage, c’est aussi une vie économique et culturelle épanouie, agrémentée de divers événements tout au long de l’année, notamment le festival Jazz sous les Pommiers (85 000 spectateurs). Notre territoire s’enorgueillit d’un centre-ville riche en patrimoine, ponctué de nombreux commerces de proximité, et d’un tissu d’entreprises aux domaines d’activités variés.

Travailler pour Coutances Mer et Bocage, c’est rejoindre une collectivité attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l’ensemble des 500 collaborateurs. Avec pour priorité la qualité de vie au travail, l’organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu’ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus.

Placé(e) sous l’autorité du Directeur prévention et gestion des déchets, l’assistant(e) assurera :

• L’accueil téléphonique et physique du service
• Le secrétariat et l’assistance de la direction

Vous aurez en charge les missions suivantes :

Assurer le secrétariat de la Direction

• Gestion de la messagerie, du courrier et i-parapheurs…
• Mise en forme des courriers de la direction à destination des usagers et partenaires en lien avec la compétence « déchets »
• Organisation de réunions, gestion des agendas et des réservations
• Mise à jour et suivi des tableaux d’indicateurs d’activité du service
• Elaboration des bons de commandes en lien avec la Direction des finances,
• Participation au contrôle des factures des prestations externalisées et titres de recettes
• Réalisation de la préfacturation (trimestrielle) des usagers professionnels issus des déchèteries, et redevance spéciale (annuelle)
• Préparation, mise en forme et édition de documents, classement, archivage
• Gestion de la logistique du service, des fournitures administratives et bureautiques…

Accompagnement de la direction en fonction des besoins en lien avec la direction déchets

• Rédaction de comptes rendus de réunions, édition de documents…
• Participation en soirée aux réunions de la commission déchets (3 à 4 réunions par an), réunion de l’entente Granville Terre et Mer et Coutances mer et bocage (1 à 2 fois par an)
• Suivi administratif d’échanges avec les communes, partenaires, bureaux d’études…
• Participation aux projets d’évolution de la direction
• Participation à la veille réglementaire dans le champ de mission concerné
• Participation au suivi des marchés de prestation
• Participation à l’élaboration du rapport annuel d’activité sur la qualité, prévention et gestion des déchets

Assurer l’accueil téléphonique (95 %) et physique (5%)

• Accueillir les personnes, gérer le standard, enregistrer et transmettre les messages
• Renseigner sur des questions simples concernant les compétences de la direction déchets, gérer les flux d’appel
• Assurer le lien et les relations avec les autres secrétariats de la collectivité, les mairies

CONDITIONS DU POSTE

• Travail en bureau
• Autonomie et organisation du travail
• Permis B souhaité
• Possibilité de télétravail en fonction des nécessités de service

DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

• Titulaire d’un diplôme dans le cadre de la gestion administrative et/ou expérience sur un poste similaire,
• Sensibilité aux enjeux environnementaux et plus particulièrement celui des déchets,
• Avoir déjà travaillé dans une collectivité équivalente

COMPETENCES

Savoirs

• Connaissance de l’environnement bureautique de travail nécessaire à l’exercice de la mission
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel
• Intérêt pour l’environnement

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques et secrétariat (Word, Excel, Powerpoint…), messagerie, Internet, tri, archivage
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise des techniques de communication orales et écrites
• Savoir gérer son temps et les priorités

Savoir-être

• Sens du service public, du contact, du travail en équipe et des dynamiques collectives
• Qualités relationnelles, être capable d’accueillir tout public en s’adaptant à son interlocuteur
• Sens de l’organisation, réactivité
• Savoir analyser une situation, enregistrer l’information, transmettre la demande
• Savoir rendre compte
• Chercher à développer ses pratiques professionnelles
• Dynamisme, discrétion, respect la confidentialité, réserve