Secrétaire — CCAS de Bugeat

ATTRIBUTIONS PRINCIPALES

Accueil – secrétariat :

• Assure l'accueil physique et téléphonique de l'établissement,
• Assure la tenue du standard, analyse la demande de son interlocuteur, le renseigne et/ou l'oriente,
• Gère le tri et la distribution du courrier des résidents,
• Gère l’affranchissement du courrier de l’établissement,
• Met à jour le répertoire téléphonique interne, la liste des résidents ainsi que les différents textes et documents associés à la fonction "accueil",
• Elabore et frappe les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents et frappe tout autre de document à la demande de la direction,
• Effectue divers travaux de classement,
• Effectue divers travaux administratifs (courriers, comptes-rendus de réunion, …) à la demande de la Direction,
• Gère le stock et les commandes de fournitures administratives,
• Réceptionne les marchandises ou colis livrés

Gestion du dossier du résident :

• Renseigne les personnes demandeuses sur les conditions d’admission et tarifaires,
• Envoie les dossiers de demande d’admission quand sollicitation,
• Tient un registre de suivi des demandes d’admissions (hors Via trajectoire),
• S'assure de la complétude des dossiers administratifs des résidents lors des admissions et gère la récupération des éventuels éléments manquants,
• Remet les documents d’entrée aux personnes accueillies (Livret d’accueil, règlement de fonctionnement),
• Etablit les contrats de séjours ou les DIPC, dans la quinzaine qui suit l’admission des nouveaux entrants,
• Etablit mensuellement, en début de mois, la facturation des frais de séjours des résidents,
• Gère les entrées/sorties des dépôts de garantie perçus par les personnes accueillies,
• Suit, à minima trimestriellement, les créances de facturation en collaboration avec le Centre de Trésorerie de rattachement,
• Assiste les résidents et les familles dans leurs démarches administratives, si besoin,
• Etablit et suit les diverses demandes d’aides sociales,
• Coordonne quotidiennement avec les divers services afin de récolter et suivre les données nécessaires à l’établissement de la facturation et au suivi du dossier des résidents (GIR, Hospitalisations, entrées-sorties, …),
• Etablit, mensuellement, les tableaux de bord de suivi d’activité (entrées/sorties, hospitalisations, sorties, GIR, journées aides sociales),
• Gère l’archivage des dossiers des personnes accueillies,
• Suit et gère les instances des dossiers des usagers,
• Assure une veille juridique en lien avec son activité

ATTRIBUTIONS SECONDAIRES

• Participe aux réunions de travail en lien avec son activité ou selon la demande de la direction,
• Met à jour le site Web de l’EHPAD,
• Participe aux actions de formations internes ou externes,
• Assure des astreintes administratives

Participation à la vie de l'établissement :

• Favorise la communication et la circulation des informations au sein de l'établissement tout en respectant la confidentialité nécessaire,
• Participe à la démarche d’amélioration continue de l’établissement,
• Rend compte régulièrement de son action,
• Peut être amenée à réaliser des fonctions connexes en fonction des besoins du service