Secrétaire de scolarité — Université de Bretagne Sud

Activités essentielles du poste

Auprès de la responsable de scolarité, la.le secrétaire de scolarité sera en charge de la gestion administrative des étudiants des filières banque, assurance en masters et en licence professionnelle.

Elle gèrera également la licence professionnelle Gestion des Organisations Agricoles et Agroalimentaires en partenariat avec la Chambre d’Agriculture de Bretagne.

La personne recrutée devra être à l’aise avec des publics variés dont la particularité d’une des formations est d’être en partenariat avec l’ES Banque.

Elle devra savoir s’adapter à des profils d’étudiants diversifiés : étudiants en formation initiale, étudiants en alternance, étudiants en reprise d’études.

Missions

Assure l'accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement des courriers et courriels des étudiants et des intervenants de ses filières de formation.

Met à jour et prépare tous les documents préalablement à la rentrée universitaire : paramétrage des outils informatiques, dossiers de candidatures, dossiers d’inscriptions, suivi des étudiants boursiers…

Assure la gestion des dossiers des étudiants de ses filières en cours d’année et en relation avec les partenaires : demandes de transfert, opérations d'encaissement et de remboursement, édition des cartes d'étudiant, conventions de stage…

Créé et saisit les emplois du temps des formations suivies sur le logiciel spécifique.

Met en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : structures d'enseignement (création et saisie du schéma de formation, réactualisations éventuelles), modalités de collecte (MCC, liens de correspondance, règles de calcul de note et de résultat), charges d'enseignement et codes CNU, …

Prépare les sessions d'examens : vérification des calendriers des examens, sujets (collecte et éventuellement reprographie)

Contrôle l'assiduité des étudiants

Saisit et calcule dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, établit le maquettage des relevés de notes et des procès-verbaux de jury

Rédige, met en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, livrets de formation, contrats pédagogiques ...) et les diffuse (ex. : listes d'émargement…)

Participe à la bonne information des étudiants (affichage, courriel, plateforme Moodle le cas échéant…).

Diplôme de niveau 4 (baccalauréat)

Expérience exigée dans le domaine de la scolarité

Aisance relationnelle et sens du contact : vous appréciez le travail en relation avec les étudiants, les enseignants, les personnels administratifs et les différents partenaires, ainsi que le travail en équipe

Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de ses réseaux professionnels.

Qualités d’accueil et de communication, à l’oral comme à l’écrit, en présentiel comme à distance.

Bonne maîtrise de l’environnement numérique et des outils de communication en ligne.

Recueillir, traiter et transmettre les informations utiles, et assurer un reporting régulier auprès de sa hiérarchie.

Utiliser avec aisance les logiciels et applications spécifiques à la gestion de la scolarité.

Organiser et prioriser son activité dans un environnement soumis à des échéances multiples et à des contraintes de calendrier.

Qualités professionnelles

Sens de l’organisation et capacité à prioriser, y compris en période de forte activité.

Réactivité et capacité d’adaptation face aux demandes et aux situations imprévues.

Rigueur, fiabilité et souci de la qualité dans le suivi des dossiers.

Discrétion et respect de la confidentialité, indispensables dans la gestion des informations relatives aux étudiants et aux personnels.

Excellent sens relationnel, avec une capacité à instaurer des échanges professionnels, courtois et constructifs.

Autonomie et esprit d’initiative, dans le respect des procédures et du cadre de fonctionnement du service.

Emploi : ouvert aux agents titulaires de catégorie C + RIFSEEP (3689 euros brut annuel) ouaux agents contractuels (CDD 12 mois )

Recrutement : Dossier (CV et lettre de motivation) + audition

Localisation du poste : Campus de Vannes

Rémunération

grille des agents titulaires de catégorie C + RIFSEEP (de 3689 à 3800 euros brut annuel selon le grade )

ou

grille des agents contractuels de l’UBS de catégorie C (1867 euros brut mensuel)+ régime indemnitaire (145 euros brut mensuel)

Les avantages liés au poste :

· Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental et forfaits et forfait mobilités durables

· Télétravail possible, selon les nécessités et l'organisation du service

· Vous bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés annuels

· Mutuelle employeur

· Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

· Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

Pour candidater

https://univ-ubs.nous-recrutons.fr

L’Université Bretagne Sud a été créée officiellement le 7 février 1995, mais elle s’est construite progressivement par l’ouverture successive de ses deux instituts, 3 facultés, une école d’ingénieur et un IAE avec un rayonnement à l’international reconnu. En 2025, l’établissement va célébrer ses 30 ans.

Université entreprenante et engagée, l’Université Bretagne Sud développe 4 domaines d’excellence dans l’innovation et la recherche: Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, Cyber & Intelligence des données qui répondent aux enjeux de transition environnementale, économique et sociale des territoires. Cette stratégie scientifique est portée par 14 laboratoires de l’Université.

Un environnement de travail qui par sa diversité permet :

d’évoluer dans un contexte de travail innovant et créatif ; et dans un écosystème porteur de valeurs fortes,

de faire partie de collectifs de travail qui contribuent au développement de projets pédagogiques, numériques, de recherche et sociétaux majeurs, et s’y épanouir,

de participer à l’accompagnement des transformations de la société et de relever les défis de demain !