Un Assistant ou une Assistante de DGA Réf. 12157-26 — Région Île-de-France

Employeur de premier plan avec près de 10 000 agents, la Région Île-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

> Définition de la mission

L’assistant ou l’assistante de la Directrice générale adjointe joue un rôle essentiel dans le fonctionnement du pôle : secrétariat, contribution aux activités transversales, interaction avec les autres pôles et les partenaires.

Organiser les agendas de la Directrice générale adjointe (DGA) et de son adjoint

Vous assurez l’organisation et la préparation des réunions internes et externes : planification, coordination logistique et préparation des déplacements.

Vous gérez les déplacements professionnels : planification, réservations et suivi des frais.

Vous préparez les dossiers nécessaires aux réunions et aux déplacements.

Assurer le secrétariat et la coordination administrative

Vous assurez la gestion du courrier, son orientation et son classement, y compris dans le système d’information.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la DGA et de son adjoint.

Vous coordonnez l’activité de secrétariat avec les autres assistantes du pôle et contribuez à la continuité de service des secrétariats.

Vous rédigez et mettez en forme les courriers et documents administratifs.

Vous apportez un appui en matière de secrétariat à la Mission administration, pilotage et projets transverses (MAPPT).

Contribuer aux activités transversales du pôle

Vous exercez les fonctions de référent/référente Tempo.

Vous assurez l’actualisation des contacts de la DGA, notamment ceux des exécutifs des établissements.

Vous programmez et veillez au bon déroulement du parcours d’accueil des nouveaux collègues.

Vous contribuez ponctuellement aux opérations de classement et d’archivage.

En lien avec la MAPPT, vous rédigez et actualisez les processus internes de secrétariat.

Vous assurez la mise à jour de l’organigramme du pôle.

Vous connaissez le fonctionnement de l’administration régionale et maîtrisez les circuits, procédures et outils nécessaires au suivi des activités, notamment les circuits de signature, la gestion du courrier via Elise et le suivi des contacts dans un outil de gestion de la relation (CRM). Vous savez identifier les interlocuteurs pertinents et connaissez les partenaires internes et externes du pôle.

Doté de bonnes capacités rédactionnelles, vous savez produire des écrits clairs, structurés et adaptés à leurs destinataires. Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez les mobiliser pour faciliter le suivi des dossiers et l’organisation quotidienne de l’activité.

Vous savez planifier votre travail et hiérarchiser vos priorités en tenant compte des échéances et des contraintes du service. Capable d’anticiper les besoins, notamment ceux de la direction générale (DG), vous préparez les actions nécessaires au bon déroulement des activités. Vous êtes également force de proposition et savez identifier des pistes d’amélioration des pratiques et des procédures.

À l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés, vous savez coopérer avec des partenaires internes et externes, en prenant en compte leur contexte, leurs attentes et leurs contraintes. Votre sens de l’écoute et votre capacité à travailler en équipe contribuent à la qualité des relations professionnelles.

Enfin, vous faites preuve de réactivité, d’autonomie et de discrétion professionnelle. Fiable et attentif à la confidentialité des informations traitées, vous savez faire preuve de discernement et vous adapter aux situations pour répondre efficacement aux besoins du service.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes :

Plusieurs formules de temps de travail au choix

Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)

Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)

3 restaurants d'entreprise sur site

Salle de sport sur site

Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales :

Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)

Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)

Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)

Un campus des cadres à destination des encadrants

Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents