Un(e) Responsable de l'administration générale (H/F) — Mairie des Houches

Mairie des Houches

Et si votre prochain défi professionnel prenait de la hauteur ?

Au coeur de la vallée de Chamonix-Mont-Blanc, la Mairie des Houches oeuvre chaque jour au service d'un territoire d'exception. A ce titre, elle recrute :

Un(e) Responsable de l'administration générale (H/F)

Cadre d'emplois des Rédacteurs Territoriaux (Catégorie B)

Pourquoi nous rejoindre ?

Travailler aux Houches, c'est bien plus qu'un emploi.

C'est :

• contribuer chaque jour au service des habitants
• évoluer dans une commune dynamique au pied du Mont-Blanc
• intégrer une équipe engagée, solidaire et bienveillante
• participer à des projets concrets qui ont un véritable impact sur le territoire

Ici, votre travail a du sens.

Vos missions ?

Sous l'autorité de la Direction Générale des Services, le/la Responsable de l'administration générale effectuera les missions principales suivantes :

Apporter une assistance directe et polyvalente au pilotage administratif de la collectivité :

• Préparer, instruire et suivre les dossiers administratifs confiés par la Direction générale
• Suivre les échéances, relancer les interlocuteurs et veiller à la circulation de l'information entre la Direction générale, les élus et les services
• Participer à la préparation de réunions de direction ou de coordination, en assurer la prise de notes et le suivi des décisions
• Contribuer à la mise en oeuvre et au suivi des projets transversaux de la collectivité
• Alerter la Direction générale sur les difficultés, risques, urgences ou retards identifiés

Garantir la continuité administrative et managériale en l'absence du ou de la DGS :

• Assurer l'interface avec le Maire, les élus, les responsables de service et les partenaires extérieurs
• Coordonner les affaires courantes et prioriser le traitement des demandes selon leur degré d'urgence
• Veiller à l'exécution des décisions et au respect des orientations arrêtées par l'autorité territoriale et la Direction Générale
• Assurer la continuité des circuits de signature, transmissions et échéances indispensables
• Exercer cette suppléance dans le respect des délégations formalisées, sans préjudice des compétences propres de l'autorité territoriale

Préparer et coordonner l'ensemble des opérations nécessaires à la tenue des scrutins politiques et référendaires :

• Élaborer le planning électoral et assurer une veille sur les instructions applicables à chaque scrutin
• Préparer les bureaux de vote : locaux, matériel, affichage, documents, listes d'émargement et fournitures
• Constituer les équipes des bureaux de vote, organiser les permanences et diffuser les consignes
• Assurer les relations avec les services de l'État et transmettre les informations et résultats dans les délais requis
• Organiser la journée de scrutin, centraliser les résultats et contribuer au traitement des procès-verbaux et documents post-électoraux
• Classer et archiver les pièces électorales et établir les bilans nécessaires

Piloter la préparation et le déroulement de la campagne de recensement en lien avec les partenaires institutionnels :

• Préparer la campagne : calendrier, secteurs, moyens matériels, communication et procédures internes
• Assurer la coordination avec l'INSEE et utiliser les outils mis à disposition pour le suivi de la collecte
• Participer au recrutement des agents recenseurs, organiser leur formation et accompagner leur activité
• Suivre l'avancement de la collecte, contrôler la qualité et l'exhaustivité des données et traiter les situations particulières
• Informer les habitants, répondre aux demandes et veiller au respect de la confidentialité des données

Secrétariat général et affaire municipales :

• Gérer les courriers, courriels, correspondances et circuits de signature ; renseigner, orienter et transmettre les demandes
• Gérer les agendas du Maire et des Adjoints, organiser les rendez-vous, déplacements et réunions, et rappeler les échéances importantes
• Apporter un support administratif au Maire, à la Direction Générale et aux élus
• Préparer, suivre et archiver les dossiers du Conseil municipal : rapports, ordre du jour, convocations, présentations, délibérations et procès-verbaux
• Rédiger les actes administratifs, notamment arrêtés municipaux, décisions et documents connexes ; assurer leur transmission et leur archivage
• Préparer et suivre les commissions de sécurité ; contribuer à la mise à jour du Plan Communal de Sauvegarde et au suivi de l'automate téléphonique
• Gérer les assurances et les dossiers de sinistres de la commune, y compris le suivi de la flotte automobile et du parc immobilier
• Organiser les cérémonies commémoratives et événements protocolaires relevant du secrétariat général
• Assurer la gestion budgétaire du secrétariat général : devis, bons de commande, suivi des engagements, dépenses, factures et prévisions

Quel doit être votre profil ?

• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de rédaction administrative, de classement et d'archivage
• Analyser une demande, hiérarchiser les priorités, anticiper les échéances et rendre compte
• Préparer et sécuriser les actes, dossiers et procédures administratives
• Prendre des notes, synthétiser l'information et produire des documents fiables et directement exploitables
• Utiliser avec aisance les outils bureautiques, tableaux de suivi, logiciels métiers et plateformes dématérialisées

Ce que nous offrons ?

• Cycle de travail sur 35 heures par semaine sur 4 jours
• Rémunération statutaire (en fonction des grilles de la Fonction Publique)
• IFSE (prime mensuelle) immédiate
• Prime mensuelle de résidence de 3%
• CIA (prime annuelle)
• Prime de fin d'année
• CNAS et amicale du personnel (groupements)
• Titres restaurants (sur carte)
• Participation à la prévoyance (contrat groupe)
• Participation à la mutuelle (mutuelles labélisées)
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%

Vos missions ?

Sous l'autorité de la Direction Générale des Services, le/la Responsable de l'administration générale effectuera les missions principales suivantes :

Apporter une assistance directe et polyvalente au pilotage administratif de la collectivité :

• Préparer, instruire et suivre les dossiers administratifs confiés par la Direction générale
• Suivre les échéances, relancer les interlocuteurs et veiller à la circulation de l'information entre la Direction générale, les élus et les services
• Participer à la préparation de réunions de direction ou de coordination, en assurer la prise de notes et le suivi des décisions
• Contribuer à la mise en oeuvre et au suivi des projets transversaux de la collectivité
• Alerter la Direction générale sur les difficultés, risques, urgences ou retards identifiés

Garantir la continuité administrative et managériale en l'absence du ou de la DGS :

• Assurer l'interface avec le Maire, les élus, les responsables de service et les partenaires extérieurs
• Coordonner les affaires courantes et prioriser le traitement des demandes selon leur degré d'urgence
• Veiller à l'exécution des décisions et au respect des orientations arrêtées par l'autorité territoriale et la Direction Générale
• Assurer la continuité des circuits de signature, transmissions et échéances indispensables
• Exercer cette suppléance dans le respect des délégations formalisées, sans préjudice des compétences propres de l'autorité territoriale

Préparer et coordonner l'ensemble des opérations nécessaires à la tenue des scrutins politiques et référendaires :

• Élaborer le planning électoral et assurer une veille sur les instructions applicables à chaque scrutin
• Préparer les bureaux de vote : locaux, matériel, affichage, documents, listes d'émargement et fournitures
• Constituer les équipes des bureaux de vote, organiser les permanences et diffuser les consignes
• Assurer les relations avec les services de l'État et transmettre les informations et résultats dans les délais requis
• Organiser la journée de scrutin, centraliser les résultats et contribuer au traitement des procès-verbaux et documents post-électoraux
• Classer et archiver les pièces électorales et établir les bilans nécessaires

Piloter la préparation et le déroulement de la campagne de recensement en lien avec les partenaires institutionnels :

• Préparer la campagne : calendrier, secteurs, moyens matériels, communication et procédures internes
• Assurer la coordination avec l'INSEE et utiliser les outils mis à disposition pour le suivi de la collecte
• Participer au recrutement des agents recenseurs, organiser leur formation et accompagner leur activité
• Suivre l'avancement de la collecte, contrôler la qualité et l'exhaustivité des données et traiter les situations particulières
• Informer les habitants, répondre aux demandes et veiller au respect de la confidentialité des données

Secrétariat général et affaire municipales :

• Gérer les courriers, courriels, correspondances et circuits de signature ; renseigner, orienter et transmettre les demandes
• Gérer les agendas du Maire et des Adjoints, organiser les rendez-vous, déplacements et réunions, et rappeler les échéances importantes
• Apporter un support administratif au Maire, à la Direction Générale et aux élus
• Préparer, suivre et archiver les dossiers du Conseil municipal : rapports, ordre du jour, convocations, présentations, délibérations et procès-verbaux
• Rédiger les actes administratifs, notamment arrêtés municipaux, décisions et documents connexes ; assurer leur transmission et leur archivage
• Préparer et suivre les commissions de sécurité ; contribuer à la mise à jour du Plan Communal de Sauvegarde et au suivi de l'automate téléphonique
• Gérer les assurances et les dossiers de sinistres de la commune, y compris le suivi de la flotte automobile et du parc immobilier
• Organiser les cérémonies commémoratives et événements protocolaires relevant du secrétariat général
• Assurer la gestion budgétaire du secrétariat général : devis, bons de commande, suivi des engagements, dépenses, factures et prévisions

Ce que nous offrons ?

• Cycle de travail sur 35 heures par semaine sur 4 jours
• Rémunération statutaire (en fonction des grilles de la Fonction Publique)
• IFSE (prime mensuelle) immédiate
• Prime mensuelle de résidence de 3%
• CIA (prime annuelle)
• Prime de fin d'année
• CNAS et amicale du personnel (groupements)
• Titres restaurants (sur carte)
• Participation à la prévoyance (contrat groupe)
• Participation à la mutuelle (mutuelles labélisées)
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%