Assistant administratif - Gestion financière et soutien à l'organisation administrative de la direction — Communauté de communes du Val de Drôme en Biovallee

Au cœur de la Drôme, dans un environnement exceptionnel, la Communauté de communes du Val de Drôme en Biovallée bénéficie d’une situation privilégiée, à proximité de grands axes de communication. Elle regroupe 29 communes et compte 31 969 habitants. L’intercommunalité, c’est près de 45 ans d’actions au service du territoire. Depuis 2018, son siège est installé sur l'Écosite d'Eurre. Le service Petite Enfance se développe depuis 2010.

Mission essentielle de la direction Petite enfance, la gestion administrative et financière de la direction du suivi des dépenses aux recettes, le respect du cadre règlementaire jusqu’à la facilitation de l’organisation administrative de la direction, permet à la Communauté de communes d’apporter un service public de qualité aux familles de son territoire (près de 200 enfants accueillis simultanément et près de 150 demandes de places en crèche par an).

Vous intégrerez une direction Petite enfance qui compte une centaine d’agents répartis dans les 10 Etablissements d’accueil du jeune enfant (3 multi accueil, 6 micro crèches et 1 multi accueil familial), les 4 Relais Petite enfance et les 5 Lieux d’accueil enfants parents pour un budget annuel d’environ 4,2 millions d’euros. Le service administratif au siège de l’intercommunalité est composé de 3 assistantes administratives, 2 responsables de service et 1 directrice.

Cette direction a à cœur de conjuguer les besoins des familles et l’exigence du suivi administratif et réglementaire.

Les effets/résultats attendus du poste sont de soutenir la direction petite enfance dans la gestion financière et comptable mais également dans la gestion administrative générale : relations institutionnelles et organisation de la direction (gestion des agendas, dossiers transversaux spécifiques…)

*Assurer la gestion financière et comptable (30%),

*Assurer la gestion administrative institutionnelle (30%),

*Assurer un soutien administratif à l’organisation de la direction (30%)

*Assurer la continuité du service administratif constitué de 3 personnes (10%)

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion financière et comptable :

*Assurer le suivi budgétaire : préparation et suivi (points réguliers avec la direction, création et utilisation d’outils de suivi à l’échelle de la direction et des structures)

*Assurer le suivi des recettes : demande de subvention et suivi de la demande (transmission des conventions, transmission des bilans…), suivi de la facturation aux familles et des impayés en lien avec l’assistante administrative lien aux familles

*Assurer le suivi des dépenses : engagement comptable en lien avec le service finance et l’assistant administratif en soutien administratif des structures

Assurer la gestion administrative institutionnelle :

*Préparer les assemblées délibérantes de la collectivité : rédaction de délibérations, décisions, enregistrement et archivage

*Assurer les relations contractuelles avec les partenaires institutionnels en lien fort avec les responsables de service et les directeurs structures :

*Département : agrément des structures par la PMI,

*CAF : conventionnement, réalisation des budgets prévisionnels et bilan d’activité, préparation et suivi des contrôles, mise à jour du règlement de fonctionnement

*Etat : déclarations des cuisines satellites, plan de mise en sécurité…

*Assurer un suivi administratif institutionnel et régulier par structure sur site

Assurer un soutien administratif à l’organisation de la direction :

*Gérer des agendas, des RDV de la direction

*Organiser des réunions voire des évènements : dates, salles, participants, convocation, ordre du jour, prise de notes et compte rendu

*Soutien administratif sur des dossiers spécifiques : mise en forme de document, préparation de dossiers

Assurer la continuité du service administratif petite enfance :

*Savoir réaliser les tâches urgentes des collègues du service

*Entraide ponctuelle en fonction des dossiers (journée pédagogique, commission d’attribution…)

*Réalisation de tâches administratives diverses en fonction des besoins généraux de la direction (courrier, compte rendu, organisation de réunion…)

Savoirs :

*Connaissance des procédures comptables et des règles budgétaires publiques bienvenue,

*Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales (instances, procédures administratives…) bienvenue,

*Compétences administratives (tableaux de suivi, rédaction d’actes et de courriers, tenue de fichiers…)

*Connaissance du monde de la petite enfance (modes d’accueil, partenaires, réglementations techniques…) bienvenue.

Savoir-faire (et numériques) :

*Savoir s’organiser en autonomie, gérer les priorités et savoir respecter des délais,

*Capacité rédactionnelle (compte rendu, note)

*Capacité à rechercher des informations/documents,

*Capacité d’alerte et d’anticipation,

*Bonne connaissance de la suite Office, utilisation facile d’Internet et des plateformes professionnelles

Savoirs-être :

*Aptitudes avérées au travail en équipe,

*Goût pour le contact avec le public

*Faire preuve de curiosité et de rigueur.

*Etre force de proposition

*Discrétion indispensable.