Assistant administratif ODP et relation à l'usager (h/f) — Plaine Commune

Le développement du territoire et le bien-être de ses habitants vous tiennent à cœur ? vous souhaitez développer votre expertise sur des projets innovants et porteurs de sens. Intégrer Plaine commune, c’est rejoindre une collectivité « Plaine d’opportunités » ! Plaine Commune est un Établissement public territorial (EPT) et l’un des 12 territoires de la Métropole du Grand Paris depuis 2016, issu d’une longue tradition de coopération intercommunale depuis 1985.

Regroupant 8 villes au nord de Paris, stratégiquement situé en bord de Seine et aux portes nord de Paris, Plaine Commune se déploie sur une surface correspondant à la moitié de celle de Paris, avec une forte activité économique, un réseau de transports dense, une population riche d'une très grande diversité et la plus jeune d’Ile de France.

L’EPT fédère les villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Île-Saint-Denis, , Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse autour d’un projet commun : mettre le développement économique au service du territoire, favoriser un cadre de vie de qualité, s’imposer comme une référence d’engagement collectif pour la transition écologique. Avec plus de 2000 collaborateurs et un budget de plus de 500 millions d’euros,

Plaine Commune est le partenaire des villes au service de plus de 450 000 habitants pour un meilleur cadre de vie. Nos missions couvrent des domaines variés tels que l’aménagement, l’habitat, l’urbanisme réglementaire, l’entretien des espaces publics, la collecte des déchets, les espaces verts, la lecture publique, les équipements aquatiques, la culture et le patrimoine, ou encore le développement économique local.

La direction territoriale Nord a en charge le pilotage de l’entretien, la maintenance des espaces publics sur les activités Espaces verts, Propreté/collecte des déchets et voirie pour les villes de Saint-Denis Nord (Pierrefitte-sur-Seine), Villetaneuse et Epinay-sur-Seine.

Accueil et relation aux usagers

Accueillir, informer et orienter les usagers, partenaires, prestataires et fournisseurs

Gérer les appels téléphoniques et assurer la relève du courrier postal

Orienter et traiter les demandes, réclamations et signalements des usagers

Assurer le suivi des sollicitations dans l’application métier

Apporter une réponse de premier niveau ou orienter vers les interlocuteurs compétents

Gestion administrative des autorisations et arrêtés

Saisir les arrêtés temporaires et permanents de circulation et de stationnement

Établir les arrêtés d’occupation du domaine public, permissions de voirie et avis permis en lien avec les services municipaux

Saisir et suivre les arrêtés relevant des activités espaces verts et propreté

Préparer les parapheurs pour signature et veiller au respect des délais de traitement

Transmettre les documents aux entreprises et organismes concernés

Suivi d’activité et gestion documentaire

Alimenter les bases de données et outils de suivi du service territorial voirie

Mettre à jour les tableaux de bord liés aux activités du service

Scanner, photocopier, assembler et classer les documents administratifs

Assurer l’archivage des dossiers dans le respect des règles de conservation

Rendre compte de l’avancement des dossiers auprès de la hiérarchie

Contribution à la vie du service

Participer aux réunions d’équipe et aux temps de travail organisés par la direction

S’impliquer dans les projets portés par la direction territoriale

Actualiser ses connaissances en participant aux formations métiers

Contribuer à la continuité de l’activité en cas d’absence des collègues

Missions complémentaires

Assurer le suivi administratif des demandes d’accès au plateau piéton

Délivrer les télécommandes associées aux accès autorisés

Suivre les demandes de dérogation

Collaborer avec les interlocuteurs financiers et la trésorerie dans le respect du cadre réglementaire

Niveau de diplôme attendu

• CAP/BEP, idéalement dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative

Expérience souhaitée

• Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire

Savoir-faire

• Connaissance de la réglementation relative aux arrêtés de circulation et à l’occupation du domaine public
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Pack Office)
• Utilisation ou capacité d’apprentissage des logiciels Litteralis et Requea
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des procédures administratives
• Gestion et suivi de dossiers administratifs
• Utilisation d’outils de suivi et de reporting d’activité

Savoir-être

• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Rigueur et précision dans le traitement des dossiers
• Autonomie et capacité à rendre compte
• Goût du travail en équipe
• Adaptabilité face à la diversité des situations
• Sens de l’écoute, du dialogue et de la confidentialité

RECRUTEMENT DANS LE CADRE D'UN RENFORT DE 6 MOIS