Assistante administrative (h/f) — Mairie de Fontenay-sous-Bois

Activités

• Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs (agents de la collectivité, formateurs, directions, partenaires externes..), en face à face, par téléphone et par courriel
• Assurer le suivi administratif et financier des actions de formations proposées (convocations et attestations de stages, établissement des bons de commande…)
• Être un bon appui organisationnel pour la logistique de formation : préparer et organiser les réunions ou formations en intra/inter (courriers, convocations, préparation des dossiers, réservation et équipements de salles, ...)
• Assurer l'ouverture et les fermetures des sessions de formations
• Gérer les plannings des formateurs
• Préparer les documents pédagogiques en liens avec les cours dispensés
• Diffuser l'information relative aux procédures de gestion (inscriptions aux préparations, avis de concours, coordonnées CIG/CNFPT…)
• Prendre en charge, suivre et saisir les inscriptions et les attestations de formations et préparations concours (création de lettre d’information en interne, bulletins d’inscription, vérification des conditions d’accès, suivi sur les supports dédiés IEL, CIRIL RH)
• Assurer la prise en charge des frais de formation et déplacements des agents
• Assurer la gestion administrative et le suivi des démarches réglementaires liées à l'accueil des apprentis au sein de la collectivité
• Classer et archiver des dossiers (e-mail, dossiers numériques, dossiers papiers)
• Concevoir et rédiger des notes et courriers administratifs
• Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
• Suivre et mettre à jour des tableaux de bord, bases de données, les dossiers agents
• Participer à la mise en œuvre du plan de formation

Conditions d’exercice

• 36 h 40 hebdomadaires – 10 JRTT
• Horaires de bureau - amplitude de 8h30 à 18h00

Profil recherché

• CQP Assistant(e) de formation

Connaissances pré-requises

• Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la formation
• Connaissance générale du cadre réglementaire relatif à l'apprentissage dans la fonction publique territoriale
• Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement de la collectivité
• Connaissance des filières, métiers et cadres d’emploi de la fonction publique territoriale
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
• Expression et communication orale et écrite
• Notions de base de la gestion financière et comptable
• Logiciels bureautiques, applicatifs et métiers (Pack office, 6TZEN…)
• Progiciels de gestion CIRIL RH, CIVIL Finances
• Techniques de recherche documentaire
• Procédures administratives du service

Compétences

• Gestion de la formation
• Assurer le suivi administratif des contrats d'apprentissage et des formalités associées
• Appliquer les dispositions réglementaires
• Bonne maîtrise de l’outil informatique et des nouvelles technologies
• Maîtriser les techniques de rédaction administratives
• Capacités de communication que ce soit à l’oral ou à l’écrit
• Qualité d’écoute, discrétion, confidentialité et devoir de réserve

-Capacité d’analyse et de synthèse

• Capacité d’organisation et de gestion du temps, autonomie
• Esprit d’équipe et sens du travail en transversalité
• Sens du relationnel, diplomatie
• Capacité d’adaptation et esprit d’initiative
• Réactivité, disponibilité
• Rigueur et conscience professionnelle

Située dans le Val-de-Marne (94), dotée de deux gares et reliée aux lignes A et E du RER, Fontenay-sous-Bois est limitrophe de Paris, par le bois de Vincennes. Comptant un peu plus de 53 000 habitants, la ville est composée de 13 quartiers, aux morphologies urbaines et sociales très diverses, et compte le premier pôle économique et de transport de l'Est parisien : Val-de-Fontenay.

La ville s'engage pour maintenir et développer la mixité sociale, en cœur de métropole. À travers des services publics innovants, de nombreux équipements culturels et sportifs, Fontenay-sous-Bois tient, depuis près de 60 ans, sa promesse de « ville à vivre ». Elle est forgée par une longue histoire de luttes communes, qui lui ont donné son visage d'aujourd'hui, mais est aussi résolument tournée vers l'avenir, déterminée à prendre sa part des transitions devenues indispensables pour préserver une planète vivable.

Pourquoi nous rejoindre ?

Travailler à Fontenay c'est intégrer la fonction publique au service de la population fontenaysienne. Avec plus de 240 métiers, rejoindre la ville de Fontenay vous permettra d'écrire un nouveau chapitre de votre vie professionnelle où votre action participera d'un certain art de ville où il fait bon vivre.

C'est, au quotidien, dans l'exercice de vos missions, être porteuses et porteurs de l'intérêt général au service d'une ville et de sa population. L'ensemble des métiers qui composent notre collectivité sont essentiels, utiles et nécessaires au quotidien des habitant.e.s et des usager.e.s de la collectivité.

Qui que l'on soit, d'où que l'on vienne, nous ne faisons pas de différences. C'est cela l'efficacité du service public : il est garant de l'égalité de tous les citoyen.ne.s.