Chargé.e d'accueil Résidence Autonomie (17h30/35e) — CCAS de Quiberon

Accueil physique et téléphonique du public (résidents, familles, visiteurs, intervenants, prestataires) :

• Accueillir le public, renseigner, orienter et rassurer
• Identifier, gérer la demande et son degré d’urgence
• Réceptionner, traiter et diffuser des informations
• Être à l’écoute des résidents et signaler toute situation particulière à la responsable de la Résidence

Secrétariat et suivi administratif de la Résidence :

• Gérer le courrier de la résidence et des résidents : enregistrement, distribution, envoi, classement,
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, courriers, notes de suivi
• Contribuer au suivi des dossier administratifs des résidents
• Mettre à jour les tableaux de bord, outils de suivi et documents internes
• Assurer la gestion des stocks de fournitures et autres achats d la résidence (commandes, devis, …)
• Gérer les dossiers des résidents (dossiers papiers et dématérialisés)
• Réaliser des travaux de bureautique
• Organiser le classement et l’archivage des documents
• Accompagner les résidents et/ou les familles dans les démarches administratives

Lien interne et coordination :

• Participer à l’organisation de la vie de la structure
• Relier les demandes des résidents aux équipes internes (animation, soignants, CCAS, …)
• Coordonner les inscriptions aux repas, animations, …
• Assurer une circulation fluide des informations et consignes,
• Signaler tout dysfonctionnement technique ou situation inhabituelle à la responsable ou Direction,
• Veiller au respect des règles d’acueil, de sécurité et de confidentialité,
• Respecter les consignes en cas d’alerte, d’urgence ou d’incident,

Vous assurez les missions annexes suivantes :

• Remplacement ponctuel des agents administratifs en leur absence et en fonction des nécessités de service
• Possibilité de remplacé l’agent comptable en cas d’absence pour gérer les urgences comptables et d’effectuer la facturation des autres services
• Participation ponctuelle à des évènements internes de la structure le week-end ou l’après-midi

Compétences techniques :

• Connaissance des règles de base, du fonctionnement, des dispositifs et acteurs de l’action sociale
• Qualités rédactionnelles et organisationnelles,
• Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle,
• Très bonne maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
• Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, outlook)

Compétences relationnelles :

• Bienveillance, patience et diplomatie,
• Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement d'un public fragilisé
• Capacité à réagir avec pertinence aux situations d’urgence
• Polyvalence, adaptabilité et réactivité

Qualités personnelles :

• Sens du service public,
• Rigueur, disponibilité et prise d’initiative,
• Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte

Profil :

• Niveau Bac à Bac +2 dans l’administration, le secrétariat ou le domaine social souhaité
• Débutant accepté
• Une expérience sur un poste similaire, la connaissance de la comptabilité publique et une formation dans le champ de l’action sociale seraient appréciées