Chargé(e) de projet – Modernisation des procédures administratives et dématérialisation des assemblées — Hérouville-Saint-Clair

Diagnostic et conception du projet

• Réaliser l'état des lieux des pratiques, outils, documents et circuits de validation existants
• Cartographier la chaîne de préparation des assemblées, de l’inscription d'un dossier à l'ordre du jour jusqu'à l'archivage et au suivi de l'exécution des actes
• Identifier les tâches manuelles, les doublons, les points de rupture, les risques juridiques et les besoins des utilisateurs
• Définir la feuille de route, les priorités, le calendrier, les livrables et les indicateurs du projet

Modernisation et dématérialisation des assemblées

• Concevoir un circuit numérique harmonisé pour la transmission, l'instruction et la validation des projets de rapports et de délibérations
• Structurer des modèles sécurisés de rapports, délibérations, décisions, arrêtés, convocations et documents de séance
• Améliorer les outils de suivi de l'ordre du jour, des visas, des échéances, des transmissions et de I'exécution des décisions
• Organiser la gestion documentaire, le classement, la recherche et l'archivage des actes et pièces associés
• Participer au déploiement ou à l'optimisation des logiciels dédiés aux assemblées, de la signature électronique et des espaces collaboratifs
• Proposer une organisation dématérialisée des convocations, dossiers de séance et documents mis à disposition des élus

Extension à d'autres procédures administratives

• Recenser, avec les directions, les procédures transversales susceptibles d'être simplifiées ou dématérialisées
• Prioriser les processus à traiter selon leur fréquence, leurs enjeux, leur niveau de risque et les gains attendus
• Transposer les méthodes développées aux décisions du Maire, arrêtés, conventions, demandes de subventions, circuits de signature et autres procédures retenues par la direction générale
• Élaborer un référentiel partagé, des procédures, rôles, délais, contrôles et modèles documentaires

Conduite du changement et accompagnement des services

• Animer des ateliers de travail associant les services utilisateurs et les fonctions ressources
• Rédiger les procédures, modes opératoires, guides et supports de formation
• Former et accompagner les agents et, le cas échéant, les élus dans l'utilisation des nouveaux outils
• Recueillir les retours d'expérience, traiter les difficultés d'usage et proposer les ajustements nécessaires
• Favoriser une culture commune de la traçabilité, de la qualité documentaire et de la dématérialisation

Pilotage, évaluation et transfert

• Organiser les instances de pilotage et préparer les arbitrages nécessaires
• Suivre les échéances, les risques, les livrables, les coûts éventuels et les dépendances techniques
• Produire des tableaux de bord et des bilans réguliers à destination de la direction générale
• Mesurer les résultats du projet et proposer un plan d'amélioration continue
• Préparer le transfert des outils, procédures et responsabilités vers les services pérennes à l'achèvement du projet

Diplôme requis : Diplôme de niveau bac +2 ou supérieur dans les domaines de I' administration publique, du droit public, de la gestion de projet, de la transformation numérique au domaine équivalent.

Expériences : Expérience souhaitée en collectivité territoriale, en conduite de projet, en gestion des assemblées ou en modernisation de processus administratifs. Une expérience du déploiement d'outils dématérialisés, de gestion électronique des documents ou de signature électronique constitue un atout.

1. Connaissances / savoirs :

• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Assemblées délibérantes et actes administratifs
• Principes de droit public et de contrôle de légalité
• Gestion documentaire, dématérialisation et archivage
• Méthodes de gestion de projet

2. Savoir-faire :

• Analyser et optimiser un processus
• Formaliser une procédure et produire des outils opérationnels
• Animer des réunions et groupes de travail
• Piloter un projet transversal et rendre compte
• Maîtriser des outils bureautiques, collaboratifs et de suivi
• Rédiger avec clarté et sécurité

3. Savoir-être

• Rigueur et ens de l’organisation
• Autonomie et capacité d’initiative
• Pédagogie et aptitude à fédérer
• Sens du service public
• Discrétion professionnelle
• Capacité d’adaptation et approche pragmatique