Gestionnaire administratif et financière — Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

• Saisies des expressions de besoins via Chorus Formulaire et contrôles des BPU/DPGF des CCAP/CCTP
• Saisie et prise en charge des constatations de service fait dans Chorus Formulaire et selon le MP3 (communication avec les entités opérationnelles quotidiennes)
• Accompagnement des fournisseurs dans leurs dépôts de factures et traitement des demandes des services internes
• Restitutions hebdomadaires du suivi des commandes via CHORUS et tableau de bord
• Compléter en lien avec l'ensemble de la section le fichier de restitution
• Relation clients- fournisseurs (réponses aux impayés et aux suivis des SF avec les bureaux idoines)
• Participation au suivi des EJ et optimisation du DGP
• Suivi des marchés en cours d’exécution et renouvellements (abondement, création de ligne de gestion, etc.) via l'outil local de suivi interne

Vos activités secondaires :

• En cas d'absence du chef de section suivre les statistiques hebdomadaires d'activités en relation avec la cheffe de bureau
• En cas d'absence du chef de section, traiter les recyclages d'EJ, les charges et restes à payer en relation avec la cheffe de bureau

Outils:

Applications nationales : Chorus formulaire, Chorus cœur, ORAE

Applications "locales" : GLPI, GEDA

Documents de référence : DGBCP, MP3, chartes programmes 354 et 723 (215 et 348)

Votre environnement professionnel :

Le Service Général du Soutien Opérationnel (SGSO) apporte un soutien en matières d'informatique, de logistique, de maintenance, d'aménagement, de sûreté, de sécurité des sites, de fourniture, de reprographie, d'accueil physique des usagers, d'accueil téléphonique des usagers, de réception et de traitement du courrier et des colis pour tous les services de la Préfecture de Région d’Île-de-France, Préfecture de Paris et pour certains services déconcentrés (DRIAAF, DRIEETS, DRAC) depuis la réforme de l'organisation territoriale de l’État (OTE) et la création du SGAMM élargi en 2021.

Le service est composé de la cheffe de service et de son adjoint réparti sur 4 bureaux : bureau des moyens logistiques (BML), bureau des relations aux usagers (BRU) , bureau des affaires financières (BAF), bureau du soutien de la DRAC (BSD) et le service interministériel départemental des systèmes d'information et de communication (SIDSIC), pour un effectif global de 97 agents.

• Composition et effectifs du service :

Le SGSO est composé de 97 agents

Le BAF est composé de 6 agents

•Liaisons hiérarchiques :

Le chef de section

La cheffe du bureau

La cheffe du SGSO et son adjoint

•Liaisons fonctionnelles :

Autres bureaux du SGSO

SAF

La préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social. Il prépare et signe avec le président du Conseil régional le contrat de projets État-Région, qui fixe les engagements des deux partenaires pour sept ans.

La préfecture veille, sur le département, à l’application des règles de droit, à la réglementation et à la garantie des libertés publiques.

Elle assure l’organisation des élections européennes, nationales et locales, comme des référendi, en liaison avec la mairie de Paris,

Elle est chargée du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire des actes de la ville de Paris et de ses établissements publics,

Elle veille, enfin, à la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelon territorial.

Sont en revanche de la compétence du préfet de Police de Paris : la sécurité des biens et des personnes (police administrative et judiciaire), la sécurité civile (lutte contre l’incendie, organisation des secours,…), ainsi que la délivrance de certains documents administratifs (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, titres de séjour,…)

Pour l’ensemble de ces missions, la préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, s’appuie sur trois entités :

Le Secrétariat général aux politiques publiques (SGAPP) constitue une structure centrale au sein de la préfecture de région Île-de-France. Il incarne la dimension interministérielle de l’action de l’État coordonnant les politiques publiques dans leurs déclinaisons régionales en Île-de-France. En lien avec les directions régionales et les préfectures de département, il agit donc comme un trait d’union entre l’État central, l’échelon déconcentré et les acteurs locaux.

Le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) exerce, sous l’autorité du préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris, anime et coordonne l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région. Il assure la gestion des moyens de la préfecture de région et des directions régionales soutenues, ainsi que l’animation régionale et interministérielle en matière d’achat, d’immobilier et de ressources humaines.

Le Cabinet assure la mise en œuvre des politiques publiques dans le département de Paris, sous réserve des compétences confiées au secrétaire général aux politiques publiques. Il est en outre chargé du pilotage régional du plan d’accueil des migrants. Ses services s’appuient sur les unités départementales des directions régionales et les directions départementales interministérielles.

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