Gestionnaire administratif (h/f) — Mairie de Noisy-le-Grand

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Assistance administrative :

• Rédaction de notes informatives et courrier divers
• Gérer, trier, enregistrer et classer des documents et courrier entrants/sortants
• Gestion de l’information (messagerie du service et appels téléphoniques)
• Effectuer l’accueil physique et téléphonique et orienter les agents en fonction des besoins
• Gestion des demandes diverses des offices et assurer leurs ventilations dans le service
• Participation à la réflexion et à la mise en œuvre de process optimisant l’organisation au sein du service ainsi qu’avec les autres services de la direction
• Réaliser le suivi administratif et l’accueil des nouveaux arrivants
• Gestion des petites fournitures du service et offices
• Gestion et accompagnement des stagiaires administratifs
• Assurer le suivi des formations des agents du service ainsi que le plan pluriannuel
• Organisation des outils communs avec le pôle RH
• Gestion via le logiciel INCOVAR des congés des agents administratifs en mairie et des agents en offices alimentaire

Organisation, Planification et participation aux missions du service :

• Planification, organisation et participation aux réunions internes du service, rédaction des comptes rendus
• Participation aux projets liés aux missions des agents de restauration
• Assurer l’interface entre les offices, les coordinatrices et le pôle RH pour la gestion des personnels
• Gestion des deux bases de données administratives et opérationnelles : planning et affectations

Gestion des archives et suivi des statistiques

• Elaboration et suivi d’outils statistiques
• Classement et archivage des fichiers et documents papiers et numériques en lien avec l’activité du service dans le réseau intranet

Missions spécifiques :

• Suppléance des collègues, en cas d’absence, notamment les coordinatrices sur la gestion et la mobilité des agents des groupes scolaires

Conditions particulières d’exercice :

• Activité liée au calendrier scolaire

Profil et compétences requises :

Connaissances :

• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Cadre réglementaire en matière de législation du travail
• Suivi des procédures internes dans les différents domaines RH

Compétences techniques ou savoir-faire :

• Logiciels de bureautique courants ainsi que ceux spécifiques RH (INCOVAR)
• Appliquer et faire respecter une règle, une procédure, un dispositif avec fermeté et diplomatie
• Concevoir et mettre en œuvre des tableaux de bords de suivi

Aptitudes :

• Aisance orale et rédactionnelle
• Capacité à travailler en équipe
• Faire preuve de rigueur et d’organisation
• Faire preuve de réactivité et d’autonomie
• Sens de l’écoute
• Respecter strictement la confidentialité

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Noisy-le-Grand compte aujourd'hui près de 70 000 habitants répartis dans 17 quartiers historiques. Son vieux centre-ville briard cohabite avec un centre commercial régional et un quartier d'affaires en pleine expansion. Noisy-le-Grand bénéficie d'une situation géographique et d'un cadre de vie privilégiés avec plus de 130 hectares d'espaces verts ouverts au public, auxquels s'ajoutent désormais les 280 hectares du bois Saint Martin acquis par la Ville et la Région Île-de-France en décembre 2020.

Délimitée au nord par la Marne et au sud par le bois Saint-Martin, la ville est située aux portes de Paris, à 20 minutes du centre de la capitale en RER A ou E. Troisième pôle d'affaires de la région Île-de-France, Noisy-le-Grand compte environ 4 000 entreprises, dont près de 600 commerces de détail. Les sièges de plusieurs entreprises internationales y sont implantés.

Noisy-le-Grand offre des parcours scolaires riches et variés grâce, notamment, à son collège et à son lycée international et à sa proximité avec l'université Gustave Eiffel (anciennement Paris Est Marne-la-Vallée).