Gestionnaire administratif Paie (h/f) — Mairie du Tampon

• Activités et tâches :

° Gestion administrative :

• Gérer le traitement et suivi administratif en lien avec le chef de service
• Collaborer avec le chef de service sur les coûts salariaux pour les bilans de divers services
• Gérer et suivre les dossiers ASP pour la perception des aides de l'Etat
• Faire les cotations IFSE et les simulations salariales
• Faire les saisies des évaluations pour l'élaboration du CIA
• Gérer les entrées des agents (faire les attestations de salaire provisoire...)
• Gérer les sorties des agents (faire les AEPF, les certificats de fin de contrat, les attestations de cession de paiement...)
• Renseigner les agents et les services
• Préparer les documents de fin de contrat
• Faire le déclaration et suivi des arrêts accidents de travail des agents de droit privé auprès des caisses de sécurité sociale et sur net-entreprise
• Collaborer avec les gestionnaires de paie pour le rattachement des pièces administratives sur le logiciel RH (arrêtés, contrats, RIB...)
• Retransmettre au service de gestion comptable les avis à tiers détenteur
• Traiter les modifications et/ou refus sur digiposte
• Aider les gestionnaires de paie sur la saisie des dossiers (Centres de loisirs, écoles, recensement...)

° Gestion des dossiers du personnel (Assistanat en ressources humaines) :

• Élaborer et tenir à jour les tableaux de bord pour le suivi du personnel

° Traitement des dossiers et saisie de documents :

• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs
• Tenir à jour les documents et déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Enregistrer ou saisir des données informatiques

° Accueil physique et téléphonique du public :

• Accueillir, filtrer et orienter les demandes
• Contacter les élus pour la mise en signature des documents
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser les informations
• Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :

• Réceptionner, enregistrer, vérifier et mettre à jour les dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Utiliser des logiciels et des progiciels
• Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
• Relations avec les différents services des ressources humaines
• Interface auprès du personnel
• Accueil des administrés
• Relations régulières avec les autres services
• Relations avec les organismes extérieurs (Comptable public, CGSS, IRCANTEC, CNRACL, CDC, FRANCE TRAVAIL, MUTUELLES, ASP...)
• Quotité de travail : Temps complet
• Conditions de travail particulières :
• Travail sur double écran
• Horaires réguliers avec amplitude variable selon les urgences
• Respect impératif des délais
• Sujétions particulières liées au poste :
• Travail continu sur écran
• Risque d'agression du public

• Savoirs socioprofessionnels :
• Connaissances approfondies du statut de la fonction publique territoriale
• Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc...)
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire
• Fichier du personnel et outils de gestion RH
• Notions fondamentales en GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, compétences)
• Ressources documentaires en ressources humaines
• Savoirs :
• Communication orale et écrite
• Cadre réglementaire des retraites et organismes intervenants (CGSS, IRCANTEC, CNRACL, FRANCE TRAVAIL...)
• Savoirs faire :
• S'organiser en fonction des priorités
• Respecter les délais
• Savoirs-être :
• Rigueur, méthode
• Organisation
• Discrétion, confidentialité
• Qualités relationnelles
• Solidarité, esprit d'équipe
• Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Expérience intermédiaire
• Technicité/expertise requise par le poste : Expertise et technicité intermédiaire