Gestionnaire courrier - accueil polyvalent (H/F) — Sgami Ouest

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Dans le cadre de vos missions, vous intervenez au sein de la section « accueil – courrier et logistique » du bureau des affaires intérieures rattaché à la direction de la stratégie et du pilotage. Vous évoluez au sein d’une équipe dédiée au soutien de proximité aux agents (courrier, accueil, archivage, logistique interne, services à l'usager), selon un planning hebdomadaire.

Vos missions s’articulent autour des axes suivants :

1 - En tant que gestionnaire courrier (40%) :

• Réception et tri du courrier entrant,
• Orientation vers les services de destination, soit de manière physique (vaguemestre) ou numérisée (déploiement en cours d’un logiciel de gestion électronique de courrier : indexation des courriers, suivi des circuits de traitement, contrôle de bon adressage, classement)
• Gestion du courrier sortant et petits colis : préparation et contrôle, expédition et archivage, logistique
• Acheminement de courriers et parapheurs entre sites rennais,
• Suivi, traçabilité et reporting de l’activité

2 – En tant que gestionnaire accueil (30%) :

• Accueil physique des visiteurs au site de la Pilate
• Accueil téléphonique et orientation des appels
• Participation à l'amélioration des conditions d'accueil
• contribution aux enjeux de sécurité (signalement de toute situation anormale au responsable hiérarchique et agents chargés de la sécurité)

3 – Au titre de l’archivage (10%) : suivi des bordereaux de destruction et de versement adressés aux Archives départementales (actualiser le tableau de suivi interne de traitement, relance), traitement des demandes de désarchivages de dossiers depuis les salles de pré-archivage (suivi, réintégration), organisation des transferts de dossiers (palettisation, traçabilité des bordereaux)

4 – Au titre de la logistique interne (10%) : appui aux missions liées à la commande, livraisons et manutention de fournitures, matériels et mobiliers sur les trois sites rennais.

5 – Au titre du service à l’usager (10%) : appui aux missions de service aux agents (gestion du parc de vélos électriques, préparation des salles de réunions et prestations associées, prestations liées aux restaurants interadministratifs, contribution à des petites opérations de reprographie)

Connaissances techniques

Avoir des connaissances en informatique - niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

Savoir appliquer la réglementation - niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau expert - requis

Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer - niveau maîtrise - requis

Vos perspectives : Évolution en interne au sein des services de la Préfecture de zone SGAMI Ouest

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le bureau des affaires intérieures est chargé de concevoir, piloter et coordonner les actions liées au fonctionnement des sites relevant du SGAMI Ouest. Il comprend quatre sections : accueil, courrier et logistique - budget - déplacements temporaires - sécurité, prévention et archivage.

Composition et effectifs du service

Le service comprend 18 agents affectés à Saint-Jacques de la Lande (35) : 1 cadre A, 3 cadres B, 11 cadres C, 2 contractuels

Liaisons hiérarchiques

La cheffe de section (N+1)

Le chef du bureau des affaires intérieures (N+2)

Liaisons fonctionnelles

• Les directions de la préfecture de zone SGAMI Ouest
• Les agents de la préfecture de zone SGAMI Ouest

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

De part vos missions, vous contribuez à l'image et à la qualité de service de la Préfecture de zone SGAMI Ouest.

Dôté(e) d’une aisance relationnelle et d’un sens aigu de l’accueil, vous maîtrisez les outils bureautiques (Libre Office, messagerie électronique, logiciels de gestion du courrier). Organisé(e), rigoureux(se), polyvalent(e), vous avez une capacité à travailler en équipe, à gérer les priorités et à faire preuve d’initiative. Vous disposez impérativement du permis B afin d’assurer la distribution du courrier sur les sites de la plaque rennaise.

Ce poste entraîne le port de charges

il n’est pas éligible au télétravail et au travail à distance.

Participation employeur à la mutuelle

27 CA et 16 ARTT

Amicale de la structure (ouvert à tous moyennant une participation annuelle, elle offre des avantages pour les vacances, des activités sportives, culturelles ... ).

8 minutes à pied de la ligne B du métro.

Qui contacter ?

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Fichiers_2025/Mobilit%C3%A9/Annexe%203%20-%20formulaire_Mobilit%C3%A9_DGAFP.pdf

Localisation administrative et géographique / Affectation :

• localisation : SGAMI Ouest - DSP 28 Rue de la Pilate - CS 40725 - 35207 Rennes Cedex 2
• affectation : SGAMI OUEST – DSP – Bureau des affaires intérieures - 28 Rue de la Pilate - CS 40725 - 35207 Rennes Cedex 2

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPUSA001

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 : 50 %

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) : FPLOG003

Temps de travail sur emploi-type 2 : 40 %

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

• « Les candidats pourront être soumis à une enquête administrative de sécurité sur le fondement de l’article L. 114-1 du code de la sécurité intérieure »