Gestionnaire du bureau de la scolarité — Université de Valenciennes

Mission principale :

Le gestionnaire de scolarité réalise les actes de gestion principalement à l’aide du logiciel PEGASE, logiciel de gestion centralisée des cursus des étudiants et notamment les inscriptions administratives, dans le respect de la règlementation en vigueur et en application des procédures de l’établissement, sous l’autorité de la cheffe de bureau de scolarité

Missions ou activités spécifiques liées au poste :

• Informe et conseille les étudiants en vue de leur inscription administrative
• Répondre à l’assistance en ligne (courriel/chatbot)
• Accueillir et informer au guichet et au téléphone…
• Gère les actes liés à la scolarité
• Editer les attestations de réussite
• Editer les diplômes
• Editer les certificats de scolarité
• Gérer les dérogations (cycle licence)
• Editer les Cartes Multi-Services
• Informer sur les candidatures
• Corriger en masse les incohérences dans l’outil PEGASE (inscriptions et/ou résultats)
• Contrôle les documents administratifs propres à la scolarité
• Vérifier les Procès-Verbaux justifiant l’édition des diplômes
• Vérifier les éléments constitutifs de l'inscription administrative
• Participe au paramétrage du logiciel de gestion de la scolarité PEGASE
• Les Pièces Justificatives nécessaires à l'inscription
• Les montants de droits d'inscription et les motifs d'exonération
• Les calendriers
• L'offre de formation
• Le maquettage des diplômes

Compétences et connaissances requises :

• Formation et/ou expérience professionnelle dans le domaine administratif
• Connaissances de l’environnement et du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur
• Aisance dans l’utilisation des outils de bureautique et de communication numérique (traitement de texte, tableur, courriel, diaporama ...)
• Savoir accueillir, conseiller et orienter les usagers (étudiants, stagiaires de la formation continue, apprentis, apprenants étrangers)
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Être capable de respecter des consignes, d'appliquer des procédures

Compétences comportementales :

• Sens du relationnel, de la diplomatie et de la pédagogie
• Sens de l’organisation et réactivité
• Appétence au travail en équipe
• Discrétion, neutralité
• Autonomie dans le travail Ponctuel
• Etre volontaire
• Capacité d'adaptation
• Fiabilité, vigilance, capacité d'attention

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 15 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de deux établissements composants : l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF) et l'Ecole Supérieure d'Art et de Communication de Cambrai (ESAC)) ainsi que trois composantes de formations : l’Institut Universitaire de Technologie (IUT), l’Institut Sociétés et Humanités (ISH), l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S).

La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.

Dans le cadre de sa politique de d’égalité, de diversité et d’inclusion, l’UPHF et l'INSA accueillent toutes les candidatures sans discrimination.

Le Pôle Formation et Vie Étudiante accompagne les étudiants et les composantes de l’Université dans la mise en œuvre et le suivi des formations, ainsi que dans l’ensemble des démarches liées à la vie universitaire.

Il assure un rôle d’appui et de coordination auprès des composantes de formation et contribue au bon déroulement du parcours administratif et pédagogique des étudiants, de leur inscription jusqu’à la délivrance de leur diplôme.

Le Pôle intervient notamment dans les domaines de la scolarité, de la gestion des formations, du suivi des étudiants, des examens et de la délivrance des diplômes. Il veille également à l’application des règles et procédures relatives à la scolarité et à la réglementation de l’enseignement supérieur.

Présentation du Bureau de la scolarité

Au sein du Pôle Formation et Vie Étudiante, le Bureau de la scolarité assure la gestion administrative et le suivi des dossiers des étudiants tout au long de leur parcours universitaire.

Il constitue un interlocuteur privilégié des étudiants, enseignants et responsables de formation et contribue au bon fonctionnement administratif des formations.