Gestionnaire Paie et Déclarations Sociales (h/f) — CCAS de Toulon

Présentation du CCAS

Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) de TOULON est un établissement public administratif qui met en œuvre la politique sociale communale en organisant des actions de solidarité dans la lutte contre l’exclusion et dans l’accompagnement des personnes âgées ou en situation de handicap. Il dispose de trois Directions encadrées par une Direction Générale : Direction de l’Autonomie, Direction de l’Inclusion et de la Solidarité, Direction des Ressources Moyens Généraux.

Présentation de la Direction des Ressources et moyens généraux

La Direction des Ressources et moyens généraux regroupe le Service des Finances, le Service des Ressources humaines et le Service des Marchés publics. Elle anime, pilote et coordonne les trois services qui lui sont rattachés afin de faciliter le bon déroulement des opérations qui permettent le fonctionnement de tous les services et établissements du CCAS.

Présentation du Service des Ressources Humaines

Le service des Ressources Humaines met en œuvre la politique de gestion des ressources humaines définie par l’Autorité Territoriale. Il assure la gestion des carrières, le suivi des diverses absences et les remplacements des agents des différentes filières du CCAS. Il accompagne les agents dans leur démarche de formation, élabore leur rémunération et prépare leur départ en retraite. Le service des Ressources Humaines est placé sous la responsabilité d’un(e) responsable de service.

Il est organisé en deux pôles : le pôle carrière et le Pôle Paie et Retraite.

Chaque pôle est encadré par un(e) responsable de Pôle, chacun supervisant une équipe composée de 4 agents.

Sous la responsabilité du responsable du Pôle Paie-Retraite, le/la gestionnaire Paie et Déclarations Sociales assure, en mode RH intégrées, la gestion administrative et technique des rémunérations, des déclarations sociales, et des simulations salariales dans le respect des obligations légales et des échéances règlementaires.

Missions Principales

1. Gestion de la paie des agents :

• Procédure d’ouverture de paye avec importation des taux de prélèvements à la source (impôts)
• Collecte et vérification des éléments variables de paie transmis par les différents services
• Vérification des arrêtés pour les agents stagiaires et titulaires pour modification éventuelles des éléments de paye (primes, temps partiel thérapeutique, taux d’emploi, et changement de situation de carrière…)
• Saisie des contrats de travail des agents contractuels sur un tableau Excel et sur le logiciel paye
• Gestion des compléments de rémunération et saisie sur le logiciel paye (heures supplémentaires, primes, prime SEGUR, indemnités spécifiques) pour tous les agents
• Prise en compte des absences pour maladie, congés spécifiques ou accidents de travail dans la paie
• Coordination avec le gestionnaire absentéisme pour garantir l’exactitude des données
• Calcul global de la paye, en respectant les échéances et la réglementation en vigueur avec :
• Vérification des heures exonérées de charges patronales vieillesse (CNRACL)
• Vérification du nombre d’agents par budgets
• Vérification de toutes les variables de paye
• Mise en œuvre de l’interface budgétaire afin de pouvoir effectuer le mandatement de la paye par le service de Pilotage budgétaire, dialogue de gestion et suivi de la masse salariale
• Mise en œuvre de l’interface Hopayra pour le virement des salaires sur le site de la DGFIP
• Déclaration des cotisations sur tous les sites respectifs (CNRACL, RAFP, IRCANTEC, PREFON, ATIACL)
• Déclaration auprès des mutuelles santé et prévoyance
• Déclaration à l’ASP
• Gestion des remboursements des agents en détachement (courrier et certificat administratif)
• Gestion des remboursements suite à régularisation paye (courrier et certificat administratif)
• Suivi des remboursements d’indemnités journalières en lien avec l’assurance maladie

2. Déclarations Sociales Nominatives (DSN) :

• Préparation et transmission des DSN mensuelles aux organismes compétents
• Identification et correction des anomalies signalées par les retours DSN
• Coordination avec les organismes sociaux pour s’assurer de la conformité des données déclarées
• Mise à jour régulière des pratiques selon les évolutions réglementaires en matière de déclarations sociales

3. Simulations salariales :

• Réalisation de simulations de rémunération dans le cadre des recrutements ou évolutions professionnelles des agents
• Calcul des incidences salariales liées aux promotions, changements d’échelon, ou modifications des temps de travail
• Transmission des résultats aux services concernés et accompagnement dans leur interprétation

4. Appui à la gestion budgétaire et analyse des données RH :

• Participation à l’élaboration des prévisions budgétaires liées aux dépenses de personnel, retraites, prévoyance
• Calcul prévisionnel des différents évolutions réglementaires (incidence de l’augmentation du point d’indice, mise en œuvre du régime indemnitaire ….)

Missions transversales : Socle commun du pôle Paie et Retraite

5. Cartes-restaurant :

• Gestion administrative des cartes-restaurant pour les agents (calcul du nombre octroyé en fonction des absences maladies, suivi, contrôle)
• Participation à l’élaboration du cahier des charges pour le renouvellement du marché Cartes-restaurant et relation avec la société attributaire du marché en cours

6. Attestations Pôle Emploi :

• Saisie des informations sur le site après vérification des informations et transmission des attestations aux agents concernés
• Etablissements des certificats de travail

7. Bons d’engagement :

• Préparation et suivi des bons d’engagement en conformité avec les règles comptables
• Relation avec les différents partenaires – gestionnaires du service RH et les agents comptables du service Pilotage Budgétaire, Dialogue de Gestion, Suivi de la Masse Salariale

8. Appui aux projets transversaux RH :

• Participation à des projets d’optimisation des processus RH (dématérialisation, amélioration des outils de gestion)
• Contribution à la mise en œuvre d’actions de communication interne sur les dispositifs de retraite et prévoyance
• Aide ponctuelle sur les dossiers communs du service RH (carrières, absentéisme, etc.)

Lignes hiérarchiques et fonctionnelles

 Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable du pôle Paie-Retraite

 Sous l’autorité du responsable du service RH

 Entretient des relations fonctionnelles avec les autres services du CCAS

Formation et expérience

 Emploi accessible avec expérience confirmée dans poste similaire

 Niveau BAC minimum exigé

Connaissances théoriques

 Connaissance du statut de la fonction publique territoriale

 Maîtrise de la réglementation applicable à la paie et aux déclarations sociales dans la fonction publique territoriale.

 Connaissance des obligations liées aux cotisations sociales (CNRACL, IRCANTEC, URSSAF).

 Notions de gestion budgétaire et d’analyse des données RH.

Compétences techniques de base

 Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels de paie (CIRIL RH ou équivalent).

 Capacité à analyser et corriger les données chiffrées en cas d’anomalies.

 Organisation rigoureuse pour garantir le respect des échéances légales.

Savoir-faire

 Capacité à assurer un traitement rigoureux des données paie et sociales

 Détecter et corriger les anomalies dans les processus paie ou déclaratifs

 Savoir définir les priorités

 Savoir respecter les délais

 Avoir l’esprit d’équipe afin de partager les difficultés rencontrées sur un dossier.

 Savoir faire remonter les informations à sa hiérarchie

Savoir être

 Avoir le sens du service public et du travail en équipe

 Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées

 Disposer de réelles qualités relationnelles et faire preuve d’empathie envers les agents

 Être capable de s’adapter à des interlocuteurs variés

Contraintes du poste

 Nécessité d’actualiser régulièrement les connaissances

 Respect impératif du cadre juridique et des délais

 Disponibilité, prévision annuelle des absences programmables

 Poste compatible avec du télétravail