Responsable du pôle budget — GCLH - Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur

Il assure également la coordination des marchés de fournitures et de services ainsi qu’un rôle de conseil sur les marchés de travaux et prestations afférentes. En charge de la veille juridique dans ce domaine, il met en œuvre la politique des achats de l’institution.

Sous l’autorité de la cheffe du bureau du budget et de l’achat public, le titulaire du poste est chargé des activités principales suivantes :

• Coordonner les activités des deux gestionnaires budgétaires
• Contrôler la bonne application de la réglementation comptable et financière ainsi que celle de la commande publique
• Procéder aux opérations d’engagement, liquidation, mandatement et assurer le pilotage de proximité du bon avancement de la chaîne de la dépense au sein du pôle budget
• Elaborer des tableaux de suivi financier relatifs aux dépenses et aux recettes
• Emettre les titres de recettes de la grande chancellerie
• Assurer éventuellement la fonction de régisseur d’avances pour la régie de l’administration centrale
• Classer et archiver numériquement les pièces et justificatifs d’opérations budgétaires
• Coordonner la gestion financière des élèves des maisons d’éducation en lien avec les familles : définition du taux de pension et contrôle de la facturation
• Suivi de dépenses spécifiques (frais de mission, voyages scolaires, frais de réception, suivi des dépenses sur collections, etc.), voire du contrôle des écritures en lien avec la cheffe de bureau
• Etablir les factures relatives aux privatisations (location d’espaces du Palais de la Légion d’honneur et du Musée à des sociétés ou des particuliers)

Il assure également les activités associées suivantes :

• Participer à la préparation et au suivi budgétaire : budget initial, virements budgétaires, reporting et analyse des dépenses
• S’informer, suivre et consigner l’évolution de la réglementation et les procédures en matière budgétaire
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures aux services prescripteurs et aux fournisseurs
• Participer à la mise en place du contrôle interne financier
• Prépare les divers reporting demandés par la direction des services administratifs et financiers des services du Premier Ministre et des réponses aux questions parlementaires

Connaissances :

Règles de la gestion budgétaire et comptable publique : réglementation, procédures comptables, chaîne de la recette et de la dépense

Règles de la commande publique

Systèmes d’information (ELAP, Chorus et autres)

Savoir-être :

Être pédagogue et bienveillant

Faire preuve de capacités d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode

Être réactif aux sollicitations des services prescripteurs, de la direction, de l’agence comptable

Faire preuve de motivation, de sens du travail en équipe et de disponibilité

Faire preuve de réserve et de confidentialité

Faire preuve d’aisance relationnelle, capacité à développer des collaborations

Savoir-faire :

Appliquer les procédures spécifiques à l’un ou les domaines suivants : budget, recettes, dépenses, contrats, marchés publics, inventaires, …

Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations

Utiliser les fonctionnalités d’un tableur (Excel)

Utiliser les outils informatiques appliquées à la gestion budgétaire et comptable

Mette en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations budgétaires et comptables

Communiquer oralement et par écrit avec les responsables des services prescripteurs, la direction et les fournisseurs

Coordonner les activités d’une petite équipe

Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations

Rendre compte de son activité

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Chargé de la gestion financière et budgétaire ou de la commande publique

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formations aux outils informatiques de gestion budgétaire et comptable et de gestion financière des élèves

Perspectives d’évolution professionnelle

Les compétences mises en œuvre permettent d’évoluer vers d’autres emplois relatifs à la gestion de budgets spécifiques. Des évolutions peuvent être envisagées vers des missions plus juridiques (commande publique). Les acquis peuvent être utilisés dans le cadre de préparation à des concours de catégorie A.

Institution d’État, la grande chancellerie de la Légion d’honneur a pour vocation l’administration des décorations nationales, au premier rang desquelles la Légion d’honneur. Elle assure également la direction et la gestion de deux établissements d’enseignement public, les maisons d’éducation de la Légion d’honneur, et du musée de la Légion d’honneur et des ordres de chevalerie.

Cet ensemble original d’activités reliées par l’histoire est dirigé par le grand chancelier de la Légion d’honneur et emploie près de 400 personnes pour remplir les missions de service public qu’il recouvre.

Les services sont répartis sur trois sites :

A Paris, au siège de l’institution, pour l’ensemble des services de l’administration centrale ainsi que ceux du musée de la Légion d’honneur (1, rue de Solférino- Paris 7ème).

En région parisienne, à Saint-Germain-en-Laye et à Saint-Denis, pour les services administratifs, d’encadrement et d’enseignement des maisons d’éducation qui comptent chacune 500 élèves internes.

Le bureau du budget et de l’achat public assure la constitution et le pilotage du budget de l’ordre de la Légion d’honneur ainsi que le suivi de son exécution. Il est en charge du dialogue de gestion avec les services du Premier ministre et le ministère chargé des finances publiques. Il prépare, en particulier le projet annuel de performances (PAP) et le rapport annuel de performances (RAP), en lien avec les autres bureaux de la grande chancellerie de la Légion d’honneur.

Il met en place les crédits de la dotation allouée à l’ordre de la Légion d’honneur et est chargé de l’engagement, de la constatation, de la liquidation et de l’ordonnancement des dépenses et des recettes. Il est chargé de la passation et de la gestion des achats de fournitures et services, des stocks, des inventaires et des frais de déplacement des personnels pour tous les services gestionnaires. Chaque année, il détermine les prix de pension et de trousseau et affecte un taux de pension par élève qu’il les notifie aux familles et aux maisons d’éducation.

Il contrôle la facturation établie par les maisons d’éducation et veille à la commande des médailles remises aux élèves en fin de cycle du secondaire.

Il assure le traitement des questions parlementaires, prépare les réponses aux questions et audits de la Cour des comptes.