Responsable du service affaires generales (h/f) — Mairie de Chennevières-sur-Marne

Affaires Générales - Etat Civil/Elections/Recensement de la population /Cimetière

POSITIONNEMENT

Responsable du service sous l’autorité directe du secrétaire général – direction générale

CADRE STATUTAIRE

Catégorie B ou C - Filière Administrative - Rédacteur territorial ou Adjoint administratif territorial

RELATIONS FONCTIONNELLES

Relations avec la Maire et les élus

Relations directes avec la population

Relations avec différents organismes (préfecture, INSEE, tribunaux, et partenaires extérieurs).

Echanges avec les homologues des autres communes,

Référent auprès du Procureur de la République

Relations avec les autres services municipaux (notamment services techniques, accueil, communication).

CONDITIONS D’EXERCICE

Travaille en bureau individuel, déplacements éventuels

Horaires réguliers avec amplitude variable liée à la participation à des réunions avec les élus et l’organisation de commissions

Permanences occasionnelles pour les mariages le samedi après-midi

MOYENS TECHNIQUES

Technologies de l’information et de la communication : téléphone – téléphone portable de service – Matériel bureautique –

Logiciels "Siècle" pour l’Etat-Civil - "Ciril" pour les Elections, liste non exhaustive

Utilisation d’un véhicule municipal

Organise et encadre le service affaires générales regroupant les services :

• Etat-Civil,
• Elections,
• Recensement de la population,
• Gestion du cimetière

Optimise et développe les activités de la collectivité dans ces domaines d’intervention.

Gestion administrative et budgétaire des activités du service Affaires générales

• Organisation de l’accueil et de l’information du public
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
• Organisation du recensement de la population
• Gestion du cimetière (administrative, inventaire des reprises de concession, suivi des opérations funéraires, des opérations de travaux, hormis gros travaux et espaces verts.)
• Animation et pilotage des équipes
• Veille règlementaire et juridique
• Officier d’Etat-Civil par délégation
• Organisation et tenue des entretiens préalables pour le mariage d’un Français avec un Étranger
• Régisseur titulaire de la régie cimetière

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Activités à titre exceptionnel

Accueil du Public et téléphonique pour certaines démarches administratives du service des Affaires Générales :

• Délivrance au guichet ou par courrier des actes d’état-civil (naissance, mariage, décès)
• Délivrance des certificats divers (vie, concubinage, changement d’adresse, d’hérédité, attestations d’accueil)
• Légalisation de signature
• Certification conforme de documents pour l’étranger
• Délivrance de tous les documents, autorisations, achat de concession pour un décès
• Instruction et enregistrement des dossiers de Cartes Nationale d’Identité
• Délivrance des autorisations de sortie de territoire pour les mineurs
• Inscriptions sur les listes électorales