Un assistant administratif spécialisé (H/F) — Conseil départemental de l'Essonne

Le Département de l’Essonne recrute pour sa direction de l’Insertion et de l’Accompagnement Social (DIAS) :

Un assistant administratif spécialisé (H/F)

Pôle accueil accompagnement inclusion – Les Ulis

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?

Le Département de l’Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».

Au service d’1,3 millions d’habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.

Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture… votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l’Essonne c’est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l’âme d’un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

La direction de l’insertion et de l’accompagnement social (DIAS) assure la conception, le pilotage et la mise en œuvre de la politique d'insertion et d’action sociale départementale et a pour mission d'aider les personnes en difficulté à retrouver ou développer leur autonomie de vie.

L’assistant administratif spécialisé recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Il suit et gère les dossiers administratifs les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers, des élus et partenaires extérieurs.

Pour compléter son équipe, le pôle recherche un assistant administratif spécialisé. A ce titre, vos activités seront les suivantes :

Planification et suivi :

• Gérer les agendas du supérieur hiérarchique et/ou de l'équipe
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions, des commissions, des missions
• Recenser et gérer les besoins logistiques (fournitures, personnels, photocopieurs…)
• Contrôler le respect des échéances et des normes réglementaires

Traitement des dossiers et saisie de documents :

• Rédiger et mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs (notes synthétiques, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et commissions, arrêtés)
• Gestion de la boite mail
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
• Classement et archivage de documents

Accueil physique et téléphonique du public :

• Recevoir et orienter les demandes
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations

Profil recherché :

Issu d’une formation bac +2 en administratif/secrétariat, vous disposez d’une première expérience réussie dans un poste similaire.

Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et services territoriaux.

Vous disposez d’une facilité de rédaction (orthographe et syntaxe) et maitrisez des techniques de secrétariat et des outils bureautique, notamment Word et Excel.

Rigueur, sens de l’organisation

Bon relationnel, aptitude à travailler en équipe

Aisance à l’oral, autonome et prise d’initiative

Discrétion professionnelle, neutralité et respect de la confidentialité

Enfin, vous avez une capacité à vous adapter au public : faire preuve d’écoute, d’empathie et de respect.

Conditions d’exercice :

• Travail en bureau sur poste informatique
• Respect de la confidentialité envers tout le public
• Remplacement possible en lien avec les professionnels des autres pôles de la DIAS

Poste basé aux Ulis, à pourvoir dès que possible sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux (catégorie B, filière administrative) ou contractuel (CDD 1 an renouvelable)

39 heures par semaine, 50 jours de congés (Congés annuels + RTT)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance.

Prestations sociales du CNAS

Tickets restaurant

Participation 75% du titre Navigo

CET

Accès facilité à la formation