Assistant de direction - coordination et pilotage — Direction du Numérique

En binôme avec une autre assistante de direction, vous assurez cinq missions complémentaires :

1/ Assurer un appui exécutif de haut niveau à la direction et aux membres du COMEX (12 personnes)

Vous accompagnez la direction et les membres du COMEX dans leur fonctionnement quotidien :

Préparer les dossiers, notes, courriers et présentations nécessaires aux réunions et instances de gouvernance

Coordonner les agendas, réunions, déplacements et événements institutionnels

Assurer le suivi des courriers, parapheurs électroniques et circuits de validation

Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes de la direction

Organiser, classer et mettre à disposition la documentation utile à la continuité d’activité

2/ Organiser l’anticipation et sécuriser l’activité de la direction

Au-delà de la gestion quotidienne, vous exercez un véritable rôle de planification et d’anticipation :

Détecter les risques de conflits d’agenda, de calendrier ou de disponibilité et anticiper les conditions de participation aux réunions

Préparer en amont les échéances sensibles et les événements structurants

Coordonner la mobilisation des acteurs concernés afin de réunir les informations nécessaires à la prise de décision

Veiller à ce que chaque rendez-vous, réunion ou déplacement soit préparé et sécurisé

3/ Coordonner et piloter les échéances collectives

Vous assurez le suivi transversal de nombreuses sollicitations adressées à la DNUM :

Assurer le suivi des demandes du Secrétariat général, des inspections, des juridictions, du Parlement et des autorités administratives indépendantes

Planifier les contributions attendues, assurer les relances et suivre leur avancement

Identifier et signaler les risques de retard ou de blocage

Élaborer et actualiser des tableaux de suivi permettant à la direction de disposer d’une visibilité sur l’avancement des travaux

4/ Concevoir et améliorer les processus de fonctionnement

Disposant d’une vision transverse de l’activité, vous contribuez activement à l’amélioration continue de l’organisation :

Formaliser et documenter les procédures de fonctionnement du cabinet et harmoniser les pratiques du binôme d’assistance

Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à fluidifier les échanges, à sécuriser les activités et à faciliter le fonctionnement collectif

Contribuer à la continuité de service et à la capitalisation des connaissances

5/ Mettre le numérique au service de l’organisation

Particulièrement à l’aise avec les outils numériques, vous exploitez leurs possibilités pour simplifier les processus, fiabiliser le suivi des activités et améliorer les méthodes de travail :

Concevoir et structurer des outils numériques de suivi et de pilotage

Créer des modèles, tableaux de bord et supports de reporting adaptés aux besoins de la direction

Identifier et mettre en œuvre des automatisations simples permettant de réduire les tâches répétitives

Accompagner la direction dans l’adoption de nouveaux outils

Expérience professionnelle

Au moins 10 ans d’expérience dans des fonctions d’assistance de direction auprès de cadres dirigeants ou de responsables de haut niveau

Expérience significative dans une administration publique ou un environnement institutionnel complexe

Expérience démontrée dans l’organisation, la coordination et l’amélioration des modes de fonctionnement collectifs

Appétence forte pour le numérique et les enjeux de transformation

Connaissances

Techniques d’assistance de direction de haut niveau

Fonctionnement des administrations et des circuits décisionnels

Techniques d’organisation et de gestion des priorités

Méthodes de formalisation des procédures

Outils bureautiques et collaboratifs avancés

Techniques de communication écrite et orale

Savoir-faire

Organiser et orchestrer simultanément de multiples activités et échéances

Anticiper les besoins de la direction et détecter les situations à risque

Structurer des processus et définir des méthodes de travail

Concevoir des outils de pilotage, de suivi et de reporting

Hiérarchiser et filtrer un volume important d’informations

Produire des synthèses claires et opérationnelles

Exercer un rôle de conseil, d’alerte et de facilitation

Utiliser de manière avancée les outils numériques pour gagner en efficacité

Savoir être

Sens aigu de l’anticipation et de l’organisation

Capacité à structurer, simplifier et fluidifier les modes de fonctionnement

Excellente gestion des priorités et du temps

Autonomie, discernement et esprit d’initiative

Rigueur et fiabilité dans l’exécution

Aptitude à travailler dans un environnement exigeant et à forte réactivité

Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service

Discrétion professionnelle absolue

Esprit d’équipe et sens du collectif

La Direction du numérique place le numérique, la donnée et l’innovation au service des politiques publiques et des agents en concevant des solutions accessibles, sécurisées et durables qui simplifient l’action des ministères du travail, des solidarités et de la santé et améliorent le quotidien des citoyens et des agents. Elle impulse des usages numériques individuels et collectifs adaptés aux nouvelles attentes pour gagner en efficacité et en mobilité.

L'action de la DNUM repose sur quatre axes :

Piloter l’innovation et l’évolution numérique des ministères,

Moderniser et sécuriser le système d'information ministériel,

Proposer un environnement de travail numérique de pointe, pour favoriser la collaboration, la mobilité et l'efficacité des agents,

Faciliter l'accès et l'exploitation des données, prérequis indispensable à l'usage accru de l'intelligence artificielle et à la valorisation du patrimoine de données des ministères.