Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) — Syndicat intercommunal Collines-Durance

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :

• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Participer à la gestion de la boîte mail générique du SIVU
• Traiter, suivre, contrôler, valider et transmettre les dossiers administratifs liés aux inscriptions,
• Suivre et transmettre les effectifs des structures, extraction des données pour rapports et bilans divers,
• Gérer la programmation du logiciel (calendrier réservations, etc...),
• Préparer et diffuser des informations via Domino,
• Rédiger des notes et des courriers,
• Prendre des rendez-vous,
• Participer au classement et archivage des documents,

2. Aider à la gestion administrative générale et aux moyens matériels du SIVU Collines Durance :

• Gérer les réservations et tenir le planning de salles pour les comités syndicaux, instances ou évènements,
• Gérer les réservations du BUS SIVU et le suivi du planning correspondant
• Assurer les commandes de fournitures administratives (bureautique) et des produits d’entretien

3. Assurer la communication générale du SIVU et la gestion du courrier :

• Assurer la mise en œuvre des projets et outils de communication,
• Elaborer des supports de communication,
• Contribuer à la stratégie de communication,
• Afficher et diffuser les informations,
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation,
• Alimenter et actualiser le site Internet et la page Facebook du SIVU,
• Gérer le courrier : réceptionner, enregistrer, distribuer et déposer le courrier en bureau de poste,

4. Assurer les activités et tâches annexes :

• Centraliser et traiter les demandes d’intervention en petits travaux auprès des services techniques des communes membres,
• Assurer les encaissements des familles en relation avec les inscriptions dans les structures et en lien avec la Régisseuse Principale