Assistante administrative polyvalente — Syndicat intercommunal Collines-Durance

Le SIVU collines Durance porte la politique « enfance et jeunesse » des communes d’Alleins, Charleval, Lamanon, Mallemort et Vernègues.

A ce titre, il organise des services d’accueils collectifs de mineurs agréés pour les enfants de 3 à 17 ans encadrés par des professionnels qualifiés :

• Les 4 accueils de loisirs pour les enfants de 3 à 14 ans basés sur les communes de Charleval, Lamanon, Mallemort et Vernègues,
• Le centre de vacances « Les Cytises » pour les enfants de 6 à 16 ans basé sur la commune de Seyne les Alpes,
• L’Espace Jeunes intercommunal pour les adolescents de 11 à 17 ans basé sur la commune de Mallemort

Il gère également le Relais Petite Enfance « Le Petit Prince », lieu de ressource gratuit qui constitue sur le territoire le service de référence de l’accueil du jeune enfant de 0 à 3 ans pour les parents et pour les professionnels.

Enfin, le SIVU Collines Durance finance, sous conditions, la formation au Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur (BAFA) aux habitants des communes du territoire.

Aujourd’hui, le SIVU recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e)

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.

• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Participer à la gestion de la boîte mail générique du SIVU
• Traiter, suivre, contrôler, valider et transmettre les dossiers administratifs liés aux inscriptions (dématérialisation des dossiers via logiciel, listes d’attente, informations relatives aux absences des enfants, réclamations et informations familles, attestation de présence, ouvrir accès droits inscriptions Portail Famille, envoyer mails aux familles)
• Suivre et transmettre les effectifs des structures, extraction des données pour rapports et bilans divers (tableaux de bord, plannings, archivage)
• Gérer la programmation du logiciel (calendrier réservations, suivi des inscriptions, saisie des séjours VACAF : AVE+PASS COLO, évolution du paramétrage)
• Préparer et diffuser des informations via Domino
• Rédiger des notes et des courriers. Prendre des rendez-vous
• Participer au classement et archivage des documents

2. Être régisseuse suppléante

• Assurer les encaissements des familles en relation avec les inscriptions dans les structures et en lien avec la Régisseuse Principale
• Réaliser les déclarations de taxe de séjour pour le centre de vacances « Les Cytises »
• Prendre le relais de la régisseuse titulaire sur la partie comptabilité en son absence

3. Assurer le suivi administratif des assemblées

• Réservation des salles pour l’organisation des comités
• Mise en forme de l’ordre du jour et de la procuration
• Mise en forme du tableau de suivi des décisions
• Mise en forme de la feuille d’émargement de chaque séance
• Préparation les supports papier pour les instances
• Rédiger les décisions

4. Aider à la gestion administrative générale du SIVU

• Distribuer, suivre et conseiller sur les dossiers administratifs « formation BAFA/BAFD »
• Préparer, éditer et afficher les plannings de réservation des véhicules de service

• Savoirs :
• Avoir une bonne connaissance de l’environnement terriorial
• Avoir une bonne connaissance du fonctionnement des régies d’avance et de recettes
• Avoir une aisance orale et écrite appropriée aux interlocuteurs/situations
• Avoir une excellente maîtrise des outils bureautique courants (pack Windows, Teams…) des différentes techniques de secrétariat et de communication
• Avoir une bonne connaissance des logiciels supports (Abelium …)
• Principes, outils et méthodes d’accueil du public et gestion du public
• Très bonne maîtrise du Français
• Excellente connaissance des procédures d’urgence
• Savoir- Faire :
• Avoir le sens du travail en équipe, de la concertation et du service public
• Savoir hiérarchiser ses tâches et gérer simultanément plusieurs tâches/projets
• Savoir synthétiser des informations/données/document
• Savoir rendre compte de son activité
• Maîtriser les techniques de communication
• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
• Savoir être :
• Sens du service Public
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Polyvalence
• Réactivité, dynamisme
• Force de proposition
• Analyse des situations, adaptation rapide aux situations
• Aisance relationnelle et esprit d’équipe
• Organisation, rigueur et méthode
• Patient, sérieux et efficace