Assistant ou assistante de direction — Conseil départemental des Côtes-d'Armor

Appui administratif à la direction :

Organiser l'agenda, planifier les rendez-vous et réunions, transmettre les messages, assurer la bonne préparation des réunions.

Réaliser des projets d'ordre du jour, comptes rendus de réunions ou relevés de décision

Mettre en forme des travaux de bureautique (tableaux de suivi, courriers et courriels)

Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction : recevoir, filtrer et transmettre les appels et les courriels

Assurer le suivi du courrier de la Direction : enregistrement dans PostOffice, départ et arrivée, distribution, relance, préparation des courriers de réponse

Assurer le suivi des parapheurs de la Direction : vérification du contenu, réclamation des pièces manquantes, respect du circuit de diffusion

Assurer l'appui logistique pour la Direction : réservation et préparation des salles pour les réunions, préparation des cafés d'accueil, suivi des stocks et achat de café/thé pour les événements importants...

Mettre à jour les annuaires téléphoniques, l'organigramme de l'encadrement de la Direction et être la personne référente auprès des services du siège pour la mise à jour de l'annuaire

Contribution à la vie de la direction :

Assurer la référence "communication" pour la Direction (interne)

Contribuer à la préparation des temps forts de la direction et leur mise en oeuvre avec les chargés de développement (conférence territoriale, conférence sociale, rendez-vous de territoire)

Organiser les journées ou événements relatifs à la convivialité

Participer à la rédaction de la lettre ALI (lettre d'information interne) et sa diffusion en lien avec les attentes des agents

Contribuer à l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires

Assister la Direction : mise à jour des outils de suivi et de pilotage, recherche d'informations, recollement de données notamment pour la production du rapports d'activités de la MDD, contribution à l'élaboration de documents sous format de facilitation graphique (projets de direction et services)

Organiser et suivre les expositions accueillies en MdD (commission interne, liens avec les artistes, rédaction du communiqué de presse, liens avec la Direction de la Communication)

Coordonner les actions entre la Direction et l'encadrement de la MDD.

Soutien aux contrats de territoire :

Réaliser l'instruction des dossiers et leur suivi administratif relatifs au canton de Tréguier

Assurer la continuité de service sur les contrats de territoire en cas d'absence de la chargée de Développement

Faire le lien avec les élus, élues et les techniciens et techniciennes des collectivités.

Activités complémentaires :

Venir en appui de l'accueil pour permettre la continuité de service en période de sous-effectif ou lors des réunions de l'unité accueil (accueil physique et téléphonique du public relevant notamment du pôle social)

Assurer la continuité de service RH en cas d'absence de la référente RH, en lien avec les agents et agents de l'ensemble des pôles de la MdD

Construction et entretien des collèges, aménagements routiers, soutien aux personnes en difficulté ou handicapées de tous âges, action sociale, enfance et famille, personnes âgées, infrastructures, culture, citoyenneté européenne ou encore lecture publique, les missions du Département ont des impacts concrets sur la vie quotidienne en Côtes d'Armor.

En nous rejoignant, vous oeuvrez pour une collectivité proche de ses territoires et de ses habitants, dont les services se répartissent principalement entre l'hôtel du Département à Saint-Brieuc et cinq Maisons du Département à Dinan, Guingamp/Paimpol/Rostrenen, Lannion, Loudéac, Saint-Brieuc/Lamballe.

Travailler au Département, c'est aussi s'inscrire dans une organisation souple et bienveillante, attentive à la qualité de vie au travail de son personnel.

Quel que soit votre profil, venez nous faire partager votre expérience et mettre votre savoir-faire, votre énergie, votre créativité au service des Costarmoricains.