Chef(fe) du pôle Accueil au sein du bureau de la Relation à l'Usager — Préfecture de Haute-Garonne

GROUPE RIFSEEP 2

Vos activités principales

Le chef du pôle Accueil, basé à Sainte-Anne, assure le pilotage et la coordination des accueils physiques de la préfecture et des sous-préfectures de Muret et Saint-Gaudens, en lien avec les secrétaires généraux. Il garantit la qualité, la cohérence et l'actualisation des informations délivrées aux usagers, en coordination avec les autres pôles du Bureau de la relation avec les usagers (BRU).

• Pilotage du pôle

Organiser l'activité du pôle, animer l'équipe et assurer le reporting auprès du chef de bureau.

Suivre les indicateurs d'activité et proposer des actions d'amélioration.

Participer à l'harmonisation des pratiques au sein du BRU.

• Supervision des accueils physiques

Organiser et contrôler les accueils des sites Sainte-Anne et Saint-Étienne.

Encadrement des agents titulaires ou contractuels, des services civiques, et des agents de sécurité de Sainte-Anne

Assurer l'animation fonctionnelle des accueils des sous-préfectures.

Élaborer les plannings, gérer les absences et participer au recrutement des agents d'accueil.

Contribuer à la coordination avec les services de la préfecture concernés parl'accueil du public.

• Gestion opérationnelle de l'accueil

Veiller à la qualité de l'orientation et de l'information délivrées aux usagers.

Gérer les situations sensibles ou conflictuelles en lien avec les agents de sécurité.

Assurer le tutorat et le suivi des volontaires du Service Civique.

Superviser la prise de rendez-vous des usagers et le bon fonctionnement des espaces d'accueil.

• Point d'accueil numérique (PAN ANTS)

Organiser et superviser l'accompagnement aux démarches en ligne.

Assurer l'harmonisation des procédures et la qualité de prise en charge des usagers sur l'ensemble des PAN ANTS du département.

Superviser la gestion des rendez-vous et l'activité des points numériques.

• Outils et qualité de l'accueil

Piloter les dispositifs d'accueil (Qmatic, bornes, affichage dynamique).

Veiller à l'actualisation des affichages réglementaires et des supports d'information.

Assurer le suivi des équipements et des dispositifs d'accessibilité.

• Veille et amélioration continue

Suivre les évolutions des procédures des services de la préfecture.

Développer et diffuser une base de connaissances commune aux accueils.

Recueillir et transmettre les réclamations et propositions d'amélioration.

Animer le réseau des correspondants métiers et contribuer à la mise à jour de l'information diffusée aux usagers, dont le site internet avec le SRCI

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis

Connaître les techniques d'accueil- niveau maîtrise- requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir négocier / niveau pratique - requis

Savoir manager / niveau pratique - à acquérir

Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique - requis

Savoir-être

S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau pratique - requis

Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer / niveau pratique - requis

Votre environnement professionnel

• Activités du service

Le pôle accueil est l’un des 3 pôles du bureau de la relation usagers (BRU) au sein du service immobilier, logistique et relation à l’usager (SILU) du SGCD de la Haute-Garonne.

Il est chargé d’organiser l’accueil physique, l’information, l’orientation et l’accompagnement des usagers se présentant sur les sites de Saint Anne et Saint Etienne.

Il est en relation fonctionnelle avec les responsables accueil des deux sous-préfectures.

• Composition et effectifs du service

Le SILU est composé de 33 agents répartis en 2 services : le bureau de l’Immobilier et de la Logistique (BIL) et le bureau de la relation à l’usager (BRU)

Le BRU est composé de 20 agents répartis en 3 pôles : courrier, standard, accueil.

Le pôle accueil est constitué de 6 agents : 1 responsable, 1 agent, 4 services civiques.

• Liaisons hiérarchiques

N+1 La cheffe du BRU et adjointes

N+2 : le chef du SILU et adjoint

N+3 : la directrice du SGCD et adjoints

• Liaisons fonctionnelles

Bureau de la performance et de la maîtrise des risques (SGCD) pour les aspects quali-ATE,

Sous-préfectures pour leurs accueils physiques,

Direction métier pour les aspects métier avec notamment la direction des migrations et de l'intégration (DMI).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Savoir accueillir, s'organiser et être réactif. Aptitude à la gestion des conflits. Disponibilité et polyvalence.

Vous serez placé sous l'autorité directe du chef du bureau de la relation à l’usager et de ses adjoints.

Vous serez installé à Saint Anne et serez amené à travailler sur les différents pôles du BRU (accueil, standard, courrier)

Vous aurez à intervenir régulièrement à l’accueil physique de Saint Etienne et à vous déplacer dans les sous préfectures.

Le port d'un badge « responsable accueil » est prévu lorsque vous êtes en contact avec les usagers.

Astreinte possible dans le cadre des missions liées au BRU (publication RAA, ...etc)

Le télétravail n’est pas compatible avec le poste.

Vos perspectives :

La connaissance du fonctionnement des services et de leurs missions pourront être approfondies au sein du bureau ou vers une nouvelle expérience dans un autre service de la préfecture.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

ATTENTION pour être recevable toute candidature doit être déposée en ligne sur le site "Choisir le service public" ou "MobMI". Les candidatures envoyées par courriel uniquement ne seront pas prises en compte.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

ou

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Pour les candidats non titulaires : vous pouvez redéposer votre CV en lieu et place du formulaire de mobilité, puis postuler directement sur l'offre en renseignant les encarts "statut" et "position de l'agent" comme contractuel et le reste par "autre" ou "non concerné".

Qui contacter :

Cheffe du bureau de la relation à l’usager : Mary COLOMBA

Emploi fonctionnel

Code fiche de l’emploi (RMFP) : FPEUSA01

Code fiche de l’emploi (REMI) : USA001A