Une ou un assistant RH et logistique F/H (poste n° A-4384) — Collectivité Europeenne d'Alsace

Créée par l’ordonnance du 28 octobre 2020, la Maison des personnes handicapées de la Collectivité européenne d’Alsace est un groupement d’intérêt public exerçant les missions dévolues aux MDPH par le Code de l’Action Sociale et des Familles, sur un territoire de près de 2.000.000 d’habitants.

Elle regroupe environ 200 agents mis à disposition par la Collectivité européenne d’Alsace et différents services de l’Etat. Se substituant aux deux anciennes MDPH du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, elle a vocation à offrir à ses quelques 169.900 usagers des prestations harmonisées à l’échelle alsacienne, avec une exigence toute particulière en termes de qualité et de rapidité de traitement des demandes.

Placée / placé auprès de la directrice de la MDPH, elle / il assure une fonction de coordination administrative et de suivi transversal dans les domaines des ressources humaines, de la logistique et du dialogue social, pour l’ensemble des sites de la MDPH (Strasbourg, Colmar et Mulhouse).

Elle / il constitue un point d’interface entre la direction, les services de la MDPH, les services de la Collectivité européenne d’Alsace et les différents interlocuteurs externes. Elle / il contribue à la fiabilisation des informations, au suivi des échéances et à la bonne circulation des informations nécessaires au fonctionnement de la MDPH.

1. Assurer un appui administratif et un suivi transversal des ressources humaines

En complémentarité avec les agents de la DAPI Solidarité, les services de la direction des ressources humaines et les services compétents de l’État :

• Suivre les effectifs et les absences et tenir à jour les tableaux de bord RH
• Assurer le suivi des agents grévistes et transmettre les éléments nécessaires aux services compétents
• Gérer la BAL RH de la MDPH et assurer l’orientation des sollicitations vers les interlocuteurs compétents
• Mettre à jour les organigrammes et les différents outils de suivi des effectifs
• Assurer le suivi des recrutements : transmission des demandes aux services RH de la CeA, suivi des différentes étapes du processus et mise à jour des tableaux de suivi ;Gérer la BAL RH MDPH
• Assurer le suivi des mouvements de personnel : arrivées, départs, mobilités, mutations et changements d’affectation
• Préparer et coordonner, en lien avec les services concernés, l’arrivée administrative des nouveaux agents
• Assurer un premier niveau d’information et d’orientation des agents sur les questions RH et les démarches relevant de la MDPH ou des services compétents
• Suivre les congés et RTT des agents de l’État, notamment à travers la gestion et le suivi des feuilles de congés
• Préparer et diffuser les informations RH utiles au fonctionnement des services
• Contribuer à la préparation et au suivi des campagnes ou échéances RH concernant les agents de la MDPH
• Consolider et fiabiliser les données RH nécessaires au pilotage de la MDPH
• Préparer, à la demande de la directrice, les éléments de suivi ou d’alerte relatifs aux effectifs, absences, recrutements et mouvements de personnel

2. Coordonner et assurer le suivi des moyens logistiques nécessaires au fonctionnement des trois sites

En lien avec le service financier de la MDPH et les directions compétentes de la CeA :

• Organiser les commandes de fournitures de bureau, de matériel et de prestations : définition du besoin, relation avec les fournisseurs et lien avec le service financier
• Assurer la distribution des fournitures sur le site de Strasbourg et apporter un appui aux agents chargés de cette activité sur les sites de Colmar et Mulhouse
• Coordonner les opérations logistiques liées à l’arrivée des nouveaux agents, notamment la préparation de leur poste de travail et la récupération du matériel informatique auprès du CRI de Strasbourg
• Organiser et suivre les départs des agents : restitution des matériels, badges et équipements et mise à jour des outils de suivi
• Assurer le suivi des déménagements, aménagements et réorganisations des espaces de travail
• Recenser et suivre les demandes de réparation ou d’intervention technique dans les locaux, en lien avec les assistants de prévention et les services compétents
• Participer à la préparation et au suivi des opérations d’aménagement ou de réorganisation des espaces de travail
• Assurer le suivi du parc de véhicules et exercer les fonctions de gestionnaire REVE
• Organiser la logistique des séminaires, réunions et autres événements de la MDPH
• Assurer la commande des tickets bus/tram auprès de l’accueil de la CeA pour le site de Strasbourg
• Assurer la commande des badges professionnels et le suivi de l’activation des accès au bâtiment de Strasbourg auprès du poste de sécurité HDA
• Assurer les démarches d’inscription au restaurant administratif CARSAT, en lien avec la CARSAT et le service achats-logistique de la CeA, ainsi que le suivi des revalorisations des subventions de la CeA
• Assurer le suivi des demandes logistiques jusqu’à leur résolution et alerter la direction en cas de difficulté ou de délai important

3. Organiser, préparer et assurer le suivi du dialogue social de la MDPH

En lien étroit avec la directrice et les services concernés :

• Proposer les calendriers annuels des réunions avec les représentants du personnel et assurer leur mise à jour
• Organiser les réunions de préparation et les instances du comité social ainsi que les réunions d’échanges avec les représentants du personnel
• Préparer les convocations, ordres du jour, supports et documents administratifs nécessaires aux réunions
• Rédiger les comptes rendus et les courriers réglementaires faisant suite aux instances, dans le respect des échéances
• Assurer le suivi des questions, demandes et engagements formulés par les représentants du personnel
• Tenir à jour un tableau de suivi des demandes et des suites données aux échanges intervenus dans le cadre du dialogue social
• Assurer le suivi des échéances réglementaires relatives aux instances de dialogue social et alerter la directrice en cas de difficulté
• Organiser et suivre les visites de sites réalisées dans le cadre des compétences du comité social en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail
• Assurer le suivi des observations formulées lors des visites de sites et des actions qui en découlent, en lien avec les assistants de prévention et les services compétents

Savoirs

• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel
• Connaissance des principales règles applicables en matière de ressources humaines dans la fonction publique
• Connaissance des règles relatives au dialogue social et au fonctionnement des instances représentatives du personnel
• Connaissance des principes relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail dans la fonction publique
• Connaissance du fonctionnement de la MDPH
• Maîtrise des outils bureautiques courants et aisance dans l’utilisation d’agendas, tableaux de suivi et outils collaboratifs

Savoir-faire

• Organiser et prioriser une activité comportant de nombreux interlocuteurs et des échéances multiples
• Concevoir, actualiser et exploiter des tableaux de bord et outils de suivi
• Assurer le suivi rigoureux de dossiers et d’activités jusqu’à leur aboutissement
• Suivre des échéances réglementaires et alerter en cas de difficulté
• Rechercher, recueillir et fiabiliser les informations nécessaires au suivi des activités
• Rédiger des écrits professionnels et mettre en forme des documents administratifs
• Préparer et organiser des réunions et des instances
• Travailler en transversalité et en réseau
• Rendre compte de son activité et faire remonter les difficultés nécessitant un arbitrage

Savoir-être

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à adopter une posture professionnelle adaptée aux situations de dialogue social
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs aux statuts et fonctions différents
• Rigueur et fiabilité
• Sens de l’organisation et des priorités
• Aisance relationnelle et sens du dialogue
• Réactivité et capacité à gérer les imprévus
• Esprit d’équipe et capacité à travailler en transversalité
• Autonomie et esprit d’initiative
• Sens du service public