Assistant administratif — Nevers agglomération

Au service de 14 communes qui composent son territoire, Nevers Agglomération représente dans le département de la Nièvre, le groupement intercommunal le plus important avec près de 70 000 habitants. Porteuse d’une dynamique d’innovation et d’attractivité, Nevers Agglomération bénéficie d’un environnement exceptionnel où qualité de vie, tourisme, patrimoine, loisirs et culture offrent de nombreuses opportunités.

Compétente en matière de développement économique, Nevers Agglomération porte, au travers de sa Direction du Développement Économique, des infrastructures à vocation économique (Inkub, Agora, Atelier, ...) et accompagne les acteurs économiques de son territoire.

Pour accompagner son activité, la Direction du Développement Économique souhaite recruter un(e) Assistant(e) administratif(ve). Rattaché(e) au Directeur du Développement Économique, vous apportez un appui aux services de la Direction dans les domaines de la gestion administrative, financière et comptable, et en assurez le secrétariat. Interlocuteur(trice) des agents de l’agglomération comme des partenaires institutionnels et privés de la Direction, vous contribuez à son bon fonctionnement au quotidien, dans le respect des procédures et des dispositions règlementaires.

Au sein de la Direction du Développement Économique, vous articulerez votre activité autour de quatre enjeux :

• Appuyer la Direction dans le traitement et la gestion de ses dossiers. Vous vérifiez les pièces constitutives des dossiers, conduisez les recherches techniques et juridiques et les vérifications administratives nécessaires, et formalisez les documents en vue de leur présentation devant des autorités consultatives ou décisionnelles. Vous signalez les difficultés liées à une procédure, veillez au respect des procédures internes (notamment juridiques), contribuez à la gestion locative des infrastructures à vocation économique et apportez un appui administratif lors des cessions et acquisitions foncières et immobilières
• Assurer le secrétariat de la Direction. Vous recevez, filtrez et transmettez les appels et courriers, hiérarchisez les demandes selon leur urgence, renseignez les interlocuteurs et les orientez vers le service compétent. Vous rédigez et mettez en forme courriers, documents divers, comptes rendus et procès-verbaux de réunions, et recherchez les informations, notamment règlementaires, utiles aux dossiers
• Suivre l’exécution budgétaire et comptable. Vous réalisez les engagements de dépenses, éditez les bons de commande, vérifiez devis et factures et assurez la réception, le contrôle de validité et le classement des pièces comptables sur l’ensemble des budgets de la Direction. Vous tenez à jour les tableaux de bord de suivi des engagements et des réalisations, conformément aux budgets votés, et identifiez toute anomalie sur une opération comptable
• Faciliter l’organisation et le pilotage de la Direction. Vous veillez à la fiabilité des informations traitées dans les logiciels métiers, tenez à jour les documents et déclarations imposés par les dispositions légales et règlementaires, renseignez les tableaux de suivi des activités des services et participez à l’optimisation des outils de suivi et de pilotage. Vous assurez le classement et l’archivage des documents

De formation dans le domaine du secrétariat, de la gestion administrative ou de la comptabilité-gestion, vous justifiez de solides compétences en gestion administrative, financière et comptable.

Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et de secrétariat, les règles de correspondance et les circuits administratifs, ainsi que les règles et procédures budgétaires et comptables de la comptabilité publique. Vous connaissez les tableaux de bord et outils de planification et de suivi, ainsi que les procédures et le vocabulaire professionnel des services, et vous vous exprimez avec qualité à l’oral comme à l’écrit.

Vous savez organiser et gérer votre temps de travail, rédiger un acte administratif, synthétiser des informations, suivre un budget, alerter en cas de dysfonctionnement dans les opérations de gestion et rendre compte de l’avancement des dossiers, en assurant une bonne transmission de l’information. Vous utilisez avec aisance les outils informatiques (Word, Excel, logiciels métiers et de comptabilité) et savez vous adapter à la diversité des partenaires.

Autonome, rigoureux(se) et méthodique, vous savez gérer les priorités et respecter les délais, y compris lors des pics d’activité. Vous disposez de qualités relationnelles, rédactionnelles, d’analyse et de synthèse, et faites preuve de discrétion, de sens de la confidentialité ainsi que d’une très grande disponibilité auprès du Directeur et des équipes. Vous avez le sens du travail en équipe et en transversalité.