Responsable équipe état civil et affaires générales (H/F) — Mairie de Nevers

Placé(e) sous la responsabilité du chef du service Population et état civil, vous aurez pour missions :

Assurer les missions d’Officier d’Etat Civil :

• Recevoir les déclarations aux postes Naissance – Décès
• Recevoir et instruire les dossiers de mariage
• Enregistrer les déclarations, modifications et dissolutions des

PACS

• Recueillir et saisir les demandes de rectifications des actes de l’état civil
• Recevoir et enregistrer les demandes de changements de prénom et nom
• Tenir les registres d’Etat Civil à jour par l’inscription des mentions marginales
• Délivrer les extraits et copies d’actes d’Etat Civil de naissance – mariage – décès et livrets de famille
• Traiter les demandes d’actes d’état civil reçues par courrier, fax, e-mail ou téléphone (analyser la demande, rechercher les actes dans registre ou informatique, enregistrer, classer et archiver les courriers…)
• Répondre aux demandes de vérification des données d’état civil (COMEDEC)

Assurer les missions d’Agent de l’Etat :

• Recevoir et instruire les dossiers de Cartes d’Identité et passeports
• Recevoir, instruire et enregistrer les attestations d’accueil
• Délivrer différents documents, légaliser les signatures
• Enregistrer les recensements citoyens des jeunes
• Enregistrer les demandes d’inscription et de changement d’adresse sur la liste électorale
• Passeports biométriques et cartes d’identité dématérialisées : maitriser la station d’enregistrement
• Tenir à jour le fichier des syndicats

Assurer un rôle de responsable adjoint :

• Suppléer le responsable du service en cas d’absence (planning, absence des agents…)
• Apporter une aide aux collègues en cas de dossiers « délicats »
• Rédiger des notes de service
• Centraliser les statistiques du service
• Réaliser le bilan d’activité

Formations et expériences requises

• Niveau BAC,
• Maîtrise de la langue française, qualité rédactionnelle, notions juridiques,
• Maîtrise de l’informatique,
• Maîtrise des techniques d’accueil (physiques et téléphonique
• Expérience similaire souhaitée

Compétences et qualités requises

• Connaissance des techniques liées à la fonction
• Maîtrise des Procédures / Réglementation
• Engagement et sens du service public
• Maîtrise des outils informatiques et capacités rédactionnelles,
• Capacité d'analyse, prise d’initiatives, autonomie et réactivité,
• Capacité d’adaptation, communication, qualités relationnelles et diplomatie
• Être force de proposition, faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion
• Esprit d’équipe et de coopération
• Titulaire du Permis B

Responsabilité particulière

• Encadrement de 12 agents

Condition d’exercice du poste, sous réserve d’éligibilité :

• Temps complet : 39h/semaine (CA + RTT)
• Position de travail (répartition assis/debout) : 80 % assis / 10 % debout
• Horaire quotidiens du poste

Lundi 8h-12h / 13h15-17h ou 18h30 (par roulement)

Mardi – mercredi – jeudi 8h-12h / 13h15-17h

Vendredi 8h-12h / 13h-17h ou 8h-13h / 14h – 17h

• Célébration des mariages le samedi matin et après-midi (par roulement)
• Organisation des élections le dimanche
• Habilitations diverses : délégation d’officier de l’état civil, délégation de signature de

administratifs, signature électronique

• Recrutement par voie statutaire, ou à défaut, par voie contractuelle
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle versée en deux fois (juin et décembre)
• Adhésion au CNAS (agent titulaire) + CE
• Accès au restaurant administratif AGORA
• Compte Epargne Temps
• Participation, à hauteur de 75%, aux frais de transport sur abonnement Domicile/Travail
• Participation employeur Mutuelle et Prévoyance (sous réserve d’adhésion aux contrats groupe)
• Prime de mobilité durable