Assistante du service RH et gestionnaire formation — Mairie de Chassieu

• ACCUEIL

. Accueil des agents et filtrage téléphonique du service,

. Convocation pour signature des actes administratifs,

. Accueil des stagiaires, familles et établissements pour les demandes de stage

• RECRUTEMENT

. En lien avec la responsable en charge du recrutement, assure l’ouverture des offres d’emplois, la réception des candidatures et les réponses, ainsi que l’organisation matérielle des recrutements,

. Suivi des demande d'emplois spontanées (gestion base de données, réponses, propositions de CV aux chefs de service),

. Gestion des fiches de poste,

. Suivi des mouvements entrées/sorties du personnel,

. Lien avec les gestionnaires RH lors de la fin du process de recrutement, avec possibilité de création du dossier civil de l’agent dans le logiciel métier ainsi que le planning de travail

• STAGIAIRES

Gestion et suivi des demandes de stages, avec conventions

• FORMATIONS

. Gestion des formations pour la Ville et le CCAS,

. Organisation matérielle des formations en interne,

. Rédaction et suivi des bons de commande pour les formations avec partenaires extérieurs

• ASSISTANTE

. Prise en charge de la boite mail générale du service,

. Rédaction de courriers, et en lien avec la responsable RH rédactions de courriers plus complexes, établissement d’états de service,

. Gestion des enquêtes diverses,

. Assistance auprès de la responsable pour les différentes campagnes RH internes (évaluations annuelles, télétravail,…)

. Gestion de l'archivage dans les dossiers individuels des agents, ainsi que l’archivage règlementaire

. Trinome avec les 2 autres gestionnaires, polyvalence dans les missions du service, aide et soutien

Les Savoirs :

• Statut de la fonction publique territoriale
• Notions fondamentales de la GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, etc. )
• Aspects réglementaires du droit à la formation
• Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels
• Techniques de secrétariat (prise de notes, écritures abrégée)
• Principes rédactionnels

Les Savoir-faire :

• Suivi et alimentation du plan de formation
• Marché de l'offre de formation (organismes) et partenaires institutionnels
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à effectuer du reporting
• Maîtrise impératives des logiciels bureautiques (notamment traitement de texte, tableur, publipostage)
• Posséder de très bonnes qualités d’expression orale et écrite
• Organisation, structuration, anticipation
• Capacité à gérer plusieurs projets de front

Les Savoir-être :

• Respect du devoir de confidentialité et de discrétion
• Disponibilité
• Capacités relationnelles
• Rigueur
• Sens de l’écoute